Approbations avec Teams, SharePoint et Power Automate

Teams

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/approvals-in-microsoft-teams-now-generally-available/ba-p/2053985

Créer une approbation à partir de la conversation – Support Office (microsoft.com)

Approbations dans Microsoft Teams – Power Automate | Microsoft Docs

Voici les choix disponibles lorsqu’on ajoute une pièce jointe dans une approbation d’une conversation d’un canal de Teams.

En choisissant ‘Charger à partir de mon ordinateur’ le fichier est déposé dans le dossier ‘Approvals Document’ du OneDrive de la personne qui débute l’approbation. Les participants de l’approbation ont alors accès au fichier en modification.

Une fois qu’une approbation a été complété, le fichier peut être modifié. Cependant, il serait possible de visualiser la versions qui a été approuvée.

Permanence de la preuve de l’approbation? Retrouver l’approbation.

Est-ce qu’une autre personne peut approuver à la place de celui qui a reçu la demande?

Approbation avec SharePoint Online

Il s’agit de la fonctionnalité classique de SharePoint.

Lorsqu’on active l’approbation dans les paramètres de la bibliothèque, une colonne nommée ‘État d’approbation’ s’ajoute et l’option d’approuver ou refuser devient disponible.

Attention: L’option de Validation n’est plus disponible lorsque l’approbation de SharePoint est activée.

Validation avec SharePoint Online

Dès qu’un fichier est sélectionné, on peut utiliser la fonctionnalité ‘Demande de validation’ qui est basée sur Power Automate.

Dans ce flux par défaut, il est possible d’ajouter plus d’un approbateur. Dès qu’un des approbateur décide (approuve ou rejette), le flux est complété.

Une colonne ‘État de validation’ s’ajoute automatiquement et des courriels sont envoyées aux approbateurs.

Attention: L’option de Validation n’est plus disponible lorsque l’approbation de SharePoint est activée.

Support for guest users in approvals – Release Notes | Microsoft Docs

Les commentaires au bas de la discussion suivante sont très informatifs:

Introducing « Request sign-off » – an approval flow that requires no set up – Microsoft Tech Community

Power Automate

Get started with Power Automate approvals. – Power Automate | Microsoft Docs

Ces deux modèles d’approbation de fichiers ci-dessus n’ajoutent pas la colonne ‘État de validation’:

.Autre approbation:

Démarrer des approbations parallèles dynamiques de documents dans SharePoint | Microsoft Power Automate

Ceci est un flux sur une liste:

Demander l’approbation dans Teams d’un élément sélectionné dans SharePoint
Demander l’approbation dans Teams d’un élément sélectionné dans SharePoint | Microsoft Power Automate

Voir aussi

Flux d’approbation d’un fichier | KTNN SharePoint (wordpress.com)

Personnaliser un flux d’approbation par Power Automate | KTNN SharePoint (wordpress.com)

Commentaires, conversation, évaluations et J’aime

Commentaires

Add and reply to comments in list items – SharePoint (microsoft.com)

  • Il faut avoir le niveau d’autorisation ‘Collaboration’ pour pouvoir ajouter un commentaire.
  • Les commentaires ne sont pas indexés par la recherche (à valider).

The Differences Between Comments And Conversations In Collaboration – Microsoft Teams Tutorial 2019 – YouTube

Insert comments and notes in Excel – Excel (microsoft.com)

Insert comments and notes in Excel – Office Support (microsoft.com)

Insert comments in a document – Word (microsoft.com)

Insert or delete a comment – Word (microsoft.com)

Conversations

Work on a file together – Office Support (microsoft.com)

Office Online—chat with your co-editors in real-time – Microsoft 365 Blog

Évaluation (ratings)

  • Le niveau d’autorisation ‘Lecture’ est sufisant pour ajouter une étoile ou un jaime.

La fonctionnalité d’évaluations n’est pas disponible dans les sites de communication. Cependant, elle est disponible dans les sites d’équipes.

PowerShell pour activer la fonctionnalité:

Connect-PnPOnline -url https://tenant.sharepoint.com/sites/NomSite

Enable-PnPFeature –identity 915c240e-a6cc-49b8-8b2c-0bff8b553ed3 -Scope site

Commentaires et J’aime (like) en bas de page

Roadmap de mars 2021

SharePoint

SharePoint Roadmap Pitstop March 2021 (microsoft.com)

Planner

Planner’s New Roster Containers
MC242586
This release of a new type of container in Planner will allow plans to be created independent of an M365 group. This will be enabled by Roster containers, which is a simple list of members stored in Planner that can contain any user with a valid AAD ID in that tenant. We are calling plans contained by Rosters « Roster plans ».

Teams

What’s New in Microsoft Teams | February and March 2021 Updates

Introducing PowerPoint Live in Microsoft Teams – Microsoft Tech Community

Parenthèse:

Important updates to Guest Access defaults in Teams starting in February 2021 (microsoft.com)

Native and New Yammer

Si vous utilisez Yammer, il serait préférable que vous le mettiez à jour pour être aligné sur les changements récents.

Yammer natif

Tous les nouveaux ‘tenants’ à partir du 16 janvier 2020 sont en ‘Native Mode’.

Overview of Native Mode for Microsoft 365 – Yammer | Microsoft Docs

Yammer Governance in a Microsoft 365 World – YouTube (entre 5 min et 9 min)

Lorsque le Yammer natif est appliqué. Il n’est pas possible de créer un groupe Yammer sans groupe Office 365 associé.

Nouveau Yammer

Disponible depuis juillet 2021.

The new Yammer is generally available worldwide (microsoft.com)

Bring new Yammer to your organization – Yammer | Microsoft Docs

Communauté ‘All company’

Cette communauté fonctionne comme toutes les autres communautés donc il est possible par exemple d’empêcher les membres de publier des messages.

Accès invités à Yammer

Work with AzureAD-B2B guests in Yammer communities – Yammer | Microsoft Docs

Administration Yammer > Contenu et sécurité > Paramètres de sécurité

Avant le Yammer natif

Après le Yammer natif

Politique de rétention des données (Data retention: Archive or Delete Mode)

Manage Yammer data compliance – Yammer | Microsoft Docs

Delete a community in Yammer – (microsoft.com)

En mode natif, seulement ‘Archiver’ est disponible.

Extra: Pour obtenir un rapport de toutes les communautés existantes:

M365 centre d’admin > Rapports > Utilisation > Activité sur Yammer > Afficher plus

Comparaison des listes avec Excel et avec Planner et To-Do

Versions:

Dans les Listes: pour chaque élément

Dans Excel: pour l’ensemble du fichier

Dans Planner: non

Corbeille:

Dans les listes et Excel: oui

Dans Planner: non

Personnalisation:

Dans les listes et Excel: oui

Dans Planner: non sauf les compartiments et les étiquettes

Consolidation:

Dans Planner – on peut consolider les tâches de tous les Teams

Recherche:

Pour les listes et Excel: oui

Pour Planner – il faut aller dans Planner et utiliser le filtre

Comparaison des applications Office 365 | KTNN SharePoint (wordpress.com)

Le canal privé Teams et son site associé

Les collections de sites qui sont créées à l’ajout d’un canal privé de Teams ne sont pas visibles parmi les sites actifs de l’administration de SharePoint.

Modèle et partage externe

SharePoint Online: PowerShell to Get External Sharing Settings – SharePoint Diary

Heureusement, la commande PowerShell Get-SPOSite | Select-object url, Title, Template, sharingcapability permet d’afficher tous les sites ainsi que leur modèle et leur stratégie de partage externe.

On note que le modèle et la stratégie de partage (sharingcapability) sont définis ainsi par défaut:

  • Comme prévu, pour les sites de communication: SITEPagePublishing#0, Disabled
  • Pour les sites d’équipe sans Team: GROUP#0, ExternalUserSharingOnly
  • Pour les sites d’équipe avec Team: GROUP#0, ExternalUserSharingOnly
  • Pour les sites des canaux privés: TEAMCHANNEL#0, ExternalUserSharingOnly

Voir Share and Copy Link in SharePoint Administration | KTNN SharePoint (wordpress.com)

Donc pour modifier la stratégie de partage d’un site de canal privé:

Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/site1 -SharingCapability Disabled

Avec les valeurs possibles suivantes:

Disabled
ExistingExternalUserSharingOnly
ExternalUserSharingOnly
ExternalUserAndGuestSharing

Modalités de partage par les membres

Il faut ajouter _layouts/15/user.aspx à la fin du URL du site de canal privé afin de modifier les paramètres de demande d’accès, notamment ‘Autoriser les membres à partager…’.

Bloquer la création des canaux privés

La création des canaux privés peut être restreinte:

  • aux membres d’un Team
  • au niveau du Tenant pour l’ensemble ou pour certains utilisateurs (par une stratégie)

Manage teams policies in Microsoft Teams – Microsoft Teams | Microsoft Docs

  • aux membres et propriétaires d’un Team par PowerShell Set-Team -AllowCreateUpdateChannels (à vérifier: bloque la création des deux types de canaux?)

https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/teams/set-team

UserVoice: Allow Teams Admins to restrict Private Channel creation to only Team Onwers – Microsoft Teams UserVoice

Managing Private Channels in Microsoft Teams | AdminDroid Blog

Graph Manage the private channels in Microsoft Teams with Graph API – Microsoft Teams | Microsoft Docs

Teams Updates PowerShell Module for Private Channels – Office 365 for IT Pros (office365itpros.com)