Outlook Boîte aux lettres partagée et ajouter un compte

Publié le 27 février 2023 par KTNN

Il y a deux manières d’ajouter une boîte partagée ou un compte.

(Méthode 1) The first option will add the mailbox more for viewing purposes. You will be able to read email from the shared mailbox but whenever you want to send an email « from » the shared mail box, you would always have to click on « from » button and drop the box down from your personal email to the shared mailbox email. Also, your shared mailbox sent mail and deleted mail will always be in your personal sent and deleted mail folders.

(Méthode 2) The second option will add the mailbox so that you are « acting » as this particular mailbox. If you are in the shared mailbox for example, the « from » field will automatically default to the shared mailbox (no manual drop-down necessary) and the sent and deleted items will show up in the shared mailbox’s sent and deleted item folders instead of your personal sent and deleted items folders.

https://oit.duke.edu/help/articles/kb0022360

Méthode 1: Boîte aux lettres partagée (shared mailbox)

À la création d’une boîte aux lettres partagée, le compte est ajouté dans Outlook grâce à la fonction ‘automaping’. Il ne devrait pas être nécessaire de procéder aux étapes suivantes.

Dans Outlook, Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > cliquer le compte > bouton Modifier

Bouton Paramètres supplémentaires > onglet Avancé > bouton Ajouter

https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd

Méthode 2: Ajouter un autre compte

Dans Outlook, Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > bouton Nouveau

https://support.microsoft.com/en-us/office/add-an-email-account-to-outlook-6e27792a-9267-4aa4-8bb6-c84ef146101b

Création d’une boîte aux lettres partagée

Comment créer une ‘Shared mailbox’ https://learn.microsoft.com/en-ca/microsoft-365/admin/email/create-a-shared-mailbox?redirectSourcePath=%252fen-us%252farticle%252f871a246d-3acd-4bba-948e-5de8be0544c9&view=o365-worldwide

Une boîte partagée peut être créée dans l’administration principale de M365 et dans le centre d’administration Exchange.

Une boîte aux lettres créée est associée à un compte sans licence M365.

Aussi, à la création, lorsqu’on ajoute des utilisateurs à la boîte aux lettres, ils obtiennent automatiquement les droits: Accès total et Envoyer en tant que.

Pour moduler ces droits, il faut:

Exchange Admin > Destinataires > Boîtes aux lettres > cliquer sur une boîte > Délégation de boîte aux lettres

Admin > Teams et groupes > Boîtes aux lettres partagées > cliquer sur une boîte

https://learn.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/profiles-and-accounts/remove-automapping-for-shared-mailbox

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/only-meeting-organizers-can-make-changes-shared-mailbox/m-p/3584541/page/2

Déléguer

Dans l’application Outlook: Fichier > Paramètres de compte > Accès délégué

Dans l’application Outlook (par application):

Courrier: bouton droit sur la Boîte de réception > Propriétés
Calendrier: bouton ‘Partager le calendrier’

Dans Outlook pour le Web (par application):

Courrier: bouton droit sur la Boîte de réception > Autorisations
Calendrier: bouton ‘Partager’

https://support.microsoft.com/en-us/office/allow-someone-else-to-manage-your-mail-and-calendar-41c40c04-3bd1-4d22-963a-28eafec25926

https://support.microsoft.com/en-us/office/manage-another-person-s-mail-and-calendar-items-afb79d6b-2967-43b9-a944-a6b953190af5

https://support.microsoft.com/en-us/office/manage-someone-else-s-calendar-in-outlook-on-the-web-c78e29c6-db6a-4192-8a12-d5761ae7b803

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2013/09/04/configuring-delegate-access-in-outlook-web-app/

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/troubleshoot/teams-administration/clear-teams-cache

Wiki Teams discontinué en 2023, remplacé par OneNote

Publié le 31 janvier 2023 par KTNN

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Depuis août 2022, l’onglet n’est plus créé par défaut dans une nouvelle équipe Teams.

En mi-février, une application sera disponible pour copier le contenu de votre Wiki vers OneNote.

En avril 2023, Microsoft discontinuera Wiki de Teams, il faut utiliser OneNote.

Wiki retirement and the future of note taking in Teams Channels MC496248
We announcing that Wiki’s will be retired from Teams. We are offering note taking capabilities through Teams Channels powered by OneNote.are

When this will happen: The following change will be rolled out starting mid-February

How this affects your organization: With this release, users have an option to export their wiki content to OneNote notebooks in Teams standard channel. After exporting users can go to the Notes tab to collaborate using OneNote in channels. Note: With this change users can continue to access and edit existing wikis but can’t create new wikis in Teams channels.

OneNote provides an enhanced note taking experience. Easy collaboration across the team View all channel notes in a team in one place organized within a single notebook Rich editing with typing, ink annotations, highlighting, file attachments, etc. Easy recall & search for channel notes within OneNote on any platform

Upcoming plans Soon Notes tabs powered by OneNote will be added by default when users create new channels. For now, users can create OneNote tabs manually using the add tab experience (via +). We will share out the details of Wiki retirement in advance to help our customers prepare for this change.

What you can do to prepare: We urge users to export their channel wikis to OneNote once it is available. If your organization has not enabled OneNote you can review this documentation: Deployment guide for OneNote View in the Microsoft 365 admin center

https://support.microsoft.com/en-au/office/export-a-wiki-to-a-onenote-notebook-8cd8ab0c-2314-42b0-a1d0-5c6c4c5e1547

https://office365itpros.com/2022/07/15/teams-wiki-nomore/

Les versions de OneNote

https://www.windowscentral.com/software-apps/windows-11/new-unified-onenote-app-on-the-way-to-windows-this-month

PowerShell Format-Table Format-List Out-File

Publié le 27 janvier 2023 par KTNN

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Get … | FL

Get … | Format-List

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/microsoft.powershell.utility/format-list

Get … | FT
Get … | Format-Table

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/microsoft.powershell.utility/format-table

Get-Date | Format-List | Out-File out.txt

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/microsoft.powershell.utility/out-file

Groupe Microsoft 365 comme liste de distribution

Publié le 26 janvier 2023 par KTNN

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Création d’un groupe Microsoft 365 lors de la création d’une équipe Teams

Un groupe créé à partir de l’application Teams est caché de la liste d’adresses globale et du panneau d’Outlook.

Un groupe créé à partir de l’administration de Teams est visible dans la liste d’adresses globale et dans le panneau d’Outlook.

Get-UnifiedGroup -Identity TEAMSNAME@tenantname.onmicrosoft.com | FL -Property HiddenFromExchangeClientsEnabled, HiddenFromAddressListsEnabled, AutoSubscribeNewMembers, SubscriptionEnabled

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-unifiedgroup

Lorsqu’on cache le groupe dans Exchange (-HiddenFromExchangeClientsEnabled:$true), le groupe va automatiquement être caché dans GAL (Global Adress List) (-HiddenFromAddressListsEnabled:$true).

Note: À la création d’un groupe à partir de Outlook, le groupe est visible et en plus les paramètres pour recevoir des courriels sont préselectionnés.

Paramètres d’un groupe M365 (créé à partir de Teams ou de l’administration de Teams)

Les paramètres par défaut d’un groupe créé sont montrés ci-dessous à partir de l’application Outlook ou Outlook pour le Web. Le propriétaire du groupe doit cocher le paramètre d’abonnement des membres (encadré en rouge).

Alors que chaque membre détient la possibilité de choisir ‘Recevoir tous les courriers et événements’.

Outook pour le Web (membre)

Application Outlook

Pour que l’expéditeur reçoive aussi les copies des courriels envoyés au groupe M365

https://support.microsoft.com/en-us/office/i-m-not-receiving-a-copy-of-messages-i-send-to-a-group-in-my-inbox-07567cda-f5ce-4e52-b278-4c63dfdd6617

Références:

https://office365itpros.com/2021/12/14/outlook-groups-receive-copies/

https://office365itpros.com/2021/07/08/how-hide-teams-enabled-groups-from-exchange-online/

https://ashiqf.com/2020/11/08/how-to-use-your-ms-teams-as-an-email-distribution-list/

https://easternct.makekb.com/entry/552/

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/create-groups/manage-groups

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-unifiedgroup

Voir aussi les paramètres de groupe d’Outlook

En attente des nouveautés de 2023

Publié le 6 janvier 2023 par KTNN

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Microsoft Places

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2022/10/12/introducing-microsoft-places-turn-your-spaces-into-places/

https://support.microsoft.com/en-us/office/learn-more-about-work-hours-in-outlook-af2fddf9-249e-4710-9c95-5911edfd76f6

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=88822

Teams Premium

https://office365itpros.com/2023/01/16/teams-premium-moved-features/

Virtual Appointments

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/frontline/virtual-appointments

Divers

SharePoint: Microsoft Lists: Calendar view – week layout
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=100504

Microsoft Teams: Automatic lowering of a user’s Raised Hand after speaking https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=90022

Microsoft Teams: Presenter window usability improvements in screen sharing https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=100392

Microsoft Teams: Video Filters in Microsoft Teams Meetings
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=86811

Microsoft Teams: Ultrasound Howling Detection
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=92391

Loop

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/microsoft-loop-components-extending-capabilities-in-microsoft/ba-p/3530785

https://support.microsoft.com/en-us/office/first-things-to-know-about-loop-components-ee2a584b-5785-4dd6-8a2d-956131a29c81

Outlook: Loop components in Mail https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=93234

Whiteboard: Loop components https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=98161

Whiteboard: Create Loop tables and task lists https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=117400

PLUS

Road map 2022 https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2022/04/08/roadmap-surveiller/

Lancé

Outlook: Scheduling Poll enables creation and management of polling for meeting times https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?featureid=93325

https://techcommunity.microsoft.com/t5/outlook/introducing-scheduling-poll-in-outlook/m-p/3580204

https://support.microsoft.com/en-gb/topic/scheduling-poll-articles-7b5ff6c7-4f65-48e6-89b8-3f053c40e382

Schéma de recherche, centre de recherche dans SharePoint

Publié le 5 janvier 2023 par KTNN

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La recherche classique fonctionne toujours dans Sharepoint Online.

1) Schéma de recherche, propriété analysée, propriété gérée

À la création d’une colonne de bibliothèque (ex. Film de type texte), une propriété analysée est créée (ows_Film).

On peut accéder au Schéma de recherche de la collection de sites ou de l’administration SharePoint.

Collection de sites: Paramètres du site > Schéma de recherche

Administration SharePoint: Plus de fonctionnalités > Rechercher > Ouvrir

Dans chaque schéma de recherche possède une quantité définie de propriétés gérées ‘Refinable’.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/07/16/proprietes-analysees-gerees-schema-recherche/

2) Modèles d’affichage (display templates) des résultats de recherche

Pour ouvrir le dossier https://tenant.sharepoint.com/sites/sitename/_catalogs/masterpage/Forms/AllItems.aspx dans l’Explorateur de fichiers.

https://www.pitneybowes.com/us/support/article/000084519/setting-microsoft-edge-to-run-in-internet-explorer-mode-for-send.html

Settings > Default browser >
Allow sites to be reloaded in Internet Explorer mode = Allow
Internet Explorer mode pages > Add

3) Autres articles

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/07/16/proprietes-analysees-gerees-schema-recherche/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/03/17/metadonnees-gerees-recherche/

Propriétés gérées dans le modèle d’affichage du résultat de la recherche

4) Pages classiques (Page de composants WebPart)

Create a Web Part Page in SharePoint Online

Si vous ne voyez pas ‘Page de composants WebPart’ dans le bouton Nouveau de la bibliothèque ‘Pages du sites’ (SitePages), alors il faut ajouter le type de contenu.

Note: ce n’est pas relié au ‘custom script’ https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/allow-or-prevent-custom-script

5) Modèles d’affichage des résultats de recherche

Pour que l’option ‘Pages maîtres et mises en page’ soit disponible, il faut que la fonctionnalité de collection de sites ‘Infrastructure de publication de SharePoint server’ soit activée. Il est important de noter que dans un site de communication, il n’est pas possible d’activer cette fonctionnalité sauf par un script PowerShell qui rend le site non supporté par Microsoft.

Il semblerait que d’utiliser l’astuce _catalogs/masterpage/Display%20Templates/Search/ dans l’URL pour accéder aux mises en page de recherche fonctionne. Toutefois, ce n’est pas suffisant car on ne voit que les fichiers js et non html.

Par conséquent, seul les sites classiques permettent de créer des modèles d’affichage de résultats de recherche personnalisés.

6) Propriétés analysées

Cela prend 30 à 60 min avant que les propriétés analysées apparaissent dans le schéma de recherche de l’administration de SharePoint.

Il y a cependant un bogue que Joanne Klein a découvert. Il faut que l’administrateur SharePoint soit aussi administrateur de la collection de sites directement. Il faut penser à effectuer l’ajustement avec les équipes Teams car les administrateurs de la collection de site sont les propriétaires du groupe M365.

7) Création d’un site de type Recherche classique

Il est toujours possible de créer une collection de site de type Centre de recherche de base ou d’entreprise (sous forme classique).

Si on créé un sous-site ‘Basic Search Center’ (Centre de recherche de base) dans un site d’équipe expérience classique alors il est possible de modifier les pages de recherche.

Pour créer un sous-site dans un site de communication (moderne), il faut d’abord permettre la création des sous-sites dans l’administration de SharePoint (nouveau tenant depuis 2022).

SharePoint Online: How to Enable or Disable Subsite Creation?

Toutefois, à la création d’un sous-site ‘Basic Search Center’ dans un site de communication, c’est impossible de modifier les pages de recherche.

Il n’est pas possible de créer un sous-site ‘Centre de recherche d’entreprise’ dans un site de communication car:

Il faut activer la fonctionnalité de collection de sites ‘Server Enterprise’, ce qui est possible.
Il faut activer la fonctionnalité de collection de sites ‘Infrastructure de publication de SharePoint Server, ce qui produit une erreur inattendue.

Collaborer avec des personnes hors entreprise

Publié le 25 octobre 2022 par KTNN

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Je vais encore tenter de clarifier l’accès externe dans Teams, SharePoint et OneDrive.

Teams

Dans Teams, c’est par ‘Guest access’ et ‘External access’ qu’on peut gérer la collaboration avec des personnes hors de l’entreprise. Par défaut, les invités sont autorisés et il y a seulement les choix ‘On’ et ‘Off’.

SharePoint et OneDrive

Partage externe différent par site

https://learn.microsoft.com/fr-FR/sharepoint/change-external-sharing-site

SCÉNARIO 1

À la création d’un site de communication ou d’une équipe Teams, les paramètres de partages sont:

Invités existants uniquement pour le site d’équipe
Uniquement les membres de votre organisation pour le site SharePoint

Un partage de fichier offre les options suivantes:

Lors d’une tentative de partage avec un courriel externe, on obtient un message d’erreur:

SCÉNARIO 2

À la création d’un site de communication ou d’une équipe Teams, les paramètres de partages sont:

Invités nouveaux et existants pour le site d’équipe Teams
Uniquement les membres de votre organisation pour le site de communication

Un partage de fichier offre les options suivantes:

Lors d’une tentative de partage avec un courriel externe, on obtient un message d’erreur avec le site SharePoint.

Cependant, lors d’un partage avec un courriel externe d’un fichier se trouvant dans le site d’équipe Teams, cela fonctionne:

Est-ce que l’utilisateur est ajouté comme invité de M365?

Est-ce qu’il y a une différence si on donne un accès direct plutôt que de partager un fichier?

Réf. https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2022/06/28/tout-partage-share/

SCÉNARIO 3

À la création d’un site de communication ou d’une équipe Teams, les paramètres de partages sont:

Invités nouveaux et existants pour le site d’équipe Teams
Uniquement les membres de votre organisation pour le site de communication

Autres options:

https://support.microsoft.com/en-us/office/manage-guest-expiration-for-a-site-25bee24f-42ad-4ee8-8402-4186eed74dea

https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/governance/access-reviews-overview

Tutorial – Multi-factor authentication for B2B – Azure AD – Microsoft Entra | Microsoft Learn

Say goodbye to unmanaged Azure AD accounts for B2B collaboration – Microsoft Community Hub

https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/external-identities/one-time-passcode

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/solutions/best-practices-anonymous-sharing

https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-file-request-f54aa7f8-2589-4421-b351-d415fc3b83af

get-spotenant |select EnableAzureADB2BIntegration

File Request

https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/enable-file-requests

B2B Extranet

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/solutions/b2b-extranet?view=o365-worldwide

Ignite 2022

Publié le 21 octobre 2022 par KTNN

Répondre

https://ignite.microsoft.com/fr-FR/sessions/9090c839-cf8f-4462-9650-72a3ace65d44

2:55 – Microsoft home page
4:05 – Excel Live, Team Live Share
4:45 – Loop
5:30 – Team channels
6:20 – Team Connect
6:40 – Designer https://designer.microsoft.com/
7:00 – ClipChamp https://clipchamp.com/fr/
7:20 – Microsoft Create https://create.microsoft.com/
7:30 – Collaborative Apps
8:20 – Cards
10:00 – Teams Premium https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/premium
11:00 – Viva
15:00 – Microsoft Places https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2022/10/12/introducing-microsoft-places-turn-your-spaces-into-places/
17:55 – Avatars

Rapports sur la recherche

Publié le 12 septembre 2022 par KTNN

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Recherche de Microsoft

The Microsoft Search usage reports include graphs and tables generated from searches that are executed from the SharePoint Start Page (the site with URL ending in /SharePoint.aspx), Office.com, and the work tab search boxes at Microsoft Search in Bing. You can see data from the last 7 days, last 14 days, last 31 days, or last 12 months. 

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/usage-reports

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2022/04/12/microsoft-search/

Rapport de recherche d’un site moderne

To view search usage reports in modern sites, navigate to Site settings > Site collection administration > Microsoft Search > Configure search settings > Insights.

Paramètres > Informations sur le site > Afficher tous les paramètres du site > Recherche Microsoft / Configurer les paramètres de recherche

/_layouts/15/SiteAdmin.aspx#/

https://docs.microsoft.com/en-us/SharePoint/view-search-usage-reports-modern-sites

Le rapport existe pour chaque collections de sites séparemment. Il n’y pas de rapport pour un hub au complet.

Synchroniser et Ajouter un raccourci à OneDrive

Publié le 2 septembre 2022 par KTNN

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Pour commencer, quels sont les 3 états de la synchronisation:

Le nuage = le fichier n’est pas disponible en mode hors ligne.

La case à cocher complétement verte = l’utilisateur a volontairement rendu le fichier toujours disponible hors ligne (Toujours conserver sur cet appareil).

La case à cocher (vert et blanc) = l’utilisateur a ouvert le fichier à partir de l’Explorateur de fichiers, ce qui le rend disponible hors ligne. Cependant, le fichier peut perdre l’état hors ligne par la fonction automatique d’Intelli-stockage (Storage sense): https://support.microsoft.com/en-us/office/use-onedrive-and-storage-sense-in-windows-10-to-manage-disk-space-de5faa9a-6108-4be1-87a6-d90688d08a48

Avec l’option ‘Libérer de l’espace’ de l’Explorateur de fichiers, l’utilisateur peut remettre un fichier à l’état ‘nuage’ manuellement.

https://support.microsoft.com/en-us/office/save-disk-space-with-onedrive-files-on-demand-for-windows-10-0e6860d3-d9f3-4971-b321-7092438fb38e

https://support.microsoft.com/en-us/office/what-do-the-onedrive-icons-mean-11143026-8000-44f8-aaa9-67c985aa49b3

Synchroniser ou Ajouter un raccourci à OneDrive

La fonction ‘Ajouter un raccourci à OneDrive’ a été lancée en décembre 2020: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-onedrive-blog/add-to-onedrive-is-generally-available/ba-p/1914772

On ne peut utiliser que l’un ou l’autre pas les 2 en même temps.

Synchroniser >

Ajoute un dossier dans ‘Tenant’ dans l’Explorateur de fichiers
Visible dans l’application OneDrive Sync (nuage de la barre des tâches), donc il est possible de choisir quels dossiers sont visibles.
Pour arrêter la synchronisation: Application OneDrive Sync puis Paramètres > Arrêter la synchronisation
Seulement une bibliothèque peut être synchronisée

Ajouter un raccourci à OneDrive >

Ajoute un lien dans OneDrive Web et OneDrive Explorateur de fichiers – donc visible (ou synchronisé) à travers tous les appareils qu’on utilise
Pour supprimer le raccourci: Dans l’Explorateur de fichiers ou OneDrive Web > Supprimer le raccourci (ne supprime pas l’original)
Une bibliothèque ou un dossier peuvent être ajoutés comme raccourci

Ajouter un raccourci à Mes fichiers

Dans OneDrive, on peut voir les bibliothèques des sites SharePoint ou Teams. Le bouton devient alors ‘Ajouter un raccourci à Mes fichiers’.

Disponibilité du mode hors connexion

Disponibilité du mode hors connexion (Voulez-vous autoriser le téléchargement des éléments de ce site en mode hors connexion?) Lorsqu’on choisit ‘Non’, bouton ‘Synchroniser’ disparaît mais pas le bouton ‘Ajouter un raccourci à OneDrive’. Toutefois, si on utilise ‘Ajouter un raccourci à OneDrive’, on obtient un message d’erreur au niveau de la synchronisation. C’est-à-dire permet d’ajouter le raccourci mais cause un message d’erreur.