Oui, on le sait qu’il faut utiliser des métadonnées à la place des dossiers dans SharePoint. Mais, pourquoi est-ce que les dossiers nous manquent des fois?
Dans cet article, on distingue 3 possibilités: 1) SharePoint avec une bibliothèque sans dossier. 2) SharePoint avec une bibliothèque avec dossier. 3) Dossiers et fichiers dans les lecteurs partagés (shared drives).
Les irritants quand on n’utilise pas les dossiers dans une bibliothèque de SharePoint:
1) Dans une bibliothèque sans dossier, tous les fichiers doivent avoir des noms différents.
– D’un dossier à l’autre, il est possible de mettre le même nom de fichier (Vrai dans SharePoint et les lecteurs partagés).
2) Dans une bibliothèque, si on veut diriger des utilisateurs vers une certaine catégorie de fichiers, il faut les diriger vers un affichage (permanent ou temporaire).
– Il est possible d’envoyer le lien vers un dossier (Vrai dans SharePoint) – à valider lecteurs partagés.
3) Dans une bibliothèque sans dossier, si on veut copier une catégorie de fichiers sur une clé USB par exemple, il faut élaborer un mécanisme assez complexe: a) Créer un affichage b) Créer une bibliothèque temporaire c) Copier les fichiers à l’aide de Gérer le contenu et la structure d) Déplacer les fichiers avec le mode Explorateur.
4) On peut atteindre le seuil d’affichage de 5000 fichiers.
Les limitations des métadonnées peuvent aussi nous pousser à préférer les dossiers:
5) Généralement, un collaborateur devra demander au propriétaire (Contrôle total) d’ajouter un nouveau choix de métadonnées. Une nouveauté dans SharePoint 2013: le niveau d’autorisations Modification
https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/11/18/modification-collaboration-membres/
– Il n’y a pas de restriction particulière à la création de dossiers dans les lecteurs partagés.
6) Il n’est pas possible d’activer une sécurité particulière selon des métadonnées.
– Il faut utiliser des dossiers dans SharePoint.
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7106400-column-row-level-security
7) Dans les résultats de la recherche, on ne voit pas les métadonnées du fichier trouvé. Ceci a été amélioré avec SharePoint 2013.
8) Lorsqu’on met à jour une métadonnée, la date de dernière modification change. Donc la date de dernière modification a changé même si le fichier n’a pas été modifié.
– Lorsqu’on déplace un fichier d’un dossier à un autre, sa date de modification ne change pas!
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7693932-display-the-date-time-when-the-file-content-was-la
9) Il n’est possible que d’obtenir un affichage avec un regroupement à 2 niveaux uniquement. Ni un tri de plus de 2 d’ailleurs.
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7102122-more-than-2-levels-of-group-by
– Une telle limite de sous-dossiers n’existe pas.
10) En mode Explorateur Windows, on ne voit pas les métadonnées.
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7196959-integrate-sharepoint-metadata-views-with-Windows
11) Lorsqu’on glisse (drag & drop) des fichiers dans une bibliothèque, on n’a pas la fenêtre pour mettre à jour les métadonnées.
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7192842-enable-the-edit-properties-dialog-when-uploading-d
12) Dans un affichage ‘Grouper par’, il n’est pas possible de glisser les fichiers d’une métadonnée à l’autre comme on pourrait le faire avec des dossiers.
L’expérience des lecteurs partagés est tellement plus uniforme :
13) Copier et déplacer des fichiers d’un dossier à l’autre est compliqué ou impossible dans le navigateur.
– Dans l’Explorateur Windows, on peut le faire facilement sur les lecteurs partagés.
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8048484-move-documents-between-folders
14) La navigation vers le dossier supérieur n’est pas conviviale.
http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7081553-make-an-easier-way-to-navigate-up-when-you-are-in
15) Enregistrer directement dans une bibliothèque de SharePoint est pénible.
L’enregistrement directement dans les dossiers des lecteurs partagés demande moins d’efforts.
https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/17/enregistrer-telecharger-fichiers/
16) La façon dont les fichiers s’ouvrent lorsqu’ils se trouvent dans une biblio de SharePoint est très difficilement contrôlable: ouverture dans l’application cliente, ouverture dans le navigateur, choix de l’application cliente. Il faut le configurer soit sur le serveur, soit dans le navigateur.
– Dans l’Explorateur Windows, lorsqu’on clique avec le bouton droit sur un fichier, on peut choisir Ouvrir avec pour spécifier avec quel programme le fichier va s’ouvrir.
Voir aussi http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/11/dossier-type-contenu-metadonnees.html
Réf.
http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/8680.sharepoint-2010-best-practices-folders-not-necessarily-considered-evil.aspx
Avantages des métadonnées:
– Même si les métadonnées changent l’URL du fichier ne change pas.
http://fr.slideshare.net/bobbyschang/10-reasons-to-avoid-folders-in-share-point-spsvb
– Avec les métadonnées, on peut créer un affichage. Et cet affichage peut être choisi sur un WebPart. On ne peut pas ajouter un affichage vers un dossier (donc on ne peut pas voir le contenu d’un dossier seulement sur la page d’accueil par exemple).
https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/30/retour-dossier-metadonnee-fichier/
Découverte:
Je savais qu’on pouvait créer une alerte sur un affichage filtré. Et je découvre qu’on peut aussi créer une alerte sur un dossier (il faut : cocher le dossier > onglet Fichiers > M’avertir > Définir une alerte sur ce document).
Aussi, si l’utilisateur modifie le fichier et décide de ne pas enregistrer ses changements à la fermeture, il obtiendra le message « Voulez-vous annuler l’extraction pour permettre à d’autres personnes de modifier le document? ». L’utilisateur risque aussi de répondre Non lorsqu’il ne comprend pas la question. 
Par conséquent, il faut éduquer les utilisateurs sur les notions d’extraction et d’archivage. Ensuite, il y a un autre cas de figure: 1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait un fichier. 2) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître! Pourtant le fichier sera extrait.
KTNN SharePoint 