Les colonnes indexées et le seuil d’affichage

Lisez la première partie de cette série: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Je reprends la même bibliothèque contenant 10000 fichiers avec une colonne de type choix à valeur unique. Le seuil d’affichage est de 5000.

grouper-choix

J’indexe cette colonne.

Colonnes-indexees

CURIOSITÉ: L’affichage ‘Tous les documents’ ne génère pas de message d’erreur même si tous les fichiers sont récupérés (vu avec SharePoint Online). Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 1 – Affichage filtré

J’ai deux affichages filtrés: ColonneChoix = Rouge et ColonneChoix = Vert.

Quel est le comportement de la bibliothèque avec le seuil d’affichage de 5000?

  • Comme prévu l’affichage Tous les documents cause le message « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… »
  • L’affichage Vert cause le message: « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… »
  • L’affichage Rouge fonctionne.
  • Le mode Explorateur montre « Le dossier est vide ».
  • Le mode Modification rapide ne fonctionne que pour l’affichage Rouge.
  • Contenu et structure ne fonctionne que pour l’affichage Rouge.
  • Exporter vers Excel fonctionne pour les affichages Tous les documents et Rouge. Pour l’affichage Vert cela ne fonctionne pas.

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 2 – Affichage groupé ou trié

Sur la même bibliothèque, je créé quatre affichages sans aucun filtre.

  • Groupé sur la colonne ColonneChoix (indexé)
  • Trié sur la colonne ColonneChoix (indexé)

NOTE: Ces affichages renvoient 10K fichiers. Exporter vers Excel fonctionne avec ces 2 affichages.

Les utilisateurs ne peuvent visualiser aucun de ces affichages « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… »

En effet, lors de la création des affichages, seul le filtre montre les colonnes indexées:

filtre-colonne-indexee

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 3 – Limiter le nombre d’éléments

Si on indexe la colonne ‘Modifié’ par exemple et qu’on trie par ordre du plus récent, même si on active de ne montrer que 30 éléments, on obtiendra le message de seuil d’affichage.

limiter-30-elements

Donc la seule façon d’afficher les plus récents est d’ajouter un filtre sur la date, par exemple:

filtrer-30jours

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 4 – Les totaux

L’affichage filtré Rouge avec un compteur sur le nom du fichier fonctionne.

EXPÉRIENCE no 5 – Indexer une colonne au-delà du seuil d’affichage

Si on essaie d’ajouter une colonne indexée après que la liste dépasse le seuil d’affichage, voici le message obtenu: L’opération sollicitée est interdite car elle dépasse le seuil d’affichage des listes appliqué par l’administrateur.

Donc il faut augmenter le seuil d’affichage temporairement afin d’indexer une colonne.

SharePoint Online: Je peux indexer une colonne au-delà du seuil l’affichage.

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 6

Quelles colonnes peuvent être indexées? Nous savons que la navigation par métadonnées active automatiquement l’indexation, quel est le comportement alors?

Voir Indexer les colonnes et la navigation par métadonnées et Plus sur indexer les colonnes et la navigation par métadonnées

CONCLUSION:

L’indexation d’une colonne permet d’afficher seulement les affichages qui contiennent moins de 5000 fichiers. Il n’y a pas de miracle 😦

Réf.

http://apmblog.compuware.com/2009/01/28/sharepoint-list-performance-how-list-column-indices-really-work-under-the-hood/

http://shareden.blogspot.ca/2012/07/experimenting-with-large-sharepoint.html

http://iedaddy.com/2010/11/sharepoint-2010indexing-columns-in-a-sharepoint-list/

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Les affichages et le seuil d’affichage

Lisez la première partie de cette série: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Tout d’abord, j’ai légèrement modifié le script qui génère (‘popule’) les fichiers pour:

  • Ajouter une valeur dans un champ
    $spFile.Item[« ColonneChoix »] = « Rouge »
    $spFile.Item.Update()

EXPÉRIENCE

Dans une bibliothèque, je créé:

  • une colonne, nommée ColonneChoix, qui est une colonne de type choix à valeur unique, les fichiers sont répartis au hasard et non uniformément parmi les couleurs Bleu, Jaune, Rouge, Vert
  • ColonneChoix n’est pas indexée
  • avec un affichage trié pour chaque couleur
  • avec un affichage groupé par couleur

grouper-choix

Que voit un utilisateur?

1) Tous les affichages (Tous les documents, filtré Bleu, filtré Rouge, groupé par couleur) produisent « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… » parce que le seuil d’affichage est de 5000.

2) Le Mode Explorateur montre « Le dossier est vide ».

3) Le Mode Modification rapide est désactivé.

4) Contenu et structure ne fonctionne pas: Il n’y aucun élément à représenter dans cet affichage.

5) Exporter vers Excel permet de mettre dans Excel les 10 000 fichiers par l’affichage Tous les documents. Mais cause un message d’erreur lorsqu’on essaie d’exporter vers Excel l’affichage filtré Rouge ou Bleu.

Impossible-Excel

Voir ma vidéo sur YouTube.

CURIOSITÉ: Si on créé un affichage de tous les fichiers sans tri (ou avec tri sur ID) ni filtre avec  ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’, on n’obtient pas le message ‘Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage’.

CURIOSITÉ: L’affichage ‘Tous les documents’ ne génère pas le message d’erreur. Dans cet affichage, il y a seulement un tri par ‘Nom (utilisé dans les formulaires)’. Si je créé un nouvel affichage avec le même tri, il va aussi fonctionner. (Testé avec SharePoint Online)

TRUC AVEC L’ID: Comme l’ID est indexé par défaut, il est possible de créer un affichage avec ID >100 et ID <200 pour voir une partie des fichiers.

 

Les dossiers et le seuil d’affichage

Lisez la première partie de cette série: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Expérience no 1:

Voici ce que j’ai créé comme structure pour tester (la colonne ColonneChoix est de type choix à valeur unique):

La bibliothèque contient 100 dossiers.

grosse-biblio-dossiers

À l’intérieur, sont répartis environ 100 fichiers par dossier.

seuil-dossiers

Chaque fichier est associé à une couleur de manière aléatoire mais les proportions sont très différentes. La ColonneChoix n’est pas indexée.

grouper-dossiers

Dans un des dossiers, voici un exemple de répartition des fichiers:

grouper-un-dossier

Un utilisateur expérimente les comportements suivants:

  • Il peut ouvrir la bibliothèque et voir les dossiers. Il peut ouvrir chacun des dossiers.
  • Il obtient le message « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… » pour tous les affichages filtrés sur la couleur avec sans dossier.
  • Il obtient le message « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… » pour l’affichage groupé par couleur sans dossier. Et cela même s’il rentre dans un des dossiers. L’affichage groupé avec les dossiers permet de voir un dossier à la fois.
  • Il peut utiliser le mode Explorateur Windows.
  • La Modification rapide est disponible lorsque l’utilisateur ouvre un dossier à la fois.
  • Contenu et structure fonctionne sauf pour les affichages filtrés sur les couleurs.
  • Il peut exporter vers Excel toute la bibliothèque. Il obtient alors un tableau avec les 10100 fichiers.

CURIEUX – à comprendre…

L’affichage de tous les fichiers ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ sans aucun tri ne génère pas le message d’erreur de grande liste. Est-ce que c’est parce que les ID sont en ordre? Est-ce que c’est dû à une particularité des fichiers générés de manière artificielle? Aussi, dès qu’on ajoute un tri, cet affichage génère ‘Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage’.

Tous-Sans-Dossier-Index

Voir ma vidéo sur YouTube (SharePoint Online, janvier 2017).

Expérience no 2:

À ne pas oublier! Si on créé un nombre de dossiers dépassant le seuil d’affichage, on obtient également le message « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage… ». Donc pas plus de 5000 dossiers au 1e niveau (dans la situation par défaut où le seuil est à 5000).

https://camerondwyer.wordpress.com/2013/11/06/sharepoint-powershell-how-to-create-sharepoint-library-folders-for-loadperformance-testing/

Réflexion:Quelles sont les difficultés de subdiviser par dossier?

  • Trouver une subdivision par dossier avec un contenu équilibré. S’assurer que chaque dossier ne contiendra pas plus de 5000 fichiers.
  • Trouver une répartition par dossier où il est très rarement nécessaire de déplacer d’un dossier à l’autre. Donc cela ne peut pas être un champ comme le statut par exemple. Des dossiers sur des intervalles de date de création fonctionnent bien.

Poursuivre avec la lecture de: Dossiers avec une colonne indexée, la navigation par métadonnées et filtre

Et les ensembles de documents (document sets) ?