Envoi de courriel à la demande d’accès ou partager

Quand est-ce que les courriels partent?

1) Configuration

Actions du site > Paramètres du site > Autorisations > Demande d’accès

Cochez la case et inscrire UN seul courriel. Dans SharePoint 2013 (contrairement aux versions précédentes), on ne permet qu’un seul courriel.

acces-email

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8246070-allow-multiple-email-to-receive-the-access-request

2) Demande d’accès

Lorsqu’un courriel est inscrit dans la demande d’accès, alors les utilisateurs obtiennent la fenêtre suivante à la tentative d’ouverture de l’URL du site.

desole-pas-acces

Si un utilisateur demande l’accès:

– Un 1e courriel (à partir de l’adresse courriel de l’utilisateur) sera envoyé au courriel configuré. Ce courriel est intitulé: Nom de la personne veut accéder à « nom du site ». Et il contient un lien Accepter ou refuser cette demande qui ouvre la liste des demandes.

– Un élément s’ajoute dans la liste des demandes: Actions du site > Paramètres du site > Demandes d’accès et invitations.

– Lorsque le propriétaire approuve la demande, un 2e courriel est envoyé au demandeur. Le courriel est intitulé: L’administrateur a répondu à votre demande pour …. Il est envoyé à partir du courriel de la ferme SharePoint et il contient un lien Accéder au site.

– En cas de refus, un 2e courriel est envoyé aussi.

3) Partager

Étape 1: Un utilisateur (lecture ou collaboration ou modification), clique sur Partager et invite une autre personne. Le message que le demandeur peut écrire s’adresse à l’invité.

partager

– Un 1e courriel (à partir de l’adresse courriel du demandeur) sera envoyé au courriel configuré. Ce courriel est intitulé: Nom de la personne souhaite partager l’objet « nom du site » avec Nom de l’autre personne. Et il contient un lien Accepter ou refuser cette demande qui ouvre la liste des demandes.

Un élément s’ajoute dans la liste des demandes: Actions du site > Paramètres du site > Demandes d’accès et invitations.

Note: La personne invitée ne reçoit pas de courriel à cette étape.

Étape 2: Le propriétaire peut approuver la demande. Attention, il doit s’assurer de choisir le bon groupe d’accès sinon par défaut l’utilisateur sera ajouté au groupe Membres (Modification).

– Lorsque la demande est approuvée, l’invité reçoit un courriel (2e) du demandeur avec le message que le demandeur a inscrit. Le courriel est intitulé: Nom de la personne vous a invité à « nom du site » et il contient le lien vers le site. Le demandeur aussi reçoit une confirmation (3e) que son invitation a été approuvée. Le courriel provenant de l’adresse de la ferme est intitulé: L’administrateur a répondu à votre demande pour …

– Lorsque la demande est refusée, l’invitée ne reçoit pas de courriel. Le demandeur est informé par courriel que sa demande a été refusée (2e): L’administrateur a répondu à votre demande pour … provenant du courriel de la ferme SharePoint.

Notes:

Dans la liste des demandes d’accès, on peut reconnaître si la demande provient directement du demandeur ou s’il s’agit de l’invitation par une autre personne. Il est alors écrit « Je veux partager ».

Si on refuse une demande alors que l’utilisateur a déjà accès. Son accès n’est pas supprimé.

Pour supprimer une demande d’accès sans approuver et refuser est complexe: il faut passer par SharePoint Designer: http://sharepoint.stackexchange.com/questions/114672/ability-to-delete-access-requests

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/03/18/autorisations-nouveautes-sharepoint2013-partager/

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Ouvrir et télécharger des fichiers: pdf, html, etc.

Quels sont les contrôles existants pour la manipulation des fichiers dans SharePoint.

Fichiers bloqués: on y retrouve les exe, dll par exemple.
– Administration Centrale > Sécurité > Sécurité générale > Définir les types de fichier bloqués (par application Web)

https://support.office.com/en-us/article/Types-of-files-that-cannot-be-added-to-a-list-or-library-30be234d-e551-4c2a-8de8-f8546ffbf5b3

Gestion des fichiers par les navigateurs: Par défaut, une application Web est en mode strict.
– Administration Centrale > Gestion des applications > Application Web > Paramètres généraux > Gestion des fichiers par les navigateurs (Permissif / Strict)
PowerShell: BrowserFileHandling
PowerShell: AllowedInlineDownloadedMimeTypes

Exemple: Si vous cliquez sur un fichier html qui se trouve dans une bibliothèque, vous aurez l’option de l’enregistrer. Il ne s’ouvrira pas directement dans le navigateur. Vous pourriez changer la gestion des fichiers en mode permissif mais cela n’est pas sécuritaire. Vous pourriez plus spécifiquement ajouter seulement le type mime text/html à l’application Web.

http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/8073.sharepoint-browser-file-handling-deep-dive.aspx

Fichiers sensibles: ASPX, MASTER, XAP, SWF, JAR, ASMX, ASCX, XSN, XSF
Par défaut les membres (collaboration) ne peuvent pas télécharger ces fichiers. Les propriétaires (contrôle total) oui.
PowerShell: WebFileExtensions

https://support.microsoft.com/fr-ca/kb/2483447

Amusant: Une astuce pour ouvrir les fichiers html dans le navigateur est de changer l’extension pour aspx mais seulement les propriétaires peuvent l’effectuer.

Ouvrir dans l’application cliente:
– Fonctionnalité de collection de sites
– Dans les paramètres des bibliothèques

Pour ouvrir PDF dans l’application cliente: https://helpx.adobe.com/fr/acrobat/using/display-pdf-browser-acrobat-xi.html

Aussi:

Enabled the Manage Add-ons “SharePoint OpenDocuments Class” in the browser:

Go to IE->Manage Add-ons->SharePoint OpenDocuments Class->enable

DOCICON et Mapping

C:\\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\15\TEMPLATE\XML\DOCICON.XML

<Mapping Key= »Word.Document » Value= »ichtmdoc.gif » EditText= »Microsoft Word » OpenControl= »SharePoint.OpenDocuments » OpenApp= »ms-word »/>

Aussi: MIME types dans IIS Manager

Taille maximale d’un fichier téléchargé

https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424404(office.14).aspx

http://blogs.technet.com/b/praveenh/archive/2012/11/16/issues-with-uploading-large-documents-on-document-library-wss-3-0-amp-moss-2007.aspx

Options du navigateur

IE > Manage Add-ons > SharePoint OpenDocuments Class

Aussi à explorer:

  • Clé de registre
  • Configuration du serveur IIS

Réf.

http://www.collabshow.com/2013/10/31/sharepoint-2013-and-office-365-sharepoint-online-file-size-limits-on-folders-and-list-restrictions/

CSV: https://nickgrattan.wordpress.com/2011/01/05/sharepoint-opening-csv-files-with-microsoft-excel/

<Mapping Key= »csv » Value= »icxlsx.png » EditText= »Microsoft Excel » OpenControl= »SharePoint.OpenDocuments »/>

WebParts Résultats de la recherche, Recherche de contenu CSWP et Requête de contenu CQWP

Le WebPart Résultats de la recherche (Search Results) dans la catégorie Recherche (Search).

rech-wp
*Capture Office 365

wprech-panneau1

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wprech-panneau4

Le fameux CSWP de SharePoint 2013 Server Enterprise: Recherche de contenu (Content Search) de la catégorie Report de contenu (Content Rollup).

wp-report-contenu
* Saisie d’écran Office 365

cswp-panel1
cswp-panel2

cswp-panel3

Et le CQWP (WebPart de requête de contenu = Content Query) de la catégorie Report de contenu aussi?

cqwp-panneau1

cqwp-panneau2

cqwp-panneau3

cqwp-panneau4

https://support.office.com/en-sg/article/When-to-use-the-Content-Query-Web-Part-or-the-Content-Search-Web-Part-in-SharePoint-346a0f48-38de-409b-8a58-3bdca1768929

Dans SharePoint 2013 Serveur Enterprise, il y aussi tous les WebParts dans la catégorie Contenu piloté par la recherche (Search-Driven Content).

contenu-pilote-rech

Réf.

http://www.techmikael.com/2014/12/content-search-web-part-vs-search.html