Quand est-ce que les courriels partent?
1) Configuration
Actions du site > Paramètres du site > Autorisations > Demande d’accès
Cochez la case et inscrire UN seul courriel. Dans SharePoint 2013 (contrairement aux versions précédentes), on ne permet qu’un seul courriel.
2) Demande d’accès
Lorsqu’un courriel est inscrit dans la demande d’accès, alors les utilisateurs obtiennent la fenêtre suivante à la tentative d’ouverture de l’URL du site.
Si un utilisateur demande l’accès:
– Un 1e courriel (à partir de l’adresse courriel de l’utilisateur) sera envoyé au courriel configuré. Ce courriel est intitulé: Nom de la personne veut accéder à « nom du site ». Et il contient un lien Accepter ou refuser cette demande qui ouvre la liste des demandes.
– Un élément s’ajoute dans la liste des demandes: Actions du site > Paramètres du site > Demandes d’accès et invitations.
– Lorsque le propriétaire approuve la demande, un 2e courriel est envoyé au demandeur. Le courriel est intitulé: L’administrateur a répondu à votre demande pour …. Il est envoyé à partir du courriel de la ferme SharePoint et il contient un lien Accéder au site.
– En cas de refus, un 2e courriel est envoyé aussi.
3) Partager
Étape 1: Un utilisateur (lecture ou collaboration ou modification), clique sur Partager et invite une autre personne. Le message que le demandeur peut écrire s’adresse à l’invité.
– Un 1e courriel (à partir de l’adresse courriel du demandeur) sera envoyé au courriel configuré. Ce courriel est intitulé: Nom de la personne souhaite partager l’objet « nom du site » avec Nom de l’autre personne. Et il contient un lien Accepter ou refuser cette demande qui ouvre la liste des demandes.
Un élément s’ajoute dans la liste des demandes: Actions du site > Paramètres du site > Demandes d’accès et invitations.
Note: La personne invitée ne reçoit pas de courriel à cette étape.
Étape 2: Le propriétaire peut approuver la demande. Attention, il doit s’assurer de choisir le bon groupe d’accès sinon par défaut l’utilisateur sera ajouté au groupe Membres (Modification).
– Lorsque la demande est approuvée, l’invité reçoit un courriel (2e) du demandeur avec le message que le demandeur a inscrit. Le courriel est intitulé: Nom de la personne vous a invité à « nom du site » et il contient le lien vers le site. Le demandeur aussi reçoit une confirmation (3e) que son invitation a été approuvée. Le courriel provenant de l’adresse de la ferme est intitulé: L’administrateur a répondu à votre demande pour …
– Lorsque la demande est refusée, l’invitée ne reçoit pas de courriel. Le demandeur est informé par courriel que sa demande a été refusée (2e): L’administrateur a répondu à votre demande pour … provenant du courriel de la ferme SharePoint.
Notes:
Dans la liste des demandes d’accès, on peut reconnaître si la demande provient directement du demandeur ou s’il s’agit de l’invitation par une autre personne. Il est alors écrit « Je veux partager ».
Si on refuse une demande alors que l’utilisateur a déjà accès. Son accès n’est pas supprimé.
Pour supprimer une demande d’accès sans approuver et refuser est complexe: il faut passer par SharePoint Designer: http://sharepoint.stackexchange.com/questions/114672/ability-to-delete-access-requests
https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/03/18/autorisations-nouveautes-sharepoint2013-partager/
KTNN SharePoint 