Flow et ses meilleures pratiques

Flow sera formidable. Mes tests entre SharePoint Online et Flow sont concluants.

Malheureusement, il manque encore beaucoup d’actions et triggers d’où l’intérêt de demander et de voter:

https://powerusers.microsoft.com/t5/Flow-Ideas/idb-p/FlowIdeas

Par exemple, il manque le trigger sur un élément supprimé: https://powerusers.microsoft.com/t5/Flow-Ideas/Need-a-Sharepoint-trigger-when-a-list-item-is-deleted/idi-p/30050

Il manque l’action de déplacer: https://powerusers.microsoft.com/t5/Flow-Ideas/Sharepoint-Move-File/idi-p/37164

Je me pose deux questions: la protection des données et les meilleures pratiques pour rendre cette fonction disponible dans une entreprise.

Sur le premier point, Microsoft y travaille avec la notion d’environnement.

https://redmondmag.com/articles/2017/08/22/secure-sharepoint-online-workflows.aspx

Mais je ne trouve pas de documentation sur les meilleures pratiques de son implantation dans une entreprise.

Flow est un outil offert à tous les utilisateurs. Donc tout utilisateur peut créer un Flow basé sur un processus d’affaires. Si cette personne ne partage pas les droits de propriétaire avec une autre personne et qu’elle quitte l’entreprise et si le processus d’affaires est critique pour l’entreprise, il faudra penser à récupérer son Flow.

Est-ce qu’il faudrait créer une gouvernance sur les Flow qui sont névralgiques pour l’entreprise? Dans ces situations, le Flow doit être partagé avec un compte d’entreprise pour pouvoir en garder le contrôle. Vrai?

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Nouveautés SharePoint Online août et septembre 2017

Les listes de liens et des annonces ont été modernisées.- Août 2017

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Improving-SharePoint-Links-and-Announcements-lists/ba-p/92379

Les thèmes – Août 2017

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/New-site-theming-options-for-SharePoint-sites-in-Office-365/ba-p/94001

https://blogs.office.com/en-us/2017/05/16/new-sharepoint-and-onedrive-capabilities-accelerate-your-digital-transformation-2/

WebPart Group Calendar

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/New-Group-calendar-web-part-rolling-out-now/m-p/99819#M9229

Coédition dans Excel

https://blogs.office.com/en-us/2017/08/31/new-to-office-365-in-august-enriching-teamwork/

Commentaires en bas de page

https://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/39271.sharepoint-online-communication-sites.aspx

Utilisateurs externes dans Teams – Septembre 2017

https://www.windowscentral.com/guest-access-rolls-out-microsoft-teams

On attend https://www.microsoft.com/en-us/ignite/ sept 25 – 29

SharePoint Virtual Summit 2017 et SharePoint Saturday Montreal

May 16th, 2017

https://redmondmag.com/Articles/2017/05/17/SharePoint-2017-Roadmap-Plans.aspx?Page=2

Microsoft Mechanics

https://www.youtube.com/channel/UCJ9905MRHxwLZ2jeNQGIWxA

Ma première réaction: https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/05/16/nouvelles-hero-webpart-communication/

L’année dernière: https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/01/sharepoint-2016-rtm-impressions/

SharePoint Saturday in Montréal

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017

Avons-nous vraiment besoin de métadonnées ?
Louis-Philippe Vallée, GSOFT

Bridge the Cloud Divide with Hybrid Business Intelligence in SharePoint 2016 and Office 365
John White (MVP), UnlimitedViz

Construisez votre intranet avec Microsoft Office 365 sans code
Samuel Levesque (MVP)
http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017/Lists/SPSSessions/Attachments/1/SharePoint%20Saturday%20Montreal%20-%202017%20-%20Construisez%20votre%20intranet%20avec%20Microsoft%20Office%20365%20sans%20code.pdf

Déployer Microsoft Teams avec succès
Serge Tremblay (MVP), Victrix

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017/Lists/SPSSessions/Attachments/46/SharePoint%20Saturday%20Montreal%20-%202017%20-%20stremblay%20teams.pdf

Les « Bots »: prochain assistants personnels pour votre intranet?
Franck Cornu (MVP), aequos

https://spform.com/

 

 

Nouvelles, Hero WebPart et site de communication

J’ai lu, je ne sais plus où, un commentaire bien pertinent que la fonction de Team News (septembre 2016) dans les Team sites n’est pas utilisable parce qu’elle affiche toutes les nouvelles sans leur accorder un niveau d’importance. Par conséquent, l’équipe de communications d’une entreprise ne pourra pas mettre en valeur les nouvelles corporatives.

Avec le SharePoint Virtual Summit 2017, les sites de communications ont été annoncé. Ces sites contiennent pas défaut des ‘tuiles’ (Hero WebPart) tout en haut de la page d’accueil.

https://event.microsoft.com/events/2017/1705/SharepointSummit/

36 min Communications sites
43 min Hero WebPart

https://blogs.office.com/2017/05/16/sharepoint-virtual-summit-showcases-growth-innovations-and-customer-success/

Pour mettre à jour ces tuiles du Hero WebPart, il faut éditer une tuile et l’attacher à une page ou un fichier. Je crois que cette façon de faire est plus élégante que d’utiliser un flux d’approbation par l’équipe des communications.

En tout cas, les nouvelles fonctionnalités des sites de communication sont très bienvenues. Cependant, le site de communication est en fait un gabarit de site, tout autant que les sites d’équipe.

Mais on n’a pas encore de menu de navigation sérieux.

Microsoft Mechanics

https://www.youtube.com/channel/UCJ9905MRHxwLZ2jeNQGIWxA

Réf.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Reach-your-audience-via-SharePoint-communication-sites-in-Office/ba-p/70079

https://blog.hyperfish.com/sharepoint-team-news-is-much-more-than-good-news-d131e9a10aaa

Évolution

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/02/10/nouveaux-webpart-office365/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/01/sharepoint-2016-rtm-impressions/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/11/flux-conversation-yammer/

 

Champ de liste déroulante basé sur une liste personnalisée

Comment produire une liste déroulante à partir d’une liste de SharePoint. C’est un besoin qui me semble essentiel au point que cela pourrait être une fonctionnalité OOTB.

Pour le réaliser, il suffit d’ajouter le code ci-dessous dans un WebPart Éditeur de script.

Réf. https://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/1b859eca-8ab2-4410-907d-dfa03edb2d3c/how-to-fill-html-dropdown-from-clientside-with-sharepoint-list-data?forum=sharepointdevelopmentlegacy

En deuxième étape, j’adapte ce code pour que lors de la sélection d’une des options de la liste déroulante un lien s’ouvre. Le lien est en fait la page elle-même avec des paramètres dans l’URL pour filtrer des WebParts qui se trouve dans la page.

 

Et finalement, je m’assure que l’option sélectionnée est choisie au chargement de la page. Sans oublier une option ‘Tous’ pour la première entrée sur la page ou si l’utilisateur désire voir les WebParts sans filtre.

Filtrer un WebPart sur une métadonnée reliée à l’utilisateur actif

Imaginez que vous avez une liste de régions. = Liste Régions

Puis que vous avez une liste d’utilisateurs avec leur région (colonne de recherche). Un utilisateur ne peut appartenir qu’à une seule région mais une région peut contenir plusieurs utilisateurs. = Liste Utilisateurs

Ensuite, vous avez aussi une bibliothèque avec des fichiers qui sont catégorisés par région (colonne de recherche). Certains fichiers peuvent appartenir à plusieurs régions. Donc dans cette bibliothèque, nous n’avons pas l’information par utilisateur.

  1. Sur une page de composants WebPart, ajoutez 2 WebParts: Liste Utilisateurs et la bibliothèque.
  2. Créez une connexion entre les 2 WebParts sur les champs régions.

  1. Filtrez la liste des utilisateurs sur l’utilisateur actif et activez cet affichage par défaut.
  2. Cachez le WebPart de la liste d’utilisateurs.

Résultat: Lorsque vous entrez sur la page, vous ne voyez que les fichiers de votre région.

Une version plus efficace serait d’éviter la liste des utilisateurs en les ajoutant directement dans la liste des régions. Mais de cette façon, il faut s’assurer que chaque utilisateur n’apparaisse qu’une seule fois et on ne peut pas trier par la colonne Utilisateurs.

 

Filtrer et trier par les titres de colonnes

Dans une bibliothèque, les filtres et tris de colonne fonctionnent de manière semblable.

Les types de colonne à valeur unique: choix, date, recherche, personne ou groupe n’affichent que les choix qui sont utilisés dans la colonne.

Alors qu’une colonne de métadonnées gérées affiche toutes les options même si elles n’existent pas dans la colonne. Aussi, avec une colonne de métadonnée gérée, il n’est pas possible de cocher plusieurs choix en même temps.

Plus de 500 valeurs uniques

Lorsqu’une colonne contient plus de 500 valeurs uniques alors la liste des choix ne s’affiche plus mais le message ‘Afficher les choix de filtres’ (show filter choices).

En cliquant sur ‘Afficher les choix de filtres’, on obtient la liste mais il n’est plus possible d’en filtrer plusieurs en même temps (pas de cases à cocher).

Plus de 5000 fichiers

Dans une bibliothèque de plus de 5000 fichiers, on obtient le message d’erreur suivant lorsqu’on essaye de filtrer ou trier les colonnes indexées (à valeur unique) de type choix, recherche, personne ou groupe, date:

Cependant, lorsqu’on tente de filtrer ou trier une colonne de métadonnée gérée (à valeur unique) cela fonctionne sauf dans le cas où le résultat devrait montrer plus de 5000 fichiers.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/10/03/colonne-site-choix-recherche-metadonnee-geree/

Qu’est-ce que Microsoft nous prépare?

Dans une bibliothèque moderne, nous avons:

Maheureusement, avec une bibliothèque de plus de 5000 fichiers, ce panneau s’affiche avec un perpétuel ‘Loading’ 😦

mai 2017: mise à jour de ‘filter pane’

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/SharePoint-filters-pane-updates-filtering-and-metadata/ba-p/74162

À valider:

Problem about using Metadata navigation with column filters together.

https://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/ab6ac98e-2f05-4763-bdd9-51ae659d00b3/limit-of-the-number-of-list-filters-in-a-single-column?forum=sharepointgeneral