Filtrer et trier par les titres de colonnes

Dans une bibliothèque, les filtres et tris de colonne fonctionnent de manière semblable.

Les types de colonne à valeur unique: choix, date, recherche, personne ou groupe n’affichent que les choix qui sont utilisés dans la colonne.

Alors qu’une colonne de métadonnées gérées affiche toutes les options même si elles n’existent pas dans la colonne. Aussi, avec une colonne de métadonnée gérée, il n’est pas possible de cocher plusieurs choix en même temps.

Plus de 500 valeurs uniques

Lorsqu’une colonne contient plus de 500 valeurs uniques alors la liste des choix ne s’affiche plus mais le message ‘Afficher les choix de filtres’ (show filter choices).

En cliquant sur ‘Afficher les choix de filtres’, on obtient la liste mais il n’est plus possible d’en filtrer plusieurs en même temps (pas de cases à cocher).

Plus de 5000 fichiers

Dans une bibliothèque de plus de 5000 fichiers, on obtient le message d’erreur suivant lorsqu’on essaye de filtrer ou trier les colonnes indexées (à valeur unique) de type choix, recherche, personne ou groupe, date:

Cependant, lorsqu’on tente de filtrer ou trier une colonne de métadonnée gérée (à valeur unique) cela fonctionne sauf dans le cas où le résultat devrait montrer plus de 5000 fichiers.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/10/03/colonne-site-choix-recherche-metadonnee-geree/

Qu’est-ce que Microsoft nous prépare?

Dans une bibliothèque moderne, nous avons:

Maheureusement, avec une bibliothèque de plus de 5000 fichiers, ce panneau s’affiche avec un perpétuel ‘Loading’ 😦

mai 2017: mise à jour de ‘filter pane’

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/SharePoint-filters-pane-updates-filtering-and-metadata/ba-p/74162

À valider:

Problem about using Metadata navigation with column filters together.

https://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/ab6ac98e-2f05-4763-bdd9-51ae659d00b3/limit-of-the-number-of-list-filters-in-a-single-column?forum=sharepointgeneral

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Intranet préfabriqué dans SharePoint

Je m’intéresse aux applications disponibles qui rassemblent, organisent, rajoutent les fonctions les plus utilisées dans les intranets ou les bureaux virtuels (Digital Workplace).

Ces produits ont toujours existé en parallèle de SharePoint mais aucun n’a jamais réussi à percer à grande échelle. Pourquoi? Est-ce parce que l’évolution de SharePoint a toujours été erratique donc il est très difficile pour une entreprise de bâtir sur des bases solides?

Si une application propose par exemple un système d’échanges sociaux, SharePoint a, depuis la version 2010, créé des tentatives dans ce sens jusqu’à arriver avec Teams. Si Teams devient un outil complet et apprécié, une tierce application devra l’intégrer dans son système mais comment est-ce que leur propre système d’échanges sociaux peut évoluer vers Teams?

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/11/flux-conversation-yammer/

Un autre exemple serait le ‘responsive design’ (conception de sites réactifs). Si une application a développé sa propre interface de ‘responsive design’, comment va-t-elle s’adapter aux bibliothèques/listes et aux pages modernes?

Avec toutes les errances de Microsoft depuis 2016 (une redéfinition drastique de SharePoint et Office 365), est-ce qu’il serait possible que quelques applications émergent et jouent un rôle dominant sur du long terme?

J’ai l’impression que la seule façon de suivre l’évolution de SharePoint et Office 365 serait d’ajouter une couche assez superficielle, transparente et flexible pour pouvoir facilement y accrocher les nouvelles fonctions populaires qui surgissent dans SharePoint et Office 365.

http://www.clearbox.co.uk/where-next-for-intranet-in-a-box-products/

http://www.clearbox.co.uk/portfolio-item/sharepoint-intranets-in-a-box-report-second-edition/

http://www.clearbox.co.uk/portfolio-item/sharepoint-intranets-in-a-box-report/ (first edition)

http://www.cmswire.com/digital-workplace/sharepoint-intranets-to-buy-to-build-or-to-wait/?utm_content=buffercd200&utm_medium=social&utm_source=twitter.com&utm_campaign=buffer

https://blog.hyperfish.com/the-future-of-sharepoint-intranet-in-a-box-customizations-5f919006ab4a

Parmi la liste proposée par ClearBox consulting, je ne retrouve pas:

Beezy dont Christian Buckley est le CMO chief marketing officer

Dans la présentation de LP Vallée: Is the intranet still relevant with Office 365?, il présente trois approches techniques pour créer un intranet.

http://www.spsevents.org/city/toronto/toronto2017/_layouts/15/spsevents/speakers/session.aspx?id=31

Collaboration – Team sites

Je reprends une citation de Sam Marshall de ClearBox Consulting comme point de départ pour élaborer sur l’aspect collaboratif des intranet. (Voir le lien cmswire ci-dessus.) Est-ce qu’un intranet-in-the-box englobe les sites à vocation collaborative?

‘Fewer solutions cover the collaboration side of SharePoint. Your Team Sites are likely to remain largely untouched if you buy at the cheaper end’

Les premiers intranets étaient des espaces de publication (environ année 2000 pour les premiers intranet en mode Web). Ils comprenaient surtout la publication corporative des départements des communications et des ressources humaines. S’y ajoutaient fréquemment des sites pour d’autres départements mais ceux-ci étaient ouverts en lecture à tous les employés, c’étaient des sites de publication aussi sur des sujets plus pointus, comme les TI ou les finances ou un projet/initiative/chantier corporatif.

https://www.interact-intranet.com/history-of-the-intranet/

Parmi ces pages HTML, il y avait très peu de zones à accès restreint. Avec l’arrivée des CMS comme SharePoint, la sécurité était intégrée dans l’application donc il est devenu facile de créer des sites privés.

Par conséquent, les sites de collaboration ou d’équipe ont commencé à apparaître. Cependant, il n’y avait pas de terme pour les nommer, ils faisaient partie de l’intranet. J’ai vu des exemples où ils étaient mal intégrés parce que leur différence de vocation n’était pas reconnue.

De nos jours, je me rends compte que cet aspect est peu connu et moins valorisé par les communications et les ressources humaines. Rarement ces sites sont inclus dans une stratégie d’intranet et présentés ou analysés lors des présentations ou conférence sur les intranets et ‘digital workplace’ (espace de travail numérique / bureau virtuel).

Pourtant, ces sites répondent à un besoin évident. Ces sites se rapprochent plus d’une certaine manière des lecteurs partagés (shared drives) que d’un intranet dans le sens qu’il faut en construire beaucoup pour répondre aux besoins de partage de fichiers et d’échange d’information entre un nombre restreint d’utilisateurs, et parce qu’ils ne sont pas d’un grand intérêt pour les communications et ressources humaines (ce ne sont pas des sites de publications). Ils ne sont pas aussi glamour cependant c’est là que la plupart du travail d’équipe se produit.

Office 365 semble s’intéresser à répondre à ce besoin de collaboration avec les collections de sites, les groupes, les Team sites, Teams. Les besoins importants et particuliers de ces sites sont pris en compte, notamment:

1) facilité d’utilisation, on vise des utilisateurs autonomes

2) accorder plus d’importance à ce que ce soit pratique plutôt qu’esthétique

3) indépendance de chaque site, les sites ne sont pas attachés dans un menu; une page affiche les sites fréquents, qu’on suit,… comparativement à l’intranet qui est un bloc monolithique

4) possibilité d’inviter des utilisateurs externes un site à la fois (collection de sites); c’est pour cette raison que les sites ne doivent pas être attachés au menu de l’intranet (on ne veut pas que les utilisateurs externes voient l’intranet)

5) fonctions sociales (conversations, like, commentaires) intégrées avec l’espace de collaboration pour permettre d’échanger de façon non structurée à propos de l’information (par exemple les fichiers, les pages, les nouvelles) contenu dans le site

6) les groupes (sécurité transversale) lorsqu’ils seront finalisés permettront de donner accès à divers services (site, email – Outlook, PowerBI, tâches, calendrier, Planner, PowerApps, Flow, Sway…) à l’équipe sans être obligé de définir une sécurité pour chaque service

Bien évidemment, on rejoint ici la pyramide d’architecture d’information de SharePoint, http://spinsiders.com/ruveng/.

Ceci semble bien intéressant: https://michaelsampson.net/books/

J’aime les résumés de Lecko mais il n’y en a pas assez, date de 2016.

http://referentiel.lecko.fr/beezy/

http://referentiel.lecko.fr/unily/

http://referentiel.lecko.fr/powell365/

La liste de tous mes sites

J’aimerais afficher la liste de tous les sites (ou collections de sites) auquel l’utilisateur actif a accès. Je me sers du WebPart Résultats de la recherche (Search Results) et non du CSWP.

Elle est facile à composer la requête:

  • Pour les collections de sites contentclass: »STS_Site »
  • Pour les sites contentclass: »STS_Web »

Les sites s’affichent en ordre de pertinence. Et je ne comprends pas comment est déterminée cette pertinence mais je peux dire que ce tri n’est pas pratique s’il y a beaucoup de sites.

J’aimerais afficher les sites dans l’ordre de la dernière interaction ou consultation par l’utilisateur ou selon la date de dernière modification.

À digérer:

Lorsqu’on fait une recherche de mots en ajout à une requête contentclass: »STS_Web », le résultat de la recherche ne va montrer que les sites dont:

  • Les pages d’accueil contiennent ce texte.
  • Le texte se trouve dans les métadonnées visibles sur la page d’accueil d’un WebPart de liste ou de bibliothèque. Le contenu des fichiers n’est pas trouvable.
  • Les mots du menu ne sont pas trouvables.
  • Les listes ou bibliothèques (incluant les pages, les fichiers, les éléments) qui ne sont pas affichées sur la page d’accueil ne sont pas trouvable.

Donc voici une solution de contournement pour trouver des sites qui contiennent des mots:

  • Ne pas changer la requête.
  • Ajouter un affinement sur ows_SiteName, avec Trier par nombre, décroissant.
  • Une fois qu’on exécute la recherche, voir la liste des sites dans le panneau d’affinement.

—- à compléter —-

(WebTemplate:STS OR WebTemplate:community OR WebTemplate:blog OR WebTemplate:cmspublishing OR WebTemplate:bdr OR WebTemplate:blankinternet OR WebTemplate:enterwiki OR WebTemplate:offile)

https://skodvinhvammen.wordpress.com/2015/03/31/how-to-use-sharepoint-search-to-show-my-recently-used-sites/

https://en.share-gate.com/blog/new-sharepoint-2013-analytics

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/05/31/trouver-sites/

https://www.sharepointeurope.com/filter-a-content-search-webpart-by-a-user-profile-property/

Search for Checked out Files

With SharePoint 2013, the search is becoming more powerful. It took me some time but finally I was able to figure out how to find all the checked out files.

Find the managed property:

I was able to use this managed property created by default CheckoutUserOWSUSER

checkoutpropriete

The first obstacle: The query in the Search Results WebPart

We want to find all files where the field ‘Check Out To’ is not empty but the ‘is not null’ option doesn’t exist.

The solution: We are looking for the Check Out To field that starts with a letter or number which means that it is not empty.

{searchboxquery} IsDocument:1 AND(CheckoutUserOWSUSER:a* OR CheckoutUserOWSUSER:b* OR CheckoutUserOWSUSER:c* OR CheckoutUserOWSUSER:d* OR CheckoutUserOWSUSER:e* OR CheckoutUserOWSUSER:f* OR CheckoutUserOWSUSER:g* OR CheckoutUserOWSUSER:h* OR CheckoutUserOWSUSER:i* OR CheckoutUserOWSUSER:j* OR CheckoutUserOWSUSER:k* OR CheckoutUserOWSUSER:l* OR CheckoutUserOWSUSER:m* OR CheckoutUserOWSUSER:n* OR CheckoutUserOWSUSER:o* OR CheckoutUserOWSUSER:p* OR CheckoutUserOWSUSER:q* OR CheckoutUserOWSUSER:r* OR CheckoutUserOWSUSER:s* OR CheckoutUserOWSUSER:t* OR CheckoutUserOWSUSER:u* OR CheckoutUserOWSUSER:v* OR CheckoutUserOWSUSER:w* OR CheckoutUserOWSUSER:x* OR CheckoutUserOWSUSER:y* OR CheckoutUserOWSUSER:z* OR CheckoutUserOWSUSER:1* OR CheckoutUserOWSUSER:2* OR CheckoutUserOWSUSER:3* OR CheckoutUserOWSUSER:4* OR CheckoutUserOWSUSER:5* OR CheckoutUserOWSUSER:6* OR CheckoutUserOWSUSER:7* OR CheckoutUserOWSUSER:8* OR CheckoutUserOWSUSER:9* OR CheckoutUserOWSUSER:0*)

Another way suggested by http://unika-solutions.com/ (Thanks!)

{SearchBoxQuery} IsDocument:1 AND (CheckoutUserOWSUSER:i:0# OR CheckoutUserOWSUSER:SHAREPOINT OR CheckoutUserOWSUSER:MYDOMAIN)

The display template: To be able to view who checked out the file on the search results page.

_#= Srch.U.getDisplayNameFromAuthorField(ctx.CurrentItem.CheckoutUserOWSUSER) =#_

Sorting: I decided that sorting by the URL would be convenient. In the Sort tab of the Search WebPart, I chose SPSiteURL.

sort-checkout

Thanks!

http://www.c-sharpcorner.com/UploadFile/396c42/retrieve-checked-out-documents-from-the-whole-site-collectio/

https://www.itunity.com/article/filter-empty-values-search-693

Réf.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/01/28/proprietes-gerees-resultat-recherche/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/22/afficher-annonces-autre-collection/