La recherche dans Office 365

Je ne comprends pas pourquoi dans un site de communication (Communication Site) et un site d’équipe (Team Site), la zone de recherche ne permet pas de trouver le contenu:

  • d’une liste personnalisée *
  • des liens rapides (Quick links)
  • du calendrier *

* Décembre 2018: les éléments de ces listes se trouvent dans la recherche.

Cependant, ces listes sont pourtant indexées car lorsqu’on ouvre une de ces listes et qu’on utilise la zone de recherche, on trouve alors les éléments qui correspondent au texte cherché.

Donc lorsqu’on est sur une page, la zone de recherche cherche uniquement parmi les pages (étendue = scope) et les fichiers.

Pour chercher parmi les contacts, il faut utiliser Delve.

Sur la page d’accueil d’Office 365, il y a une zone de recherche qui cherche les fichiers dans SharePoint, OneDrive et même les fichiers attachés aux courriels!!!!

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Intelligent-Search-Discovery/Find-what-you-want-discover-what-you-need-with-personalized/ba-p/109590

 

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Désactiver des tuiles d’Office 365

Quelles sont les applications qui peuvent être désactivées dans Office 365?

Limiter la création des groupes

https://support.office.com/en-us/article/manage-who-can-create-office-365-groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618

https://support.office.com/en-us/article/office-365-groups-naming-policy-6ceca4d3-cad1-4532-9f0f-d469dfbbb552

Désactiver les services

La meilleure manière de désactiver les services est de retirer le service de la license de chaque utilisateur. On peut le réaliser avec PowerShell.

Désactiver Yammer

https://gallery.technet.microsoft.com/office/Disable-Yammer-in-Office-432f584d

On peut choisir entre Yammer ou Newsfeed: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-enterprise-social-experience-Yammer-and-Newsfeed-21954c85-4384-47d4-96c2-dfa1c9d56e66

Désactiver Video Portal

https://drewmadelung.com/disabling-office-365-video/

Désactiver Flow, PowerApps, Dynamics

http://www.learningsharepoint.com/2016/12/06/office-365-disable-microsoft-powerapps-microsoft-flow-and-dynamics-365/

Désactiver Office Store

http://www.slashadmin.co.uk/quick-tip-how-to-remove-the-office-365-store-tile-for-all-users/

Désactiver Forms

https://support.office.com/en-us/article/turn-off-or-turn-on-microsoft-forms-8dcbf3ab-f2d6-459a-b8be-8d9892132a43

Désactiver Planner

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_o365admin-mso_dep365-mso_o365b/disable-office-planner-completely/881ef767-ba4d-495c-89a2-d0e4d9c06a6b?auth=1

https://drewmadelung.com/disabling-office-365-planner-using-powershell/

Désactiver Flux d’actualités (NewsFeeds)

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/all/show-or-hide-options-no-option-to-hide-newsfeed/92c109de-c3ed-4666-bdb2-46343b6f5839

Yammer et Teams

Yammer:

  • Volume sporadique des conversations.
  • On peut lire les discussions publiques même si on n’est pas membre. Discovery.
  • Échange dans un grand groupe de personnes qui ne connaissent pas nécessairement.
  • Une réponse à une ancienne conversation place celle-ci en haut de la liste.
  • Possibilité de lire les messages récents.
  • Poll, Praise, Annoucement

Teams:

  • Volume des conversations est important. Communication en temps réelle. Velocity.
  • Il faut être membre pour lire les conversations. Peu de membres.
  • Les membres de l’équipe se connaissent et travaillent ensemble.
  • Une réponse à une ancienne conversion laisse celle-ci à sa position.
  • Consulter les activités récentes pour se tenir au courant.
  • Dans Teams, il est possible d’ajouter un onglet (tab) avec Yammer.
  • Survey/Polls: https://www.polly.ai/microsoft-teams

https://www.linkedin.com/pulse/yammer-microsoft-teams-exactly-same-kevin-crossman/

https://www.avepoint.com/blog/strategy-blog/microsoft-teams-office-365-groups-sharepoint-yammer/

Yammer et Groups

Yammer Groups

Dans Yammer, on peut créer des groupes mais ce ne sont pas des groupes Office 365. Voici les options à la création:
– Internal group
– External group
– Public access
– Private access

Gérer un groupe Yammer

https://support.office.com/en-us/article/manage-a-group-in-yammer-6e05c6d6-5548-4c88-89cd-e6757a514ef2

On peut savoir si un groupe est privé ou public, en allant sur la page de Découvrez d’autres groupes > Tous les groupes (#/groups/all) > ceux qui possèdent un cadenas sont privés.

Chaque groupe possède des administrateurs et des membres. On peut voir les administrateurs, lorsqu’on est membre du groupe, en cliquant sur Membres. Les administrateurs sont marqués par (admin) à côté de leur nom.

NOTE: Obtenir la liste de tous les groupes Yammer, indiquant s’ils sont connectés ou pas, le nom du groupe O365 (s’ils sont connectés) et les nom des administrateurs.

NOTE: Il n’y a pas de paramètres pour empêcher la création d’un groupe externe. Il faut ouvrir un billet chez Microsoft et ils pourront le bloquer.

Office 365 Connected Yammer Groups

Cependant, il est possible d’intégrer une discussion Yammer à la création d’un groupe Office 365. Il s’agit alors de ‘Office 365 Connected Yammer Groups’.

https://support.office.com/en-us/article/Yammer-and-Office-365-Groups-d8c239dc-a48b-47ab-b85e-6b4b8191a869

https://support.office.com/en-us/article/Is-my-group-in-Yammer-connected-to-Office-365-02f1c157-d2f8-4197-a5f8-2d670bba29e6?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

À vérifier: La création d’un groupe public cause un site d’équipe public. La création d’un groupe privé cause un site d’équipe privé.

ATTENTION: Lorsque les groupes O365 connectés sont activités, à la création d’un groupe par:

  • un utilisateur qui n’a pas le droit de créer des groupes O365, un groupe Yammer indépendant sera créé
  • un utilisateur qui a le droit de créer des groupes O365, un groupe connecté avec O365 sera créé

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Yammer/Converting-Yammer-groups-to-O365-Connected-Yammer-Groups/td-p/139239

Réflexion: À la création d’un nouveau Teams, il est possible de choisir un groupe O365 existant. La même option serait nécessaire avec Yammer.

CAS D’UTILISATION:

À la création d’un groupe public, tous les utilisateurs même ceux qui ne sont pas membres peuvent écrire dans le groupe de Yammer. Lorsqu’un utilisateur rejoint le groupe ‘Join’, le groupe s’affiche dans le menu de gauche et apparaît dans la liste des groupes rejoints, est-ce que ce sont les seuls avantages de ‘Join’?

Il est aussi possible de quitter un groupe.

Peut-on contrôler la création des groupes Yammer (non connectés à O365)?

Non, pour les groupes internes.

Oui, pour les groupes externes pour tous les utilisateurs.

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_yammer-mso_o365brs/how-to-prevent-users-to-create-groups-by/98e7be4f-f717-4d47-a223-a994154bcf7c?auth=1

https://yammer.uservoice.com/forums/399627-yammer/suggestions/15626478-enable-admins-to-manage-the-creation-of-new-groups

https://yammer.uservoice.com/forums/399627-yammer/suggestions/18966958-admins-to-approve-yammer-groups

Donc il faut pouvoir surveiller et supprimer les groupes inutiles. Dans l’administration de Yammer, vous avez l’option ‘Private Content Mode’ pour pouvoir contrôler tous les groupes.

Réseau externe (external network)

Pour créer un external network, il faut passer par Admin > Créer un réseau. Par défaut tous les utilisateurs peuvent le faire. Cependant cela peut être bloqué pour les admin seulement par Admin > Administration réseau.

https://docs.microsoft.com/en-us/Yammer/work-with-external-users/create-and-manage-an-external-network

https://docs.microsoft.com/fr-fr/office365/servicedescriptions/yammer-service-description/external-network-features-in-yammer

Road Map

Yammer will make SharePoint the default file location for new files uploaded to connected groups, enabling local data residency for documents, images, and videos.

https://www.microsoft.com/fr-ca/microsoft-365/roadmap?filters=&filters=&searchterms=26821

https://yammer.uservoice.com/forums/399627-yammer/

Administration de Yammer

Il faut ajouter admin à l’URL: https://www.yammer.com/domain.com/admin 

Aussi cliquez sur le rouage (voir ci-dessous) puis Administration réseau.

https://itgroove.net/oh365eh/2015/10/20/yammer-network-admin-settings-that-require-verified-admin/

Pour prendre possession d’un groupe déjà existant, il faut être un administrateur. On peut alors s’ajouter comme membre dans le groupe puis modifier ses paramètres de groupe. – À valider.

Rapports dans Yammer

Administration réseau

  • Exporter les données du réseau
  • Exporter les données de l’utilisateur

 

https://channel9.msdn.com/Shows/Mechanics/Yammer-updates–From-new-user-experiences-to-new-IT-controls

https://docs.microsoft.com/en-us/yammer/

Truc: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Yammer/Adding-Yammer-feeds-to-Microsoft-Teams/td-p/112551