Sauver une grande liste

Un autre chapitre de Les grandes listes et le seuil d’affichage

Vous connaissez bien le comportement du seuil d’affichage mais vous avez hérité d’une grande liste. Maintenant, comment la réparer?

Disons qu’il s’agit d’une bibliothèque.

Quelles sont les options?

  • Indexer des colonnes puis créer des affichages filtrés
    Contraintes: Les colonnes ne peuvent pas être à valeurs multiples, ni de recherche, et autres Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/11/24/indexer-colonne-navigation-metadonnees/
    Vous n’avez pas besoin d’afficher la bibliothèque en mode Explorateur ou Contenu et structure
    Il faut pouvoir augmenter le seuil temporairement pour indexer
    En complément, on pourra ajouter la navigation par métadonnées. Tous les types de colonnes ne peuvent pas être utilisés pour la navigation par métadonnées.
  • Utiliser la recherche
    Être prêt à personnaliser la page de résultat de recherche
    Perdre les options des affichages comme grouper, ne commence pas par
  • Subdiviser la bibliothèque en dossiers
    Est-ce qu’il y a un regroupement stable?
    Comment déplacer des fichiers dans les nouveaux dossiers?
    Est-ce qu’il sera nécessaire d’afficher des fichiers se trouvant dans des dossiers différents selon un filtre d’une autre colonne?
  • Avez-vous besoin d’un sommaire calculé de tous les fichiers?

Donc oui si vous travaillez sur SharePoint local (on premises), vous pouvez augmenter temporairement la limite du seuil d’affichage pour effectuer des manipulations (index, dossiers) mais danger avec Office 365, on n’a pas accès au seuil d’affichage donc si la liste dépasse la limite, il faudra utiliser un outil de migration.

Répartir des fichiers dans des dossiers

Il sera préférable d’utiliser Contenu et structure car c’est la seule technique qui vous permet de travailler avec les affichages.

  • En déplaçant: on conserve toutes les versions (Aparté: Pour conserver toutes les versions en déplaçant d’une biblio à l’autre, il faut appliquer les versions sur la bibliothèque de destination.)
  • En copiant: on ne conserve que la dernière version
  • Les fichiers déplacés ou copiés conservent les dates (modifié, créé) et les utilisateurs (modifié par, créé par)
  • Les fichiers déplacés ou copiés ne conservent pas leurs ID

Technique:

  1. Créez un affichage filtré (avec un total pour vérifier le nombre de fichiers).
  2. En mode Contenu et structure, sélectionnez une plus grande limite de fichiers puis cochez tous les fichiers de l’affichage.
  3. Coupez puis collez dans le dossier.
  4. Attendez tout en croisant les doigts pour qu’aucune erreur ne survienne. Une fois terminé, vérifiez le nombre de fichiers.

Cependant, Contenu et structure ne fonctionnera pas avec des ensembles de documents.

Le principal obstacle de travailler en mode Explorateur est qu’on n’a pas accès aux affichages. En mode Explorateur:

  • Couper/Coller conserve les métadonnées (modifié, créé, modifié par, créé par), les versions et le ID (Aparté: En déplaçant d’une biblio à l’autre, les versions sont conservées mais pas les métadonnées (date et utilisateur).)
  • Copier/Coller ne conserve pas les métadonnées, les versions ni le ID

Note: Il y a une autre différence entre Contenu et structure vs Explorateur: le déplacement avec Contenu et structure rapporte les métadonnées et les types de contenu associés au fichier alors que le déplacement avec Explorateur ne rapporte pas ces caractéristiques (à moins que la bibliothèque de destination soit déjà configurée de cette façon).

Adieu aux totaux

Les utilisateurs sont attachés aux affichages avec le groupement car cela leur permet de voir tous les groupes puis de n’ouvrir que ceux qui les intéressent. Les regroupements contiennent par défaut le nombre de fichiers qui s’y trouvent et encore une fois les utilisateurs adorent.

Peu importe la solution qu’on prend pour contourner la grande liste, on n’aura plus ces affichages:

  • Avec l’indexation, on ne peut plus voir toute la liste. Si on utilise la navigation par métadonnée et l’indexation, on ne verra qu’une quantité limitée de fichiers.
  • Avec la recherche, le total indique ‘Environ X résultats’.
  • Avec les dossiers, par dossier, on peut créer un affichage groupé mais ce ne sera pas possible de créer un affichage ‘sans dossier’ sur tous les fichiers.

La seule solution sera d’exporter vers Excel et d’y calculer.

Adieu à grouper par sur tous les fichiers

Il y a deux façons de s’en approcher:

  • Ajouter un rafinement dans la page de résultat de la recherche. Cependant, les utilisateurs ne seront pas satisfaits car ils ne verront pas les fichiers en format liste et le panneau d’affinement n’est pas assez large par défaut.
  • Ajouter la navigation par métadonnées (filtre ou hiérarchie). Sauf que cela ne fonctionnera pas avec tous les types de colonnes.

Réf.

http://www.sharepointdiary.com/2014/06/move-files-between-document-libraries-with-metdata-version-history.html

Note: Ce qui n’est vraiment pas pratique avec le classement avec les dossiers est si vous avez en même temps un classement avec des métadonnées. Les utilisateurs doivent comprendre les 2 notions et cela peut causer beaucoup de confusion.

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Indexer une colonne de type choix et la navigation par métadonnées

La compréhension de l’indexation et de la navigation par métadonnées permet de s’outiller lorsqu’on travaille sur les grandes listes: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Aussi, La navigation par métadonnées et Les colonnes indexées et le seuil d’affichage complètent ce sujet.

Fallback Query = Requête de secours

Le message suivant s’affiche lorsqu’on utilise la navigation par métadonnées dans des listes qui dépassent le seuil d’affichage.

resultats-recents

Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. Pour afficher tous les résultats, affinez votre requête en ajoutant un filtre.

Displaying only the newest results below. To view all results, narrow your query by adding a filter.

Apparemment, dans SharePoint 2010 et 2013, le message ci-dessus peut aussi s’afficher par un automatisme mis en place même si la navigation par métadonnées n’est pas configurée. Cela s’appelle un ‘Fallback Query’.

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee559293(v=office.14).aspx
https://support.office.com/en-za/article/Set-up-metadata-navigation-for-a-list-or-library-c222a75d-8b18-44e2-9ed8-7ee4e0d23cfc

EXPÉRIENCE No1 – Colonne indexée et champ de hiérarchie

On continue avec la même bibliothèque qui contient 10000 fichiers associés à une colonne de type choix à valeur unique. Seuil d’affichage: 5000.

grouper-choix

J’ajoute ColonneChoix comme champ de hiérarchie de la navigation par métadonnées. Automatiquement, la colonne est indexée.

C’est l’affichage groupé par ColonneChoix qui est le plus instructif. Il cause ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous.’ avec le résultat suivant:

grouper-hierarchie

La somme des fichiers affichés donne 1250. Pourquoi 1250? Je me serai attendu à seuil d’affichage *0,2 = 1000 (Fallback Query).

L’affichage ‘Tous les documents’ montre certains fichiers avec le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. Pour afficher tous les résultats, affinez votre requête en ajoutant un filtre.’ 1250 fichiers sont visibles.

Ensuite, avec les champs de hiérarchie et les affichages filtrés le comportement est le même.

filtre-cle-couleurs

La sélection des champs de hiérarchie Bleu, Rouge, Jaune affiche tous les fichiers filtrés selon la couleur. On obtient le même résultat avec les affichages filtrés Bleu, Rouge, Jaune.

La sélection du champ de hiérarchie Vert affiche certains fichiers avec le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous.’ On obtient le même résultat avec l’affichage filtré Vert. 1250 fichiers sont visibles.

Voir ma vidéo sur YouTube.

INTÉRESSANT: Malgré le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent’, il est possible d’exporter vers Excel l’affichage Tous les documents. Les 10000 fichiers s’y trouvent.

EXPÉRIENCE No2 – Filtre clé

filtre-cle-choix

DANGER! L’ajout d’une colonne de type choix à un filtre clé n’engendre pas automatiquement l’indexation de la colonne.

Lorsque la navigation par métadonnées est activée et que la colonne de type choix n’est pas indexée, cela provoque un comportement curieux. La sélection du filtre clé Rouge ou l’affichage filtré Rouge montre 14 fichiers avec le message ‘Seuls les résultats les plus récents d’affichent ci-dessous’. Alors que le nombre de fichiers bleus (62) est en dessous du seuil d’affichage.

Si on indexe la colonne, le comportement est pareil à l’expérience no 1.

EXPÉRIENCE No3 – Que sont les récents?

Lorsque ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous’ est affiché (avec la navigation par métadonnées), on pourrait croire que ce sont les fichiers les plus récemment modifiés qui sont montrés. Et ben non, à ma grande surprise, ce sont les ID les plus récents. On peut s’en persuader en ajoutant la colonne ID dans l’affichage. On s’aperçoit que cette colonne est filtrée. Donc d’une certaine manière, la date de création importe plus que la date de modification. Bof.

Donc, si on veut créer des données de test, cela devient plus compliqué car il faut que la date de création augmente comme le ID et il faut ajouter des valeurs de ‘ColonneChoix’ aléatoirement.

Si on a besoin d’afficher les fichiers modifiés les plus récemment, il faut indexer la colonne ‘Modifié’ puis créer un affichage filtré sur la date. On peut alors y appliquer les filtres clés ou champs de hiérarchie.

CURIOSITÉ:

En indexant ‘Modifié’, avec l’affichage par ordre de date, le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous.’ ne s’affiche pas. Si on lui ajoute un compteur, alors oui le message s’affichage et la liste ne montre que 1000 fichiers.

EXPÉRIENCE No4 – Pour compter

L’affichage ‘grouper par’ est utilisé dans certaines situations pour obtenir un sommaire du nombre de fichiers par groupe. Comme cet affichage n’est pas significatif dans le cas d’une grande liste avec la navigation par métadonnées, pour compter les fichiers par couleur, il y a 3 options:

  • Créer un affichage filtré par couleur avec totaux. S’il y a beaucoup de choix, cette option peut ne pas être viable.
  • Créer un affichage sur tout avec totaux puis cliquer sur les filtres clés ou champs hiérarchiques pour voir la quantité pour chaque couleur.
  • Exporter l’affichage ‘Tous les documents’ vers Excel puis ajouter les totaux.

Seule la dernière option permet de compter les fichiers dont le choix dépasse 5000 (dans notre exemple: Rouge).

CONCLUSION

Voici les principales lacunes qui ressortent lorsqu’on indexe ou utilise la navigation par métadonnées:

  • Ce n’est pas possible d’utiliser le mode Explorateur Windows.
  • Ce n’est pas possible d’utiliser l’affichage grouper par sur toute la bibliothèque. Par conséquent, pour obtenir un sommaire, il faut exporter vers Excel puis y calculer.

Un défilé de déceptions

Depuis quelques semaines, je suis confrontée à plusieurs déceptions dans SharePoint.

1) À cause de la recherche, il ne vaut mieux pas créer un champ nommé Description. Il s’agit d’un terme réservé et lorsque vous effectuerez une recherche d’un mot s’y trouvant, vous n’allez rien trouver. Solution de contournement: inscrivez Description:— dans la zone de la recherche.

description-1

description-2

2) Il y a un bogue dans un champ multiligne si vous écrivez des mots séparés par des retours. Ceci est probablement corrigé dans un CU de SharePoint car ce problème n’est pas présent dans O365.

3) Comportements incohérents avec le champ Title d’une bibliothèque. Je crois que c’est différent entre .doc ou .docx.

Ce problème n’est pas présent dans O365.

Solution de contournement: changer l’ordre du champ Title dans le schéma de recherche?

SharePoint 2013 Metadata Extraction – Redefining how we should style our documents

http://sharepoint.stackexchange.com/questions/131773/documents-are-being-displayed-with-a-title-equivalent-to-first-words-in-document

4) On risque d’ajouter un champ ‘sealed’ dans une liste puis il faut utiliser PowerShell ou SharePoint Manager pour le supprimer.

5) Il n’est pas possible d’inscrire un groupe SharePoint dans le Group Managers (responsables de groupe) d’un magasin de termes d’une collection de sites. Il faut ajouter un groupe AD ou un utilisateur à la fois.

6) Dans O365, quand on active la fonctionnalité de publication, la banque de termes apparaît puis disparaît. Il faut … pour contourner ce bogue.

7) Pourquoi est-ce qu’on ne peut pas glisser un élément d’une liste dans un dossier de cette même liste? (Il faut utiliser Contenu et structure.)

8) Impossible d’ouvrir les fichiers Visio en cliquant si Visio Services n’est pas disponible. Même si Visio Viewer est installé.

9) Connexion à Office ne fonctionne pas entre SharePoint 2013 et Office 2013.

connexion-office

10) Sans oublier le problème de l’apostrophe https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/11/apostrophe-metadonnees-recherche-langue/

11) Et puis Vérifier les autorisations c’est primitif:
https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/07/13/verifier-autorisations/

12) La taille maximale d’un fichier Excel indexé est de 3 Mo. Si on dépose un fichier Excel de plus de 3 Mo, il n’est pas du tout indexé. Alors qu’on pourrait croire de la documentation que les 3 premiers Mo seront indexé. Réf. SetProperty(« MaxDownloadSizeExcel »,25)

https://support.office.com/en-us/article/Search-limits-for-SharePoint-Online-7c06e9ed-98b6-4304-a900-14773a8fa32f?CTT=5&origin=HA103728204&CorrelationId=2139e49f-8fa4-4694-87a8-eb8b9ae6cf7b&ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Incohérences, exeptions, bogues. C’est triste non?