À propos de KTNN

SharePoint à Montréal.

SharePoint Saturday 2018

http://www.spsevents.org/city/Montreal/montreal2018/sessions

Ma découverte de ce SharePoint Saturday était la présentation de Joanne Klein.

 

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SharePoint Online – les règles d’utilisation

https://www.digital-inside.fr/single-post/2018/03/18/Repenser-SharePoint-au-sein-des-entreprises

Ma charte d’utilisation du service SharePoint

Quelles sont les responsabilités du propriétaire du site?
Règle : 01- Vous êtes responsable de construire, de maintenir et d’améliorer votre site.
Règle : 02- Vous êtes responsable de la pertinence et de l’exactitude du contenu de votre site.
Règle : 03- Vous êtes responsable de gérer les accès de votre site.
Règle : 04- Vous êtes responsable d’informer l’expert technique SharePoint d’un changement important dans votre site.
Règle : 05- Les sondages privés sont permis. Les sondages à toute l’entreprise sont réglementés.
Règle : 06 – Vous êtes le modérateur du contenu interactif.
Règle : 07- Vous êtes responsable de la formation, de la communication et du support auprès des utilisateurs de votre site.

Quand un propriétaire de site devrait-il consulter l’expert technique SharePoint?
Règle : 08 – Pour créer un sous-site
Règle : 09 – Avant de supprimer un site
Règle : 10 – Avant de créer des colonnes de site, des types de contenu ou des métadonnées gérées
Règle : 11 – Pour créer un modèle de liste ou de site
Règle : 12 – Pour modifier des fonctionnalités de site ou paramètres de site
Règle : 13 – Pour récupérer des fichiers dans la corbeille de 2e niveau ou récupérer ses accès
Règle : 14 – Avant de créer une bibliothèque/liste qui contiendra plus de 5000 fichiers/éléments
Règle : 15 – Pour obtenir de l’aide

Qu’est-ce qu’un propriétaire de site doit respecter?
Règle : 16 – Conserver le thème de couleurs
Règle : 17 – Éviter le code
Règle : 18 – Respecter la loi sur le droit d’auteur

 

Formulaires d’Office 365

Voici les types de questions possibles:

Likert correspond au choix ‘Rating scale’ (échelle d’évaluation) des enquêtes de SharePoint.

On ne peut pas personnaliser la page de remerciement.

Il n’est pas possible de mettre en forme une question mais il est possible d’ajouter une image.

Si on ajoute le formulaire dans une page moderne de site SharePoint alors il est possible d’ajouter un contexte ou des instructions avant ou après.

Quand on exporte vers Excel des questions multiples se trouvent dans une colonne séparée par des point-virgule. Ceci est complexe à comptabiliser. Cependant, sur le sommaire proposée par Forms, toutes les réponses multiples sont totalisées.

La page de résultats pourrait contenir des graphiques plus détaillés ou avec plus de choix de formats.

 

Qui peut compléter, modifier et voir les résultats?

La sécurité est curieuse. Le formulaire ni les données ne sont pas sécurisés. Il n’y a qu’un seul propriétaire du formulaire: l’utilisateur qui l’a créé. C’est seulement les personnes qui recoivent les liens qui peuvent consulter l’information.

On peut partager:

  • un lien pour remplir le formulaire
  • un lien pour modifier le formulaire (Il sera alors disponible dans ‘Partagé avec moi’ du destinataire) – le créateur peut supprimer le lien pour éditer le formulaire.
  • un lien vers les résultats – le créateur peut supprimer le lien pour éditer le formulaire.

https://support.office.com/en-us/article/share-a-form-to-collaborate-d5bb5cf0-8401-4c15-bb8c-8e108cd7e69b

Les groupes O365 peuvent aussi être utilisées pour la sécurité. Cela permet aux membres de pouvoir compléter le formulaire. Cependant ces membres ne voient pas le formulaire dans leur onglet ‘Formulaires récents du groupe’.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Forms-Blog/Use-Microsoft-Forms-from-your-favorite-and-familiar-apps/ba-p/147254

Les formulaires associés à des groupes O365 doivent être créés à partir de SharePoint ou Teams.

https://microsoftforms.uservoice.com/forums/386451-welcome-to-microsoft-forms-suggestion-box/suggestions/19203508-allow-an-o365-group-to-be-the-owner-of-a-form

 

A lire plus:

https://microsoftforms.uservoice.com/forums/386451-welcome-to-microsoft-forms-suggestion-box

http://www.loryanstrant.com/2017/09/25/does-microsoft-forms-stand-a-chance-in-the-real-world/

Like Sway is to Prezi and Planner is to Trello, Forms is to SurveyMonkey – it’s not enough to compete but is enough to slow users from choosing those solutions and having data stored outside the organisation’s virtual walls of Office 365.

Training Forms: https://support.office.com/en-us/article/sign-in-to-microsoft-forms-620daa7a-3e03-4013-8f92-5cce86210ef6?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Forms-Blog/Microsoft-Forms-works-great-with-Microsoft-Teams/ba-p/109915

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Forms-Blog/bg-p/MicrosoftFormsBlog

Utilisateurs externes – évolution

Qu’est-ce qui a changé depuis:

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/08/31/partage-utilisateurs-externes-office365/

Guest Access dans Teams:

https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/09/20/microsoft-teams-enabling-and-using-guest-access/

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-dependencies

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/set-up-guests

External Sharing per site collection:

Les collections de sites des sites de communication, Teams et Team site ne sont pas affichées dans l’admin center de SharePoint. Mais il semble que l’accès externe peut être ouvert ou fermé avec des scripts sur ces collections de sites.

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/solution-guidance/set-external-sharing-on-site-collections-in-office-365

https://support.office.com/en-us/article/Turn-external-sharing-on-or-off-for-SharePoint-Online-6288296a-b6b7-4ea4-b4ed-c297bf833e30#ID0EAABAAA=Site_collection

Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/site1 -SharingCapability SharingOption

Disabled, ExistingExternalUserSharingOnly, ExternalUserSharingOnly, ExternalUserAndGuestSharing

Partage avec OneDrive:

Dans le nouveau centre d’administration de SharePoint:

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Introducing-the-new-SharePoint-Admin-Center/ba-p/70294

Il y a une colonne qui informe sur l’accès externe par collection de sites:

Groupes O365 et accès invité

https://support.office.com/en-us/article/guest-access-in-office-365-groups-bfc7a840-868f-4fd6-a390-f347bf51aff6

Partage externe pour SharePoint

Administration centrale > Settings > Services and add-ins > SharePoint

SharePoint admin center > Sharing

 

Plus

https://www.sherweb.com/blog/guest-access-office-365-groups/

Office 365 à retenir

Pour y revenir…

http://periodictableofoffice365.azurewebsites.net/#/office365/en

https://sharepointmaven.com/6-ways-check-sharepoint-usage-reports/

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365/Back-up-tools-for-Office-365/td-p/3084

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/SharePoint-Content-Services-January-2018-Update/ba-p/150604

  • labels (3:30)

http://www.ableblue.com/blog/archive/2018/02/16/build-an-employee-directory-in-sharepoint-online-and-sharepoint/

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/What-is-Modern-SharePoint-and-Why-Should-I-care/ba-p/161941

https://blogs.msdn.microsoft.com/arbindo/2018/02/08/starting-microsoft-teams-conversation-on-items-from-sharepoint-list/

https://info.paitgroup.com/blog/modernizing-your-approach-to-site-architecture-in-sharepoint-and-office-365

https://joannecklein.com/2017/11/03/sharepoint-site-collection-advantages/

https://support.office.com/en-us/article/add-custom-tiles-to-the-app-launcher-1136115a-75af-4497-b693-640c4ce70bc6

Notes:

  • Sites de communication pas de fonctions de publications
  • Sites de communication pas tous les choix des apps

https://www.techmikael.com/2018/05/use-microsoft-flow-to-implement.html

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/solution-guidance/implement-a-sharepoint-site-classification-solution

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Now-move-files-anywhere-in-Office-365-SharePoint-and-OneDrive/ba-p/146973

https://support.office.com/office-training-center?wt.mc_id=AdminPortal_TrainTile_853062_EndUser_TrainCenter&ui=fr-FR&rs=fr-FR&ad=FR

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Introducing-the-new-SharePoint-Admin-Center/ba-p/70294

 

SWAY:

Groupes Office 365

Quels sont les paramètres des groupes?

Privacy:
. Public – Anyone can see group content
. Private – Only members can see group content

Une fois le groupe créé, on ne peut plus changer de public à privé ou vis versa par l’Office Admin Center. Il semble qu’on puisse le changer par Outlook??

. Send copies of group conversations and events to group members’ inboxes
. Let people outside the organization email the group

. Photo of group

> Owners
> Members

Le groupe peut aussi contenir des ‘Guests’. Et il faut noter qu’il ne contient pas de ‘Visiteurs’ (Visitors) sauf lorsque le groupe est public mais alors c’est tout le monde.

https://support.office.com/en-us/article/Learn-about-Office-365-groups-b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2

Il n’est pas possible d’ajouter des groupes de sécurité dans des groupes O365.

Si je suis propriétaire d’un groupe, comment est-ce que je peux changer les membres ou les propriétaires?

Un administrateur peut modifier les groupes dans Office Admin Center. Testé: après la création par Office Admin Center, le propriétaire peut gérer les membres à partir de Stream et Outlook.

Dans Stream, le propriétaire du groupe peut aller à My content > My groups > Membership.

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/portal-manage-groups

Dans Outlook:

https://support.office.com/en-us/article/add-and-remove-group-members-in-outlook-3b650f4a-5c9b-4f94-a1bb-0cca4b1091de

Le propriétaire du groupe ne peut le modifier que dans l’Appli (testé avec Outlook, Stream) où le groupe a été créé. Je ne comprends pas pourquoi?

Comment est organisée la sécurité d’un site d’équipe (Team site) en lien avec le groupe O365?

À la création d’un site d’équipe public:

  • Le groupe O365 est administrateur de la collection de sites. En fait, il s’agit des propriétaires du groupe O365 qui sont admin de coll de sites.
  • Dans le groupe SharePoint Membres, il y a le groupe O365 ainsi que Everyone except external users.

À partir du site d’équipe, le propriétaire peut ajouter des membres. Une fois cela réalisé, il peut modifier le niveau d’autorisation de chaque personne.

Est-ce que les paramètres de demande d’accès sont fonctionnels?

À la création d’un Teams, on a l’option de ‘Create a team from an existing Office 365 group’.

Conseil: Il est préférable de créer le Teams sans accent comme cela le courriel et la collection de sites du groupe O365 sont lisibles (les espaces et les lettres accentuées sont éliminées). Il est possible de renommer le Teams par la suite et cela ne changera pas le site et le courriel du groupe O365.

Comment est organisée la sécurité d’un Teams en lien avec le groupe O365?

  • Le propriétaire qui a créé le Teams voit ‘Paramètres avancés des autorisations’. (avec un délai après la création?)
  • Il a accès à _layouts/15/user.aspx ni à _layouts/15/mngsiteadmin.aspx . (avec un délai après la création?)
  • Qui est l’administrateur de cette collection de sites? Admin 365 et le groupe de propriétaires du groupe O365.
  • Un utilisateur, qui n’est pas membre d’un Teams public, ne voit pas le Teams dans sa liste. Il peut le trouver en faisant une recherche par la zone de recherche. Il peut alors cliquer sur ‘Joint Team’. L’équipe s’ajoute dans le menu de gauche.Il pourrait ‘Leave the team’ éventuellement. Hum, donc contrairement à Yammer, il faut être membre pour pouvoir communiquer dans une équipe.
  • Le propriétaire du groupe peut modifier la sécurité d’une nouvelle bibliothèque ou de la bibliothèque par défaut Shared%20Documents.
  • Il est possible de créer un groupe de sécurité SharePoint.
  • ‘Partager le site uniquement’ – à tester.

Un seul groupe O365 pour Stream, Yammer, Teams, est-ce possible?

1) Je créé le groupe dans le centre d’admin.

  • Je le vois et je peux l’utiliser dans Stream.
  • Je ne peux pas le réutiliser dans Yammer.
  • Je peux créer un Teams basé sur ce groupe existant.

2) Je créé le groupe dans Yammer.

  • Je ne peux pas l’utiliser dans Stream.
  • Je ne peux pas créer un Teams basé sur ce groupe (ce qui est compréhension car il faut choisir entre Yammer et Teams).
  • Le groupe existe dans le centre d’admin.
  • Je ne le vois pas dans Outlook.

 

À lire plus:

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/11/14/groups-collections-sites/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2018/01/03/yammer-groups/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/12/20/stream-chaines-groupes/

Réf.

https://www.sherweb.com/blog/office-365-groups/