Indexer les colonnes et la navigation par métadonnées

Lisez la première partie de cette série: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Je m’intéresse à l’indexation avec l’intention de contourner le seuil d’affichage de 5000. Lire Les colonnes indexées et le seuil d’affichage.

Poursuivre sur ce sujet, en lisant La navigation par métadonnées.

Quelles colonnes peut-on indexer?

Types de colonne pris en charge:

  • Une seule ligne de texte
  • Choix (valeur unique)
  • Nombre
  • Devise
  • Date et heure
  • Recherche (valeur unique)
  • Utilisateur/Groupe (valeur unique)
  • Oui/Non
  • Métadonnées gérées

Types de colonne non pris en charge:

  • Plusieurs lignes de texte
  • Choix (valeurs multiples)
  • Calculé
  • Lien hypertexte ou image
  • Colonnes personnalisées
  • Recherche (valeurs multiples)
  • Utilisateur/Groupe (valeurs multiples)
  • Données externes

Cette information est extraite de Gérer des listes et des bibliothèques comprenant beaucoup d’éléments.

Donc lorsqu’on tente d’indexer des colonnes dans une bibliothèque avec ColonneChoix, ColonneChoixMultiple, ColonneRecheche, ColonneRechercheMultiple, ColonneMeta, ColonneMetaMultiple voici les options dans la liste déroulante:

colonnes-index

Note: Hum, une colonne de métadonnées gérées avec valeurs multiples ne peut pas être indexée.

Donc pour essayer, j’indexe les colonnes suivantes:

colonnes-index2

Pourquoi lorsque je créé un affichage avec filtre, je ne vois pas que la colonne Type de contenu est indéxée? Pourtant, il est possible de créer un affichage filtré de moins de 5K éléments qui sera fonctionnel.

Colonnes-indexees-filtre
Remarque: Dans SharePoint 2010 et 2013, il n’est pas possible de grouper par Type de contenu.

Pourquoi lorsque je créé un affichage avec filtre sur la ColonneRecherche (indexé) qui rapporte moins de 5000 éléments, j’obtiens « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage… »?

Voir ma vidéo sur YouTube.

L’explication se trouve sur la page suivante:

« Although you can index a lookup column to improve performance, using an indexed lookup column to prevent exceeding the List View Threshold does not work. Use another type of column as the primary or secondary index. »

« Bien que vous puissiez indexer une colonne de recherche pour optimiser les performances, l’utilisation d’une colonne de recherche indexée permettant d’empêcher le dépassement du seuil d’affichage de liste ne fonctionne pas. Utilisez un autre type de colonne en tant qu’index principal ou secondaire. »

https://support.office.com/en-us/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Navigation par métadonnées

Lorsqu’on applique la navigation par métadonnées, un index automatique est créé. Alors, je vais me servir de cette fonction pour comprendre le comportement de SharePoint. J’aborde le problème sous un autre angle… Je commence avec une bibliothèque contenant les colonnes ColonneChoix, ColonneChoixMultiple, ColonneRecheche, ColonneRechercheMultiple, ColonneMeta, ColonneMetaMultiple. Voici ce que m’offre la navigation par métadonnées:

navigation-meta-hierarchie

navigation-meta-filtre

Selon les explications dans le paneau de la navigation par métadonnées, voici les spécifications.

Les champs pouvant être utilisés comme hiérarchies de navigation incluent les colonnes de cette liste correspondant à l’un des types suivants :
– Type de contenu
– Champ de choix à valeur unique
– Champ de métadonnées gérées

Parmi les champs qui peuvent servir de hiérarchies de navigation, on compte les colonnes de cette liste qui présentent l’un des types suivants :
– Type de contenu
– Champ de choix
– Champ de métadonnées gérées
– Champ de personne ou groupe
– Champ de date et heure
– Champ de numéro

Donc je laisse SharePoint créer l’index (Gérer automatiquement l’indexation de colonnes dans cette liste) et voici ce que j’obtiens comme colonnes indexées:

colonnes-index-meta

Dans l’affichage filtré, seul la ColonneChoix apparait comme indéxée.

La navigation par métadonnées me montre:

navigation-meta-quicklaunch

Hiérarchie

À la création des champs de hiérarchie suivant, la colonne de métadonnées à choix multiple n’est pas indexée.

champs-hierarchie-possibles

index-hierarchie

Filtre clé

À la création du filtre suivant, les colonnes indexées se trouvent ci-dessous. Il est curieux de noter que la colonne de liste de type choix n’est pas indexée automatiquement ainsi que le type de contenu. À mon avis, c’est un bogue.

champs-filtre-cle-possibles

index-filtre-cle

CONCLUSION:

Colonne Indexation Navigation par métadonnées
Choix unique oui oui *
Méta unique oui (mais n’aide pas pour les affichages) oui (mais n’aide pas pour les affichages)
Recherche unique oui
(mais n’aide pas à contourner le seuil d’affichage)
non
Choix multiple non oui pour filtre clé (mais n’aide pas pour les affichages)
Recherche multiple non non
Méta multiple non oui (mais n’aide pas pour les affichages)
Type de contenu oui
(mais on ne voit pas l’indication ‘indexé’ dans l’affichage filtré)
oui *

* Ne sont pas indexés automatiquement à l’application d’un filtre clé.

Voir:

Comparaison d’une colonne de site de choix, d’une colonne de recherche et de métadonnée gérée

Modification ou collaboration pour les membres

C’est quoi ce nouveau niveau d’autorisation Modification qui est accordé aux Membres du site par défaut dans SharePoint 2013?

Méfiez-vous. Le niveau Modification permet d’ajouter des applications (listes, bibliothèques) et de créer ou modifier des colonnes comme le montre la saisie d’écran ci-dessous:

modification

C’est un niveau qui se situe en Collaboration et Conception.

Maintenant, est-ce que j’aime ça? Je ne suis pas sûre car le niveau d’autorisation Collaboration permettait de s’assurer que les propriétaires conservaient un niveau élévé de maintien sur leur site. Avec ce nouvel arrangement par défaut, le site peut facilement devenir anarchique.

J’ai envie de remettre Collaboration aux membres. À réfléchir…