Event-based (event-driven) retention
Trigger = déclencheur
Event Based Retention – Preparing the Environment (youtube.com)
Implementing Event-Based Retention (youtube.com)
KQL Keyword Query Language (not CAML)
Propriété Asset ID
C’est possible de créer un type d’événement (event type) au moment de la création d’une étiquette (standard ou enregistrement). Un type d’événement est constitué d’un nom et de sa description.
Tous les types d’événement existants se trouvent dans la section Records management > Manage event type. Trois types d’événement sont proposés par défaut par Microsoft: Employee activity, Expiration or termination of contracts and agreements, Product lifetime.
Au moment où l’événement se produit, il faut aller dans Records management, pour créer un nouvel événement.
QUESTION: est-ce que ‘Records Management’ est nécessaire pour travailler avec des événements et des types d’événement?
À la création de l’événement, c’est lors de l’étape suivante que l’on associe l’événement à un type d’événement.
ATTENTION: il ne faut pas laisser les boîtes ci-dessus vides sans requête car la disposition de tous les fichiers associés aux étiquettes avec le type d’événement sera enclenchée.
Plusieurs étiquettes –> Type d’événement + Asset ID –> Événement (requête pour spécifier quel AssetID)
Étiquette de rétention basée sur un événement
Lorsqu’on applique une étiquette basée sur un événement sur un fichier, le champ ‘Asset ID’ est automatiquement ajouté. Cette colonne s’appelle ‘Compliance Asset ID’ dans l’affichage.
Étiquette basé sur un événement > déclenché par AssetID + Date
SharePoint custom metadata and Event-based Retention – Joanne C Klein
In the past, you could use REST APIs to automate the events. This method is now deprecated and no longer works. Instead, use Microsoft Graph API.
L’étape 8 de l’article de Joanne C Klein est mis à jour dans cet article SharePoint Custom Metadata Event-Based Retention with MSGraph and PowerAutomate | KTNN SharePoint (wordpress.com)
Use the Microsoft Graph records management API – Microsoft Graph v1.0 | Microsoft Learn
Graph Explorer
https://developer.microsoft.com/en-us/graph/graph-explorer
https://graph.microsoft.com/beta/security/labels/retentionLabels
Est-ce qu’on pourrait utiliser un seul type d’événement (event type) pour toutes les étiquettes? En fait, théoriquement oui à condition que tous les ‘Asset ID’ soient uniques par étiquette.
Exemple de event-based retention + auto-apply: Use retention labels to manage SharePoint document lifecycle | Microsoft Learn
Start retention when an event occurs | Microsoft Learn
Exemple à tester
1) Création de 200 politiques de rétention (event-based) P et S
- Création de près de 200 types d’événement, à moins qu’un même déclencheur soit utilisé par plusieurs étiquettes
2) Création
une métadonnées gérée (banque de termes) avec toute la classification
100 colonnes de site avec la classification spécifique à un type de contenu (ens de docs)
une colonne de site AssetID
une colonne de site Date de déclenchement
3) Création de 100 P types de contenu (ens de docs) avec code de classification (rétention) + AssetID + Date de déclenchement / basé sur le type d’événement
- Création de 100 S types de contenu (ens de docs) avec code de classification (rétention) + AssetID, sans date de déclenchement
4) Ajouter les types de contenu (ens de docs) sur les bibliothèques – effectué au besoin par les utilisateurs
5) Les utilisateurs créent les dossiers (ens docs) en y ajoutant les métadonnées (code de classification et AssetID)
6) Appliquer l’étiquette de rétention P et S selon le code de classification (auto apply). Il faut créer 200 mécanismes de auto-apply, un pour chaque étiquette.
7) Le propriétaire principal inscrit une date sur un dossier. Un flux Power Automate démarre pour créer un événement (date, AssetID, rétention).
Questions:
- transformer un dossier en ens de docs
- permet des dossiers uniquement et non des fichiers
- est-ce qu’il pourrait y avoir plusieurs dossiers principaux dans des sites différents?
Variante
3) Pas de date
7) Tableau avec les colonnes: code de classification + asset ID + Date – le propriétaire principal remplit le tableau pour déclancher le flux qui démarre d’événement
KTNN SharePoint 