Avantages et pièges de l’extraction

Avantages de l’extraction

  • Permet de voir les fichiers extraits grâce à la flèche verte.
  • Permet de contrôler quand les autres utilisateurs vont voir les changements apportés au fichier (au moment de l’archivage seulement).
  • Permet d’émuler « Lecture seule » de l’Explorateur Windows.
  • Permet de limiter le nombre de versions conservées lorsque les versions mineurs et majeurs ainsi que l’extraction sont activées.
  • Permet de choisir de travailler sur les fichiers en mode local ou sur le serveur (SharePoint 2007, 2010).
  • Permet de réserver un fichier même si on ne l’a pas ouvert en modification (SharePoint 2007).
  • À partir de SharePoint 2010 (avec Office 2010), permet de bloquer la coédition.
  • Permet de créer un enregistrement avec une extraction vers le compte système.
  • Surtout permet de réserver une page pour éviter un conflit à l’enregistrement. Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/18/conflit-enregistrer-plusieurs-utilisateurs/

Extraire/Archiver en Anglais Check out/Check in

Pourquoi les utilisateurs oublient d’archiver?

Cela arrivera plus fréquemment dans les bibliothèques où l’extraction est obligatoire. Il y a le cas le plus évident lorsque la fenêtre « Voulez-vous les archiver maintenant? » apparaît et si l’utilisateur ne sait pas de quoi il s’agit il va simplement choisir Non. archiver-maintenant Aussi, si l’utilisateur modifie le fichier et décide de ne pas enregistrer ses changements à la fermeture, il obtiendra le message « Voulez-vous annuler l’extraction pour permettre à d’autres personnes de modifier le document? ». L’utilisateur risque aussi de répondre Non lorsqu’il ne comprend pas la question. en-cours-extraction Par conséquent, il faut éduquer les utilisateurs sur les notions d’extraction et d’archivage. Ensuite, il y a un autre cas de figure: 1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait un fichier. 2) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître! Pourtant le fichier sera extrait.

Je n’arrive plus à reproduire ce cas de figure:
1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait en choisissant dossier Brouillons local.
2) Il modifie le fichier puis l’enregistre.
3) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître!

Lire la suite Gérer les fichiers extraits (Blogger).

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Sources d’inspiration

http://www.sharepointanalysthq.com/2012/05/why-sharepoint-intranet-projects-go-wrong/

SharePoint as a development platform
« My approach to future planning has always been on the pragmatic side: focus on what the technology can do today, not on what may be coming « soon. » You’ll get more done. » Christian Buckley
Intranets
Watson de IBM
Architecture d’information:

Pourquoi les dossiers nous manquent

Oui, on le sait qu’il faut utiliser des métadonnées à la place des dossiers dans SharePoint. Mais, pourquoi est-ce que les dossiers nous manquent des fois?

Dans cet article, on distingue 3 possibilités: 1) SharePoint avec une bibliothèque sans dossier. 2) SharePoint avec une bibliothèque avec dossier. 3) Dossiers et fichiers dans les lecteurs partagés (shared drives).

Les irritants quand on n’utilise pas les dossiers dans une bibliothèque de SharePoint:

1) Dans une bibliothèque sans dossier, tous les fichiers doivent avoir des noms différents.

– D’un dossier à l’autre, il est possible de mettre le même nom de fichier (Vrai dans SharePoint et les lecteurs partagés).

2) Dans une bibliothèque, si on veut diriger des utilisateurs vers une certaine catégorie de fichiers, il faut les diriger vers un affichage (permanent ou temporaire).

– Il est possible d’envoyer le lien vers un dossier (Vrai dans SharePoint) – à valider lecteurs partagés.

3) Dans une bibliothèque sans dossier, si on veut copier une catégorie de fichiers sur une clé USB par exemple, il faut élaborer un mécanisme assez complexe: a) Créer un affichage b) Créer une bibliothèque temporaire c) Copier les fichiers à l’aide de Gérer le contenu et la structure d) Déplacer les fichiers avec le mode Explorateur.

4) On peut atteindre le seuil d’affichage de 5000 fichiers.

Les limitations des métadonnées peuvent aussi nous pousser à préférer les dossiers:

5) Généralement, un collaborateur devra demander au propriétaire (Contrôle total) d’ajouter un nouveau choix de métadonnées. Une nouveauté dans SharePoint 2013: le niveau d’autorisations Modification

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/11/18/modification-collaboration-membres/

– Il n’y a pas de restriction particulière à la création de dossiers dans les lecteurs partagés.

6) Il n’est pas possible d’activer une sécurité particulière selon des métadonnées.

– Il faut utiliser des dossiers dans SharePoint.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7106400-column-row-level-security

7) Dans les résultats de la recherche, on ne voit pas les métadonnées du fichier trouvé. Ceci a été amélioré avec SharePoint 2013.

8) Lorsqu’on met à jour une métadonnée, la date de dernière modification change. Donc la date de dernière modification a changé même si le fichier n’a pas été modifié.

– Lorsqu’on déplace un fichier d’un dossier à un autre, sa date de modification ne change pas!

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7693932-display-the-date-time-when-the-file-content-was-la

9) Il n’est possible que d’obtenir un affichage avec un regroupement à 2 niveaux uniquement. Ni un tri de plus de 2 d’ailleurs.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7102122-more-than-2-levels-of-group-by

– Une telle limite de sous-dossiers n’existe pas.

10) En mode Explorateur Windows, on ne voit pas les métadonnées.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7196959-integrate-sharepoint-metadata-views-with-Windows

11) Lorsqu’on glisse (drag & drop) des fichiers dans une bibliothèque, on n’a pas la fenêtre pour mettre à jour les métadonnées.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7192842-enable-the-edit-properties-dialog-when-uploading-d

12) Dans un affichage ‘Grouper par’, il n’est pas possible de glisser les fichiers d’une métadonnée à l’autre comme on pourrait le faire avec des dossiers.

L’expérience des lecteurs partagés est tellement plus uniforme :

13) Copier et déplacer des fichiers d’un dossier à l’autre est compliqué ou impossible dans le navigateur.

– Dans l’Explorateur Windows, on peut le faire facilement sur les lecteurs partagés.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8048484-move-documents-between-folders

14) La navigation vers le dossier supérieur n’est pas conviviale.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7081553-make-an-easier-way-to-navigate-up-when-you-are-in

15) Enregistrer directement dans une bibliothèque de SharePoint est pénible.

L’enregistrement directement dans les dossiers des lecteurs partagés demande moins d’efforts.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/17/enregistrer-telecharger-fichiers/

16) La façon dont les fichiers s’ouvrent lorsqu’ils se trouvent dans une biblio de SharePoint est très difficilement contrôlable: ouverture dans l’application cliente, ouverture dans le navigateur, choix de l’application cliente. Il faut le configurer soit sur le serveur, soit dans le navigateur.

– Dans l’Explorateur Windows, lorsqu’on clique avec le bouton droit sur un fichier, on peut choisir Ouvrir avec pour spécifier avec quel programme le fichier va s’ouvrir.

Voir aussi http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/11/dossier-type-contenu-metadonnees.html

Réf.
http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/8680.sharepoint-2010-best-practices-folders-not-necessarily-considered-evil.aspx

Avantages des métadonnées:
– Même si les métadonnées changent l’URL du fichier ne change pas.
http://fr.slideshare.net/bobbyschang/10-reasons-to-avoid-folders-in-share-point-spsvb

– Avec les métadonnées, on peut créer un affichage. Et cet affichage peut être choisi sur un WebPart. On ne peut pas ajouter un affichage vers un dossier (donc on ne peut pas voir le contenu d’un dossier seulement sur la page d’accueil par exemple).

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/30/retour-dossier-metadonnee-fichier/

Découverte:

Je savais qu’on pouvait créer une alerte sur un affichage filtré. Et je découvre qu’on peut aussi créer une alerte sur un dossier (il faut : cocher le dossier > onglet Fichiers > M’avertir > Définir une alerte sur ce document).

Différences et nouveautés de SharePoint 2013

Je vais mettre à jour cette liste au fur et à mesure que je vais découvrir des différences.

La liste des tâches
http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2013/06/evolution-liste-taches.html

Le forum de discussion a enfin évolué

Paramètres d’évaluation

À la découverte du site communautaire

La connexion au portail ne peut pas être utilisée
https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/10/21/connexion-au-site-portail/

La bibliothèque de diapositives a disparu: http://techtrainingnotes.blogspot.ca/2012/11/finding-missing-sharepoint-2013-slide.html
Pourtant: http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/utiliser-une-bibliotheque-de-diapositives-HA102841684.aspx

La liste d’états n’existe plus: http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2011/11/cas-dutilisation-la-liste-detats.html

Voir http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-help/discontinued-features-and-modified-functionality-in-microsoft-sharepoint-2013-HA102892827.aspx