ID de document et liens durables

ID de document

Avec SharePoint 2010, la fonction de ID de document est survenue. Pour pouvoir l’utiliser, il faut activer la fonctionnalité de collection de sites correspondante.

id-document

Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez ajouter la colonne ‘ID de document (lié à un document)’ aux affichages des bibliothèques.

id-document-colonne

Si vous cliquez avec le bouton pour récupérer le raccourci du fichier, vous allez voir un lien sous le format suivant:

_layouts/15/DocIdRedir.aspx?ID=HETY7J4RQFEA-1537386811-5

https://support.office.com/en-us/article/Activate-and-configure-Document-IDs-in-a-site-collection-66345c77-f079-4104-ac7a-e25826849306?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://support.office.com/en-us/article/Enable-and-configure-unique-Document-IDs-ea7fee86-bd6f-4cc8-9365-8086e794c984

Le ID de document n’est conservé qu’à l’intérieur d’une collection de sites.

Liens durables

Est-ce que les liens durables qui arrivent dans SharePoint 2016 sont différents? Il semble que oui. Mais ce n’est pas encore très clair.

Les liens durables fonctionnent avec Office Online Server (Office Web Apps Server) donc seulement pour Word, Excel, PowerPoint, OneNote, et PDF?

Je crois que les liens durables fonctionnent dans une ferme au complet et non seulement une collection de sites.

Pas sûr d’après http://www.tcsc.com/sharepoint-2016-preview-exploring-durable-links/

Il semblerait qu’il n’y a rien à activer pour utiliser les liens durables sur SharePoint 2016. Il faut que Office Online Server soit configuré, c’est tout.

Durable Links in SharePoint Server 2016 IT Preview

http://softlanding.ca/blog/sharepoint-2016-exploring-how-the-%E2%80%98durable-links%E2%80%99-feature-works-internally

Based on the current beta version of SharePoint 2016 it appears, that Durable Links are the ‘old’ DocumentIDs with minor enhancements.

Testé avec SharePoint Online (avril 2016):

Hum, j’ai l’impression de ne pas être la seule à ne pas m’y retrouver:

I suggest you ….

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durable links

Durable links should be valid even after any action like rename doc/rename lib/move across webs/move across site collections….and so on.
There was a lot of promises but now Durable links are not better then Document ID. They are worse.

Make it useful not useless. Lets make documents durab…

 

 

 

 

 

Est-ce que j’ai envie de partager?

J’avais déjà écrit à propos de la nouvelle fonction Partager. Je reviens sur ce sujet car j’aimerais en tirer bénéfice alors que je m’en méfie encore.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/03/18/autorisations-nouveautes-sharepoint2013-partager/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/06/12/courriel-demande-acces-partager/

 

Partager par visiteur ou membre Partager par propriétaire Mode avancé
Site Choix de proposer l’ajout d’un utilisateur au groupe Membres. Le propriétaire accepte ou refuse. Choix d’ajouter un utilisateur dans un groupe existant. Choix d’ajouter un utilisateur dans un groupe existant.

Choix d’accorder un niveau d’autorisation à un utilisateur ou un groupe.

Biblio ou liste  Non disponible Choix d’accorder un des les niveaux d’autorisation à un utilisateur ou un groupe. Choix d’accorder un niveau d’autorisation à un utilisateur ou un groupe.
Dossier ou fichier Choix de proposer l’ajout d’un utilisateur ou un groupe avec le niveau Modification. Le propriétaire accepte ou refuse. Choix d’ajouter un utilisateur ou un groupe et seulement choix de Peut modifier ou Peut afficher Choix d’accorder un niveau d’autorisation à un utilisateur ou un groupe.
Élément Non disponible Non disponible Choix d’accorder un niveau d’autorisation à un utilisateur ou un groupe.
Bris d’héritage Si le propriétaire accepte, l’héritage sera brisé. Le fait de partager une biblio, une liste, un dossier ou un fichier brise l’héritage. Le bris d’héritage doit être fait manuellement
Groupes Ne peut pas créer un groupe. Il n’est pas possible de créer des groupes. On peut créer des groupes seulement au niveau des autorisations du site.

Dans toutes ces situations, un lien vers le site ou la bibliothèque ou le dossier ou le fichier est envoyé. Le lien du fichier est en OWA.

Seulement un lien sera envoyé à l’utilisation de Partager lorsque l’utilisateur a déjà accès. Donc il n’y aura pas de bris d’héritage.

À vérifier: Il semblerait que l’on partage avec un groupe. Les utilisateurs du groupe ne reçoivent pas toujours un courriel.

 

CONCLUSION:

Pour rendre la sécurité conviviale, voici le plan de Microsoft

  • Seule la sécurité globale du site est gérée avec des groupes.
  • Dès qu’on veut donner un accès spécifique sur une biblio ou une liste ou un dossier ou un fichier, on ne s’embarrasse plus des groupes. On accorde alors un accès à un individu en choisissant lecture ou collaboration.

L’intention est noble, cependant:

  • Pour comprendre la structure globale de la sécurité, il faut passer par le mode avancé.
  • On ne peut pas supprimer des accès autrement que par le mode avancé.
  • Si on cause plein de bris d’héritage, il n’est pas possible d’obtenir le plan de tous les bris d’héritage, ni de supprimer en une fois tous les bris d’héritage d’une bibliothèque par exemple, ni de connaitre l’accès d’une personne à travers tout un site (et même de donner à une personne le même accès qu’une autre à travers tout un site).

Pour aller plus loin dans la facilité d’utilisation, il faudrait imaginer, une intelligence artificielle pour la sécurité:

  • Si on donne accès à plusieurs personnes à un fichier alors que ces personnes travaillent dans le même département, l’application va proposer de donner accès au groupe qui contient tout le département.
  • Un bouton ‘Conseil’ donnerait des suggestions pour mieux aménager la sécurité du site: regrouper des fichiers dans un dossier, créer des groupes avec des personnes qui ont les mêmes accès…

Et voilà, je comprends maintenant où Microsoft s’en va avec la sécurité: on n’a pas besoin de la changer! https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/11/22/obtenir-lien/

I suggest you ….

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Encourage sharing w groups

We typically discourage site owners from sharing at the document level due to the increase in administrative work that it causes. We also discourage owners from inviting individuals – we suggest that inviting groups makes the work simpler. However, the interface when sharing a document doesn’t …

Retour sur SharePoint Saturday Montreal 2016

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2016

Richard Harbridge: SharePoint & The Road Ahead: SharePoint 2016 & Office 365

Richard nous encourage à utiliser Office 365 et oublier SharePoint / Exchange local (on prem).

Sûrement qu’il a raison puisque Microsoft y réalise le plus d’innovations et Office graph va modifier notre façon de consommer l’information.

Serge Tremblay : Les groupes Office 365, OneDrive et Planner La nouvelle façon de collaborer

Serge nous a donné un bon survol de chacun de ces outils.

Franck Cornu: Évolution de l’intranet d’entreprise avec office 365: quelles approches?

Merci pour cette volonté de synthétiser l’approche de Microsoft. ‘Use more, build less’ et ‘Ready to go’ et ‘pnp’. Ce n’est pas encore mature, la construction d’un intranet (zone traditionnel de publication) dans Office 365 car la personnalisation n’est pas encouragée.

Stratégies et bonnes pratiques pour migrer des documents vers SharePoint Sylvain Cloutier
Précieux partage d’expérience. Les migrations ça demande de la patience et de la méthode. Le changement de date est un vrai casse-pied. Votons pour ajouter la colonne de date de dernière modification du fichier en plus de la date de dernière modification
Introduction to Records Management in Office 365 Noorez Khamis
Office 365 permet une gestion documentaire tant qu’on ne doit pas suivre des normes.

DELVE (ma réflexion)

J’ai encore des doutes sur l’utilisation de Delve dans sa forme actuelle.

Le but de Delve est de nous présenter l’information la plus pertinente pour nous selon des critères comme récent, lien avec les collègues, mémorisation de notre intérêt… Comme nous sommes submergés par l’information, Delve dissèque puis nous propose en une page ce qu’on a besoin de voir seulement.

Donc oui Delve est très utile pour afficher rapidement les derniers fichiers travaillés pour continuer à y effectuer des modifications. Delve serait proposé comme la page d’entrée centrée sur l’utilisateur. Cependant:

  • L’espace sur une page est limité donc le nombre de fichiers qu’on peut voir est très restreint – surtout que Delve nous propose une image miniature en plus…
  • Les fichiers sont affichés un à côté de l’autre donc on ne les vois pas rassemblés par sujet mais pêle-mêle. Cela ne me semble pas si pratique.
  • En utilisant cette façon de travailler, on perd la notion de l’endroit où est classé le fichier donc si on veut ajouter un nouveau fichier dans ce même espace (site, groupe, etc.), il faut faire des recherches.
  • Delve ne sait pas par exemple qu’on est allé chez le dentiste et qu’on va avoir besoin du formulaire d’assurance qui se trouve sur l’intranet. Donc ce formulaire ne sera pas affiché et il faut savoir le retrouver.
  • Il semble que Delve va afficher des activités (flux) qui se passent sur les espaces que nous suivons. Je suis toujours sceptique face à ces flux car pour une personne qui s’occupe de très nombreux sujets (un directeur) ce flux va changer tellement souvent que cela ne vaut pas même la peine de le consulter ou il serait impossible de distinguer ce qui est important ou moins. Donc ces personnes devront plutôt se fier aux compte rendus ou faits saillants qui leur seront fournis.
  • Si on encourage à se servir de cette page comme page d’accueil, il faudrait que les RH / Communications de l’entreprise puissent y promouvoir du contenu.
  • Il semble que Delve ne sera pas personnalisable. Les différentes zones proposées sur la page refléteront un consensus mais elles ne correspondront peut-être pas bien à un individu ou une entreprise.
  • J’ai un peu de réticence vis à vis de la personnalisation d’une page comme Delve. Cela signifie que cette page ne peut pas être montrée à quelqu’un d’autre, par exemple, lors d’une réunion, car elle risquerait de dévoiler un sujet confidentiel sur lequel l’utilisateur travail.

Delve est/devient un amalgame de:

  • Suivre (follow): site, document
  • Sites: Sites promus, sites suivis, sites récents, sites recommandés
  • Flux d’actualités
  • La page À propos de moi

GROUPES (ma réflexion)

Les groupes contiennent:

  • Fichiers: une bibliothèque (classement avec des dossiers et non des métadonnées) – cette bibliothèque est en fait une collection de sites de style OneDrive
  • Conversation
  • Calendrier
  • OneNote

Si on constate les choix dans le lanceur d’applications (app launcher):

  • Courrier
  • Calendrier
  • Contacts
  • Flux d’actualités
  • OneDrive
  • Sites, microsites
  • Tâches
  • Delve
  • Vidéo
  • Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote
  • Sway
  • Yammer
  • Office Store

Qu’est ce qui reste comme applications qui se trouvent dans un site:

  • Liste personnalisée
  • Bibliothèque Wiki
  • Bibliothèque d’images
  • Liens, Liens promus
  • Annonces, Forum de discussion
  • Suivi des problèmes
  • Enquête
  • Modèles de site: Blogue, Communauté, Centre de documents ou d’enregistrements, Publication, Wiki

Les bibliothèques Wiki seront remplacées par Infopedia. Même le blogue pourrait être englobé ici.

Les annonces et forums ont la même utilité que les conversations/flux/yammer.

Donc il faudrait ajouter les services/apps suivants à Office 365 pour éliminer les sites de SharePoint:

  • Liste personnalisée
  • Bibliothèque d’images
  • Liens, liens promus
  • Enquête
  • Centre de documents ou d’enregistrements

Toutefois, un site SharePoint permet de rassembler de l’information sur un même sujet alors que les applications/services sont éparpillées. Je crois qu’un site (infopedia) sera utile pour rassembler.

SITES PUBLICS (ma réflexion)

Le futur de SharePoint dans cet écosystème. Le message est que SharePoint va disparaître en arrière-plan et fondre dans les autres services. Pourtant, un des argument pour la version de SharePoint Server sont tous les sites Web publics batis avec SharePoint. Ces sites sont très personnalisés et SharePoint est utilisé comme un CMS. D’un autre côté, Office 365 se retire de l’offre du site public. Je ne distingue pas encore la stratégie à ce niveau.