À propos de KTNN

SharePoint à Montréal.

SharePoint Virtual Summit 2017 et SharePoint Saturday Montreal

May 16th, 2017

https://redmondmag.com/Articles/2017/05/17/SharePoint-2017-Roadmap-Plans.aspx?Page=2

Microsoft Mechanics

https://www.youtube.com/channel/UCJ9905MRHxwLZ2jeNQGIWxA

Ma première réaction: https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/05/16/nouvelles-hero-webpart-communication/

L’année dernière: https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/01/sharepoint-2016-rtm-impressions/

SharePoint Saturday in Montréal

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017

Avons-nous vraiment besoin de métadonnées ?
Louis-Philippe Vallée, GSOFT

Bridge the Cloud Divide with Hybrid Business Intelligence in SharePoint 2016 and Office 365
John White (MVP), UnlimitedViz

Construisez votre intranet avec Microsoft Office 365 sans code
Samuel Levesque (MVP)
http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017/Lists/SPSSessions/Attachments/1/SharePoint%20Saturday%20Montreal%20-%202017%20-%20Construisez%20votre%20intranet%20avec%20Microsoft%20Office%20365%20sans%20code.pdf

Déployer Microsoft Teams avec succès
Serge Tremblay (MVP), Victrix

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017/Lists/SPSSessions/Attachments/46/SharePoint%20Saturday%20Montreal%20-%202017%20-%20stremblay%20teams.pdf

Les « Bots »: prochain assistants personnels pour votre intranet?
Franck Cornu (MVP), aequos

https://spform.com/

 

 

Nouvelles, Hero WebPart et site de communication

J’ai lu, je ne sais plus où, un commentaire bien pertinent que la fonction de Team News (septembre 2016) dans les Team sites n’est pas utilisable parce qu’elle affiche toutes les nouvelles sans leur accorder un niveau d’importance. Par conséquent, l’équipe de communications d’une entreprise ne pourra pas mettre en valeur les nouvelles corporatives.

Avec le SharePoint Virtual Summit 2017, les sites de communications ont été annoncé. Ces sites contiennent pas défaut des ‘tuiles’ (Hero WebPart) tout en haut de la page d’accueil.

https://event.microsoft.com/events/2017/1705/SharepointSummit/

36 min Communications sites
43 min Hero WebPart

https://blogs.office.com/2017/05/16/sharepoint-virtual-summit-showcases-growth-innovations-and-customer-success/

Pour mettre à jour ces tuiles du Hero WebPart, il faut éditer une tuile et l’attacher à une page ou un fichier. Je crois que cette façon de faire est plus élégante que d’utiliser un flux d’approbation par l’équipe des communications.

En tout cas, les nouvelles fonctionnalités des sites de communication sont très bienvenues. Cependant, le site de communication est en fait un gabarit de site, tout autant que les sites d’équipe.

Mais on n’a pas encore de menu de navigation sérieux.

Microsoft Mechanics

https://www.youtube.com/channel/UCJ9905MRHxwLZ2jeNQGIWxA

Réf.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Reach-your-audience-via-SharePoint-communication-sites-in-Office/ba-p/70079

https://blog.hyperfish.com/sharepoint-team-news-is-much-more-than-good-news-d131e9a10aaa

Évolution

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/02/10/nouveaux-webpart-office365/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/01/sharepoint-2016-rtm-impressions/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/11/flux-conversation-yammer/

 

Champ de liste déroulante basé sur une liste personnalisée

Comment produire une liste déroulante à partir d’une liste de SharePoint. C’est un besoin qui me semble essentiel au point que cela pourrait être une fonctionnalité OOTB.

Pour le réaliser, il suffit d’ajouter le code ci-dessous dans un WebPart Éditeur de script.

Réf. https://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/1b859eca-8ab2-4410-907d-dfa03edb2d3c/how-to-fill-html-dropdown-from-clientside-with-sharepoint-list-data?forum=sharepointdevelopmentlegacy

En deuxième étape, j’adapte ce code pour que lors de la sélection d’une des options de la liste déroulante un lien s’ouvre. Le lien est en fait la page elle-même avec des paramètres dans l’URL pour filtrer des WebParts qui se trouve dans la page.

 

Et finalement, je m’assure que l’option sélectionnée est choisie au chargement de la page. Sans oublier une option ‘Tous’ pour la première entrée sur la page ou si l’utilisateur désire voir les WebParts sans filtre.

Filtrer un WebPart sur une métadonnée reliée à l’utilisateur actif

Imaginez que vous avez une liste de régions. = Liste Régions

Puis que vous avez une liste d’utilisateurs avec leur région (colonne de recherche). Un utilisateur ne peut appartenir qu’à une seule région mais une région peut contenir plusieurs utilisateurs. = Liste Utilisateurs

Ensuite, vous avez aussi une bibliothèque avec des fichiers qui sont catégorisés par région (colonne de recherche). Certains fichiers peuvent appartenir à plusieurs régions. Donc dans cette bibliothèque, nous n’avons pas l’information par utilisateur.

  1. Sur une page de composants WebPart, ajoutez 2 WebParts: Liste Utilisateurs et la bibliothèque.
  2. Créez une connexion entre les 2 WebParts sur les champs régions.

  1. Filtrez la liste des utilisateurs sur l’utilisateur actif et activez cet affichage par défaut.
  2. Cachez le WebPart de la liste d’utilisateurs.

Résultat: Lorsque vous entrez sur la page, vous ne voyez que les fichiers de votre région.

Une version plus efficace serait d’éviter la liste des utilisateurs en les ajoutant directement dans la liste des régions. Mais de cette façon, il faut s’assurer que chaque utilisateur n’apparaisse qu’une seule fois et on ne peut pas trier par la colonne Utilisateurs.

 

Filtrer et trier par les titres de colonnes

Dans une bibliothèque, les filtres et tris de colonne fonctionnent de manière semblable.

Les types de colonne à valeur unique: choix, date, recherche, personne ou groupe n’affichent que les choix qui sont utilisés dans la colonne.

Alors qu’une colonne de métadonnées gérées affiche toutes les options même si elles n’existent pas dans la colonne. Aussi, avec une colonne de métadonnée gérée, il n’est pas possible de cocher plusieurs choix en même temps.

Plus de 500 valeurs uniques

Lorsqu’une colonne contient plus de 500 valeurs uniques alors la liste des choix ne s’affiche plus mais le message ‘Afficher les choix de filtres’ (show filter choices).

En cliquant sur ‘Afficher les choix de filtres’, on obtient la liste mais il n’est plus possible d’en filtrer plusieurs en même temps (pas de cases à cocher).

Plus de 5000 fichiers

Dans une bibliothèque de plus de 5000 fichiers, on obtient le message d’erreur suivant lorsqu’on essaye de filtrer ou trier les colonnes indexées (à valeur unique) de type choix, recherche, personne ou groupe, date:

Cependant, lorsqu’on tente de filtrer ou trier une colonne de métadonnée gérée (à valeur unique) cela fonctionne sauf dans le cas où le résultat devrait montrer plus de 5000 fichiers.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/10/03/colonne-site-choix-recherche-metadonnee-geree/

Qu’est-ce que Microsoft nous prépare?

Dans une bibliothèque moderne, nous avons:

Maheureusement, avec une bibliothèque de plus de 5000 fichiers, ce panneau s’affiche avec un perpétuel ‘Loading’ 😦

mai 2017: mise à jour de ‘filter pane’

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/SharePoint-filters-pane-updates-filtering-and-metadata/ba-p/74162

À valider:

Problem about using Metadata navigation with column filters together.

https://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/ab6ac98e-2f05-4763-bdd9-51ae659d00b3/limit-of-the-number-of-list-filters-in-a-single-column?forum=sharepointgeneral

Intranet préfabriqué dans SharePoint

Je m’intéresse aux applications disponibles qui rassemblent, organisent, rajoutent les fonctions les plus utilisées dans les intranets ou les bureaux virtuels (Digital Workplace).

Ces produits ont toujours existé en parallèle de SharePoint mais aucun n’a jamais réussi à percer à grande échelle. Pourquoi? Est-ce parce que l’évolution de SharePoint a toujours été erratique donc il est très difficile pour une entreprise de bâtir sur des bases solides?

Si une application propose par exemple un système d’échanges sociaux, SharePoint a, depuis la version 2010, créé des tentatives dans ce sens jusqu’à arriver avec Teams. Si Teams devient un outil complet et apprécié, une tierce application devra l’intégrer dans son système mais comment est-ce que leur propre système d’échanges sociaux peut évoluer vers Teams?

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/11/flux-conversation-yammer/

Un autre exemple serait le ‘responsive design’ (conception de sites réactifs). Si une application a développé sa propre interface de ‘responsive design’, comment va-t-elle s’adapter aux bibliothèques/listes et aux pages modernes?

Avec toutes les errances de Microsoft depuis 2016 (une redéfinition drastique de SharePoint et Office 365), est-ce qu’il serait possible que quelques applications émergent et jouent un rôle dominant sur du long terme?

J’ai l’impression que la seule façon de suivre l’évolution de SharePoint et Office 365 serait d’ajouter une couche assez superficielle, transparente et flexible pour pouvoir facilement y accrocher les nouvelles fonctions populaires qui surgissent dans SharePoint et Office 365.

http://www.clearbox.co.uk/where-next-for-intranet-in-a-box-products/

http://www.clearbox.co.uk/portfolio-item/sharepoint-intranets-in-a-box-report-second-edition/

http://www.clearbox.co.uk/portfolio-item/sharepoint-intranets-in-a-box-report/ (first edition)

http://www.cmswire.com/digital-workplace/sharepoint-intranets-to-buy-to-build-or-to-wait/?utm_content=buffercd200&utm_medium=social&utm_source=twitter.com&utm_campaign=buffer

https://blog.hyperfish.com/the-future-of-sharepoint-intranet-in-a-box-customizations-5f919006ab4a

Parmi la liste proposée par ClearBox consulting, je ne retrouve pas:

Beezy dont Christian Buckley est le CMO chief marketing officer

Collaboration – Team sites

Je reprends une citation de Sam Marshall de ClearBox Consulting comme point de départ pour élaborer sur l’aspect collaboratif des intranet. (Voir le lien cmswire ci-dessus.) Est-ce qu’un intranet-in-the-box englobe les sites à vocation collaborative?

‘Fewer solutions cover the collaboration side of SharePoint. Your Team Sites are likely to remain largely untouched if you buy at the cheaper end’

Les premiers intranets étaient des espaces de publication (environ année 2000 pour les premiers intranet en mode Web). Ils comprenaient surtout la publication corporative des départements des communications et des ressources humaines. S’y ajoutaient fréquemment des sites pour d’autres départements mais ceux-ci étaient ouverts en lecture à tous les employés, c’étaient des sites de publication aussi sur des sujets plus pointus, comme les TI ou les finances ou un projet/initiative/chantier corporatif.

https://www.interact-intranet.com/history-of-the-intranet/

Parmi ces pages HTML, il y avait très peu de zones à accès restreint. Avec l’arrivée des CMS comme SharePoint, la sécurité était intégrée dans l’application donc il est devenu facile de créer des sites privés.

Par conséquent, les sites de collaboration ou d’équipe ont commencé à apparaître. Cependant, il n’y avait pas de terme pour les nommer, ils faisaient partie de l’intranet. J’ai vu des exemples où ils étaient mal intégrés parce que leur différence de vocation n’était pas reconnue.

De nos jours, je me rends compte que cet aspect est peu connu et moins valorisé par les communications et les ressources humaines. Rarement ces sites sont inclus dans une stratégie d’intranet et présentés ou analysés lors des présentations ou conférence sur les intranets et ‘digital workplace’ (espace de travail numérique / bureau virtuel).

Pourtant, ces sites répondent à un besoin évident. Ces sites se rapprochent plus d’une certaine manière des lecteurs partagés (shared drives) que d’un intranet dans le sens qu’il faut en construire beaucoup pour répondre aux besoins de partage de fichiers et d’échange d’information entre un nombre restreint d’utilisateurs, et parce qu’ils ne sont pas d’un grand intérêt pour les communications et ressources humaines (ce ne sont pas des sites de publications). Ils ne sont pas aussi glamour cependant c’est là que la plupart du travail d’équipe se produit.

Office 365 semble s’intéresser à répondre à ce besoin de collaboration avec les collections de sites, les groupes et les Team sites. Les besoins importants et particuliers de ces sites sont pris en compte, notamment:

1) facilité d’utilisation, on vise des utilisateurs autonomes

2) accorder plus d’importance à ce que ce soit pratique plutôt qu’esthétique

3) indépendance de chaque site, les sites ne sont pas attachés dans un menu; une page affiche les sites fréquents, qu’on suit,… comparativement à l’intranet qui est un bloc monolithique

4) possibilité d’inviter des utilisateurs externes un site à la fois (collection de sites); c’est pour cette raison que les sites ne doivent pas être attachés au menu de l’intranet (on ne veut pas que les utilisateurs externes voient l’intranet)

5) fonctions sociales (conversations, like, commentaires) intégrées avec l’espace de collaboration pour permettre d’échanger de façon non structurée à propos de l’information (par exemple les fichiers, les pages, les nouvelles) contenu dans le site

6) les groupes (sécurité transversale) lorsqu’ils seront finalisés permettront de donner accès à divers services (site, email – Outlook, PowerBI, tâches, calendrier, Planner, PowerApps, Flow, Sway…) à l’équipe sans être obligé de définir une sécurité pour chaque service

Bien évidemment, on rejoint ici la pyramide d’architecture d’information de SharePoint, http://spinsiders.com/ruveng/.

Ceci semble bien intéressant: https://michaelsampson.net/books/

La liste de tous mes sites

J’aimerais afficher la liste de tous les sites (ou collections de sites) auquel l’utilisateur actif a accès. Je me sers du WebPart Résultats de la recherche (Search Results) et non du CSWP.

Elle est facile à composer la requête:

  • Pour les collections de sites contentclass: »STS_Site »
  • Pour les sites contentclass: »STS_Web »

Les sites s’affichent en ordre de pertinence. Et je ne comprends pas comment est déterminée cette pertinence mais je peux dire que ce tri n’est pas pratique s’il y a beaucoup de sites.

J’aimerais afficher les sites dans l’ordre de la dernière interaction ou consultation par l’utilisateur ou selon la date de dernière modification.

À digérer:

Lorsqu’on fait une recherche de mots en ajout à une requête contentclass: »STS_Web », le résultat de la recherche ne va montrer que les sites dont:

  • Les pages d’accueil contiennent ce texte.
  • Le texte se trouve dans les métadonnées visibles sur la page d’accueil d’un WebPart de liste ou de bibliothèque. Le contenu des fichiers n’est pas trouvable.
  • Les mots du menu ne sont pas trouvables.
  • Les listes ou bibliothèques (incluant les pages, les fichiers, les éléments) qui ne sont pas affichées sur la page d’accueil ne sont pas trouvable.

Donc voici une solution de contournement pour trouver des sites qui contiennent des mots:

  • Ne pas changer la requête.
  • Ajouter un affinement sur ows_SiteName, avec Trier par nombre, décroissant.
  • Une fois qu’on exécute la recherche, voir la liste des sites dans le panneau d’affinement.

—- à compléter —-

(WebTemplate:STS OR WebTemplate:community OR WebTemplate:blog OR WebTemplate:cmspublishing OR WebTemplate:bdr OR WebTemplate:blankinternet OR WebTemplate:enterwiki OR WebTemplate:offile)

https://skodvinhvammen.wordpress.com/2015/03/31/how-to-use-sharepoint-search-to-show-my-recently-used-sites/

https://en.share-gate.com/blog/new-sharepoint-2013-analytics

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/05/31/trouver-sites/

https://www.sharepointeurope.com/filter-a-content-search-webpart-by-a-user-profile-property/