Le retour des dossiers et autres considérations

Avec l’incrustation de SharePoint dans les moeurs, l’emphase a été mise sur l’utilisation des métadonnées. C’était le grand sauveur du classement. Les utilisateurs sont très attachés à la structure par dossier (répertoire) mais tranquillement les métadonnées prouvent leurs avantages et il y a de plus en plus de convertis.

Est-ce que le discours doit changer?

http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/16166.sharepoint-2013-using-folders.aspx

1) Avec l’arrivée de OneDrive et de sa synchronisation, on voit très bien que les dossiers doivent être utilisés pour organiser le classement dans la bibliothèque de OneDrive. En mode Explorateur Windows ou Apps, les métadonnées ne sont pas visibles.

Donc une des solution serait: http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7196959-integrate-sharepoint-metadata-views-with-Windows

2) Un autre indice… Pour ajouter des fichiers dans une bibliothèque, une nouvelle façon de faire est apparue: glisser les fichiers (drag & drop). Dans la version actuelle SharePoint 2013 et Office 2013, lorsqu’on glisse des fichiers, la boîte de dialogue demandant les métadonnées ne s’affiche pas. Est-ce que c’est un signe qu’il vaut mieux utiliser les dossiers?

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7192842-enable-the-edit-properties-dialog-when-uploading-d

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7081561-drag-and-drop-email-from-outlook

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/04/04/glisser-fichiers-drag-drop/

3) Et pourquoi est-ce que pour modifier les propriétés, il faut maintenant cliquer 3 fois: sur les 3 points puis encore sur les 3 points? Effectuer ce changement est caché, est-ce que c’est un message subliminal ou une faute de frappe :)?

4) Aussi, avez-vous remarqué que lorsque vous voulez télécharger plusieurs fichiers d’un coup que la bibliothèque s’ouvre en mode Explorateur Windows. Cela me fait sourciller.

5) Si on veut enregistrer les fichiers directement dans une bibliothèque en utilisant un emplacement ou favori réseau, on se retrouve en mode Explorateur Windows donc pas de métadonnées.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/17/enregistrer-telecharger-fichiers/

6) Pourquoi encore dans SharePoint 2013, on n’a pas de lien pour voir les métadonnées sur la page de résultat de recherche?

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7239738-add-show-properties-link-in-all-default-display

Jusqu’à présent quels sont les outils pour assimiler les dossiers avec les métadonnées?

Les valeurs de colonnes par défaut. C’est mignon mais cela ne fonctionne qu’à l’ajout de fichiers. Si on déplace un fichier d’un dossier à l’autre, la métadonnée par défaut ne change pas. Donc c’est assez médiocre comme solution.

http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/03/valeurs-colonne-defaut-affichage.html

Les ensembles de documents sont-ils la solution? Il est possible de faire découler les métadonnées d’un ensemble de documents vers tous les fichiers à l’intérieur. Cela vaut la peine d’y réfléchir.

Pourtant, ce qui serait le plus simple et évident est d’ajouter le nom des dossiers comme métadonnées aux fichiers s’y trouvant. Avec la recherche, le nom du dossier est-il ajouté comme métadonnée du fichier? Mon test n’est pas concluant. la recherche trouve le dossier mais ne trouve pas les fichiers à l’intérieur.

Quels sont les inconvénients si flagrants de l’utilisation des dossiers?

– Structure de classement fixe.

– On ne peut pas naviguer vers le dossier parent facilement dans l’interface navigateur de SharePoint.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7081553-make-an-easier-way-to-navigate-up-when-you-are-in

– Il n’est pas facile de déplacer les fichiers d’un dossier à l’autre en mode navigateur.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8048484-move-documents-between-folders

– Lorsqu’on déplace un fichier d’un dossier à l’autre, l’URL change.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/11/04/dossiers-essentiels/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/14/pourquoi-les-dossiers-nous-manquent/

http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/11/dossier-type-contenu-metadonnees.html

– Dans les paramètres d’une bibliothèque, il est possible de bloquer la création des dossiers. Cependant, les collaborateurs pourraient tout de même créer des dossiers en passant par le mode Explorateur Windows. Donc on contrôle mal la possibilité de créer des dossiers aux collaborateurs alors qu’on peut le faire pour les métadonnées.

CONCLUSION

Les métadonnées n’ont pas éliminé les dossiers comme on aurait pu croire. Il faut s’attendre que ce ne sera plus nécessaire de remplir des champs de métadonnées car ces champs se compléteront tout seul.

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Afficher les annonces à partir d’une autre collection de sites

C’est toujours un enjeu de vouloir afficher des données de liste ou de bibliothèque provenant d’une autre collection de sites. Pourtant c’est une fonction tellement demandée.

Alors quelles sont les options dans SharePoint 2013?

• Le WebPart de requêtes de contenu (CQWP) n’est pas une option car il ne fonctionne que dans la même collection
• Le flux RSS – je dois explorer ceci dans le futur…
• Le WebPart de recherche de contenu (CSWP) – seulement disponible dans SharePoint Server Enterprise 2013
• Le WebPart Résultat de la recherche – c’est ce que je vais expérimenter dans cet article

J’aimerais afficher seulement les annonces non expirées dans un format tout simple: titre, corps, date de modification, personne qui a modifiée. J’ai rencontrée plusieurs embuches.

Voici la liste d’annonces (WebPart montrant l’affichage Synthèse) dans l’autre collection de sites:

1) Dans une page, ajoutez le WebPart Résultat de la recherche.

2) Modifiez le WebPart et inscrivez la requête suivante:

(path:http://webapp/sites/site/Lists/annonces/) AND contentclass:sts_listitem NOT ExpirationTime:1900-01-01..{Today}

Explication:

contentclass:sts_listitem > pour ne pas trouver les affichages

* Je n’ai pas trouvé immédiatement la propriété ExpirationTime car le champs se nomme Expire.

* Je n’ai pas trouvé comment ajouter la requête ExpirationTime>={Today} OR ExpirationTime est vide. http://www.itunity.com/article/filter-empty-values-search-693

* Pour qu’une annonce n’apparaisse plus dans l’affichage Synthèse, il faut y inscrire une date d’expiration de la veille. Sinon on aurait pu écrire {Today-1}.

3) Si vous essayez de trier par la requête cela ne fonctionnera pas 😦

Merci http://habaneroconsulting.com/insights/why-are-my-sort-orders-not-working-in-my-sharepoint-2013-search-results-web-part

Donc j’ai changé l’ordre avec JSON en mettant le tri par date avant le tri par pertinence.

Voici le résultat jusqu’à présent:

4) Changez les paramètres du WebPart Résultat de la recherche comme ceci:

5) Et maintenant, c’est le moment de jouer avec les modèles d’affichage de recherche (display template). Modèle d’affichage d’élément = Result type for item

À ce propos, lisez Propriétés gérées dans le modèle d’affichage du résultat de la recherche.

J’ai fait une copie de Item_Default.html (Élément par défaut). Où j’ai ajouté ‘DiscussionPost’:’DiscussionPost’

* Pourquoi DiscussionPost et non Body?

J’ai remplacé _#=ctx.RenderBody(ctx)=#_ par les quatre lignes suivantes:

<div><b>_#= ctx.CurrentItem.Title =#_ </b></div>
<div>_#= ctx.CurrentItem.DiscussionPost =#_ </div>
<div>_#= ctx.CurrentItem.LastModifiedTime =#_ </div>
<div>_#= ctx.CurrentItem.DisplayAuthor =#_ </div>

Et voici ce que cela donne:

6) De mieux en mieux. Et voilà pour arranger le format de la date:

<div> _#= new Date(ctx.CurrentItem.LastModifiedTime).format(« yyyy-MM-dd HH:mm ») =#_ </div>

7) Que se passe-t-il lorsque toutes les annonces sont expirées?

Il faudrait éliminer ou modifier ce message.

Voici le message sur la page avec le WP d’annonces:

J’ai fait une copie de Control_SearchResults.html (Résultat par défaut) parmi les modèles d’affichage de la recherche. Modèle d’affichage de contrôle des résultats = Results Control Display Template.

Dans la section if(ctx.ClientControl.get_shouldShowNoResultMessage()){, j’ai mis en commentaire plusieurs lignes.

<!– <div class= »ms-textLarge ms-srch-result-noResultsTitle »>_#=$htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsTitle) =#_</div>
<div>_#= $htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsSuggestions) =#_</div> –>

<div class= »ms-textLarge ms-srch-result-noResultsTitle »>Aucune annonce.</div>

<!–  <li>_#= $htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsSpelling) =#_</li>
<li>_#= $htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsDifferentTerms) =#_</li>
<li>_#= $htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsGeneralTerms) =#_</li>
<li>_#= $htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsFewerTerms) =#_</li> –>

<!– <li>_#= $htmlEncode(Srch.Res.rs_NoResultsRefiners) =#_</li> –>

Le message ‘Aucune annonce.’ s’affiche lorsqu’il n’y a pas de résultat.

https://prasadpathak.wordpress.com/2013/07/03/sharepoint-2013-remove-nothing-here-matches-your-search-from-search-results-web-part/

Conclusion:

Finalement, le plus difficile est de trouver les bonnes propriétés.

Délai de 15 min pour voir les annonces apparaître.

Le piège de l’apostrophe dans les métadonnées en cherchant parmi des fichiers en Anglais

Imaginez que vous avez une bibliothèque avec des fichiers en Français et en Anglais et une colonne avec les choix ‘Robinet du lavabo’ ou ‘Bouteille d’eau’ comme ceci:

Si vous cherchez ‘robinet du lavabo’, vous allez trouver comme prévu les deux fichiers qui contiennent cette métadonnée.

Par contre, si vous cherchez ’bouteille d’eau’, surprise! vous ne trouvez qu’un seul des deux fichiers : le fichier en Français.

Maintenant, cherchez ’bouteille’…

Et devinez ce que vous trouvez en cherchant ‘eau’…

EXPLICATION:

Dans SharePoint 2013, chaque fichier dans une bibliothèque est associé à une langue (DetectedLanguage). Donc les fichiers dont le contenu est en Anglais sont associés à la langue anglaise et réciproquement pour le contenu français. Cependant, l’apostrophe n’est pas considérée de la même manière en Français et en Anglais. En Français, c’est un séparateur de mot alors qu’en Anglais non. Par conséquence, ’bouteille d’eau’ n’est pas indexé de la même façon selon la langue du fichier.

C’est vrai dans SharePoint 2013 ‘on premises’ (local) et Office 365. C’est vrai aussi à l’utilisation d’une page de résultat de recherche et non seulement dans la boîte de recherche directe dans la bibliothèque. C’est vrai pour des colonnes de site, de liste, de choix, de métadonnées gérées, de recherche (lookup).

SOLUTIONS DE CONTOURNEMENT:

Certaines des idées ci-dessous ont été proposées par Microsoft. Aucune n’est satisfaisante.

– Ne pas mettre d’apostrophe dans les métadonnées

– Utiliser le panneau de rafinement (propriétés gérées) – il faut créer une propriété gérée et utiliser une page de résultat de recherche.

– ‘complete matching’ dans les propriétés gérées – il faut créer une propriété gérée.

– Forcer la détection de la langue – demande pas mal d’effort.

http://blogs.msdn.com/b/nicolasu/archive/2014/04/17/sp2013-how-to-influence-the-language-detection-at-the-document-item-level.aspx

– Choisir la langue dans les préférences de la recherche – dans le cas d’une recherche avec apostrophe, on peut voir séparemment les résultats en Français et en Anglais.

– Une option plus raffinée:

http://www.eliostruyf.com/part-4-create-dropdown-search-refiner-control/

IDÉALEMENT:

Il faudrait pouvoir choisir la langue des métadonnées indépendamment de la langue du fichier par un choix au niveau de la bibliothèque ou de la colonne.

Curiosités dans un site communautaire ou un forum SharePoint 2013

Dans les forums:

– Créer un affichage personnalisé dans le forum de discussion SharePoint 2013

– Si vous créez une nouvelle discussion et que vous inscrivez ‘test’ dans le titre par exemple. Lorsque vous changez ce titre par la suite, l’ancien nom reste affiché dans le fil d’Ariane. Pourquoi? Parce que chaque discussion est un dossier en réalité. Il faut afficher la liste en mode Explorateur et renommer le dossier.

– Par défaut dans l’affichage ‘Gestion’, on peut voir toutes les discussions mais pas les réponses. Si on change dans cet affichage, l’option ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ alors on voit seulement les réponses.

Dans le site de communauté:

– Lorsqu’on supprime toutes les discussions (en passant par l’affichage ‘Gestion’), il se peut que dans les catégories et dans le WebPart ‘Événements’, l’information sur le nombre de réponses et de discussions persiste. Il faut alors désactiver la fonctionnalité de site ‘Communautaire’ puis l’activer à nouveau. À vos risques et péril 🙂

– Il est possible de supprimer les membres en passant par Contenu et structure.