À propos de KTNN

SharePoint à Montréal.

Office 365 à retenir

Pour y revenir…

http://periodictableofoffice365.azurewebsites.net/#/office365/en

https://sharepointmaven.com/6-ways-check-sharepoint-usage-reports/

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365/Back-up-tools-for-Office-365/td-p/3084

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/SharePoint-Content-Services-January-2018-Update/ba-p/150604

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Groupes Office 365

Quels sont les paramètres des groupes?

Privacy:
. Public – Anyone can see group content
. Private – Only members can see group content

Une fois le groupe créé, on ne peut plus changer de public à privé ou vis versa par l’Office Admin Center. Il semble qu’on puisse le changer par Outlook??

. Send copies of group conversations and events to group members’ inboxes
. Let people outside the organization email the group

. Photo of group

> Owners
> Members

Le groupe peut aussi contenir des ‘Guests’. Et il faut noter qu’il ne contient pas de ‘Visiteurs’ (Visitors) sauf lorsque le groupe est public mais alors c’est tout le monde.

https://support.office.com/en-us/article/Learn-about-Office-365-groups-b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2

Il n’est pas possible d’ajouter des groupes de sécurité dans des groupes O365.

Si je suis propriétaire d’un groupe, comment est-ce que je peux changer les membres ou les propriétaires?

Un administrateur peut modifier les groupes dans Office Admin Center. Testé: après la création par Office Admin Center, le propriétaire peut gérer les membres à partir de Stream et Outlook.

Dans Stream, le propriétaire du groupe peut aller à My content > My groups > Membership.

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/portal-manage-groups

Dans Outlook:

https://support.office.com/en-us/article/add-and-remove-group-members-in-outlook-3b650f4a-5c9b-4f94-a1bb-0cca4b1091de

Le propriétaire du groupe ne peut le modifier que dans l’Appli (testé avec Outlook, Stream) où le groupe a été créé. Je ne comprends pas pourquoi?

Comment est organisée la sécurité d’un site d’équipe (Team site) en lien avec le groupe O365?

À la création d’un site d’équipe public:

  • Le groupe O365 est administrateur de la collection de sites. En fait, il s’agit des propriétaires du groupe O365 qui sont admin de coll de sites.
  • Dans le groupe SharePoint Membres, il y a le groupe O365 ainsi que Everyone except external users.

À partir du site d’équipe, le propriétaire peut ajouter des membres mais je ne vois pas comment ajouter un autre propriétaire.

Est-ce que les paramètres de demande d’accès sont fonctionnels?

À la création d’un Teams, on a l’option de ‘Create a team from an existing Office 365 group’.

Conseil: Il est préférable de créer le Teams sans accent comme cela le courriel et la collection de sites du groupe O365 sont lisibles (les espaces et les lettres accentuées sont éliminées). Il est possible de renommer le Teams par la suite et cela ne changera pas le site et le courriel du groupe O365.

Comment est organisée la sécurité d’un Teams en lien avec le groupe O365?

  • Le propriétaire qui a créé le Teams ne voit pas ‘Paramètres avancés des autorisations’.
  • Il n’a pas accès non plus à _layouts/15/user.aspx ni à _layouts/15/mngsiteadmin.aspx .
  • Qui est l’administrateur de cette collection de sites?
  • Un utilisateur, qui n’est pas membre d’un Teams public, ne voit pas le Teams dans sa liste. Il peut le trouver en faisant une recherche par la zone de recherche. Il peut alors cliquer sur ‘Joint Team’. L’équipe s’ajoute dans le menu de gauche.Il pourrait ‘Leave the team’ éventuellement. Hum, donc contrairement à Yammer, il faut être membre pour pouvoir communiquer dans une équipe.

Un seul groupe O365 pour Stream, Yammer, Teams, est-ce possible?

1) Je créé le groupe dans le centre d’admin.

  • Je le vois et je peux l’utiliser dans Stream.
  • Je ne peux pas le réutiliser dans Yammer.
  • Je peux créer un Teams basé sur ce groupe existant.

2) Je créé le groupe dans Yammer.

  • Je ne peux pas l’utiliser dans Stream.
  • Je ne peux pas créer un Teams basé sur ce groupe (ce qui est compréhension car il faut choisir entre Yammer et Teams).
  • Le groupe existe dans le centre d’admin.
  • Je ne le vois pas dans Outlook.

 

À lire plus:

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/11/14/groups-collections-sites/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2018/01/03/yammer-groups/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/12/20/stream-chaines-groupes/

Réf.

https://www.sherweb.com/blog/office-365-groups/

 

La recherche dans Office 365

Je ne comprends pas pourquoi dans un site de communication (Communication Site) et un site d’équipe (Team Site), la zone de recherche ne permet pas de trouver le contenu:

  • d’une liste personnalisée
  • des liens rapides (Quick links)
  • du calendrier

Cependant, ces listes sont pourtant indexées car lorsqu’on ouvre une de ces listes et qu’on utilise la zone de recherche, on trouve alors les éléments qui correspondent au texte cherché.

Donc lorsqu’on est sur une page, la zone de recherche cherche uniquement parmi les pages (étendue = scope) et les fichiers.

Pour chercher parmi les contacts, il faut utiliser Delve.

Sur la page d’accueil d’Office 365, il y a une zone de recherche qui cherche les fichiers dans SharePoint, OneDrive et même les fichiers attachés aux courriels!!!!

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Intelligent-Search-Discovery/Find-what-you-want-discover-what-you-need-with-personalized/ba-p/109590

 

Désactiver des tuiles d’Office 365

Quelles sont les applications qui peuvent être désactivées dans Office 365?

Limiter la création des groupes

https://support.office.com/en-us/article/manage-who-can-create-office-365-groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618

https://support.office.com/en-us/article/office-365-groups-naming-policy-6ceca4d3-cad1-4532-9f0f-d469dfbbb552

Désactiver Yammer

https://gallery.technet.microsoft.com/office/Disable-Yammer-in-Office-432f584d

On peut choisir entre Yammer ou Newsfeed: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-enterprise-social-experience-Yammer-and-Newsfeed-21954c85-4384-47d4-96c2-dfa1c9d56e66

Désactiver Video Portal

https://drewmadelung.com/disabling-office-365-video/

Désactiver Flow, PowerApps, Dynamics

http://www.learningsharepoint.com/2016/12/06/office-365-disable-microsoft-powerapps-microsoft-flow-and-dynamics-365/

Désactiver Office Store

http://www.slashadmin.co.uk/quick-tip-how-to-remove-the-office-365-store-tile-for-all-users/

Désactiver Forms

https://support.office.com/en-us/article/turn-off-or-turn-on-microsoft-forms-8dcbf3ab-f2d6-459a-b8be-8d9892132a43

 

Désactiver Planner

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_o365admin-mso_dep365-mso_o365b/disable-office-planner-completely/881ef767-ba4d-495c-89a2-d0e4d9c06a6b?auth=1

https://drewmadelung.com/disabling-office-365-planner-using-powershell/

Désactiver Flux d’actualités (NewsFeeds)

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/all/show-or-hide-options-no-option-to-hide-newsfeed/92c109de-c3ed-4666-bdb2-46343b6f5839

Notes:

  • Sites de communication pas de fonctions de publications
  • Pour supprimer un site d’équipe: Settings > Site Information > Delete site.

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/solution-guidance/implement-a-sharepoint-site-classification-solution

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Now-move-files-anywhere-in-Office-365-SharePoint-and-OneDrive/ba-p/146973

 

 

Yammer et Teams

Yammer:

  • Volume sporadique des conversations.
  • On peut lire les discussions publiques même si on n’est pas membre. Discovery.
  • Échange dans un grand groupe de personnes qui ne connaissent pas nécessairement.
  • Une réponse à une ancienne conversation place celle-ci en haut de la liste.
  • Possibilité de lire les messages récents.
  • Poll, Praise, Annoucement

Teams:

  • Volume des conversations est important. Communication en temps réelle. Velocity.
  • Il faut être membre pour lire les conversations. Peu de membres.
  • Les membres de l’équipe se connaissent et travaillent ensemble.
  • Une réponse à une ancienne conversion laisse celle-ci à sa position.
  • Consulter les activités récentes pour se tenir au courant.
  • Dans Teams, il est possible d’ajouter un onglet (tab) avec Yammer.
  • Survey/Polls: https://www.polly.ai/microsoft-teams

https://www.linkedin.com/pulse/yammer-microsoft-teams-exactly-same-kevin-crossman/

https://www.avepoint.com/blog/strategy-blog/microsoft-teams-office-365-groups-sharepoint-yammer/

Yammer et Groups

Yammer Groups

Dans Yammer, on peut créer des groupes mais ce ne sont pas des groupes Office 365. Voici les options à la création:
– Internal group
– External group
– Public access
– Private access

Office 365 Connected Yammer Groups

Cependant, il est possible d’intégrer une discussion Yammer à la création d’un groupe Office 365. Il s’agit alors de ‘Office 365 Connected Yammer Groups’.

https://support.office.com/en-us/article/Yammer-and-Office-365-Groups-d8c239dc-a48b-47ab-b85e-6b4b8191a869

https://support.office.com/en-us/article/Is-my-group-in-Yammer-connected-to-Office-365-02f1c157-d2f8-4197-a5f8-2d670bba29e6?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

CAS D’UTILISATION:

À la création d’un groupe public, tous les utilisateurs même ceux qui ne sont pas membres peuvent écrire dans le groupe de Yammer. Lorsqu’un utilisateur rejoint le groupe ‘Join’, le groupe s’affiche dans le menu de gauche et apparaît dans la liste des groupes rejoints, est-ce que ce sont les seuls avantages de ‘Join’?

Il est aussi possible de quitter un groupe.

Peut-on contrôler la création des groupes Yammer (non connectés à O365)?

Non, pour les groupes internes.

Oui, pour les groupes externes pour tous les utilisateurs.

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_yammer-mso_o365brs/how-to-prevent-users-to-create-groups-by/98e7be4f-f717-4d47-a223-a994154bcf7c?auth=1

https://yammer.uservoice.com/forums/399627-yammer/suggestions/15626478-enable-admins-to-manage-the-creation-of-new-groups

Donc il faut pouvoir surveiller et supprimer les groupes inutiles. Dans l’administration de Yammer, vous avez l’option ‘Private Content Mode’ pour pouvoir contrôler tous les groupes.

Et c’est quoi cette notion de Network?

https://channel9.msdn.com/Shows/Mechanics/Yammer-updates–From-new-user-experiences-to-new-IT-controls

Stream, chaînes et groupes

Pourquoi peut-on créer une chaîne ou un groupe dans Stream?

Comment contrôler l’utilisation de Stream?

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/groups-channels-organization

Chaînes

Dans Stream, si vous limitez à certaines personnes seulement la possibilité de créer des chaînes, vous limitez en même temps le chargement des vidéos à ces personnes. https://docs.microsoft.com/en-us/stream/restrict-uploaders Ce serait mieux de pouvoir distinguer les deux mais puisque ce n’est pas possible alors il faut:

  • ajouter une politique d’entreprise concernant les vidéos
  • surveiller la création des chaînes et supprimer lorsqu’elles ne sont plus utilisées

À la création d’une chaîne, voici les options disponibles:

Groupes

Si on créé un groupe, il s’agit bien d’un groupe Office 365, le groupe est énuméré dans le centre d’administration.

À la création d’un groupe, voici les options disponibles:

À la création d’un groupe par Stream, le calendrier et la conversation Outlook sont prêts lorsqu’on clique sur découvrir les groupes, la collection de sites est créée avec un léger délai, Planner? Et ce groupe se trouve bien parmi les groupes du Centre d’administration (Admin Center).

À la création d’un groupe par le Centre d’administration (Admin Center) ou par Outlook, ce groupe devient disponible dans Stream.

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/groups-channels-overview

Paramètres d’administrateur de Stream

Dans le menu de l’utilisateur de l’administrateur de Stream, il est possible dans la section ‘Contenu’ de choisir les utilisateurs ou les groupes AD (security groups) qui peuvent charger des vidéos et créer des chaînes.

Un utilisateur, qui n’a pas le droit de charger des vidéos ou de créer des chaînes, garde l’option de créer des groupes.

Cela cause une étonnante contradiction: Un utilisateur n’est pas dans la liste des utilisateurs qui peuvent charger et créer des chaînes mais il peut ajouter des groupes. Cet utilisateur pourra créer un groupe dont il sera le propriétaire mais il n’aura pas le droit d’y ajouter une vidéo.

Pour qu’un utilisateur puisse télécharger des vidéos dans un groupe O365 de Stream, il doit être à la fois: membre ou propriétaire du groupe O365 ET avoir le droit de charger les vidéos (et créer des chaînes).

Télécharger

Par la barre principale:

et aussi par le menu Create > Upload a video.

En étant dans une chaîne:

En étant dans un groupe:

PLUS

J’ai expérimenté la reconnaissance des visages dans Stream, impressionnant:

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/portal-find-faces

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/