Désactiver les fonctionnalités SharePoint Server Enterprise

Si on désactive les fonctionnalités au niveau de la collection de sites et du site:

  • Fonctionnalités de la collection de sites SharePoint Server Enterprise
  • Fonctionnalités du site SharePoint Server Enterprise

Les différences au niveau des WebParts

Données métiers: lorsque les fonctionnalités sont désactivées, seulement Excel Web Access et Visio Web Access restent.

wp-donnees-metiers

Filtres: cette catégorie n’est pas disponible lorsque les fonctionnalités Enterprise sont désactivées.

wp-filtres

Recherche: À valider Volet Perfectionnement de taxonomie

wp-recherche

Report de contenu: Récapitulatif du projet et Visionneuse WSRP ne sont pas disponibles lorsque les fonctionnalités Enterprise sont désactivées.

wp-report-contenu

Pour cacher ou afficher la barre de lancement rapide

Navigation actuelle = barre de lancement rapide = volet de lancement rapide = Quick Launch

Dans SharePoint 2013, pour cacher:

<style>
.ms-core-navigation { DISPLAY: none }
#contentBox { margin-left: 0px }
</style>

Note: .ms-core-navigation –> enlève la navigation du haute et de gauche

<style type= »text/css »>
#sideNavBox {DISPLAY: none}
#contentBox {MARGIN-LEFT: 5px}
</style>

Note: #sideNavBox –> enlève la navigtion de gauche seulement

Les pages de WebParts contiennent le volet de lancement rapide.

Dans SharePoint 2010

Pour cacher

<style type= »text/css »>
#s4-leftpanel { display:none }
.s4-ca { margin-left:0px }
</style>

Dans SharePoint 2010, pour ajouter le volet de lancement rapide sur une page de WebParts: http://www.manageprojectsonsharepoint.com/blog/2011/04/11/enabling-the-quick-launch/
http://www.sharepointquebec.org/blog/Lists/Billets/Post.aspx?ID=73

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/office/en-US/8ab98ea1-2978-40b2-82d4-b1d2a94442f9/quick-launch-on-newly-created-web-part-page-in-sharepoint?forum=sharepointgeneralprevious

Dans SharePoint 2007

Pour cacher

<style>
.ms-quicklaunch { display:none;}
.ms-navframe { display: none; }
</style>

Personnaliser la ‘Suite Bar’ dans SharePoint 2013

Lors de la mise en place de SharePoint 2013, sans doute, vous allez vous demander comment enlever des options de l’interface qui n’existaient pas dans les versions précédentes.

Avant:

barre-avant

Après:

barre-apres

Comment procéder…

1) Pour enlever Échange de News, SkyDrive, Sites, il faut désactiver la création de Mes sites dans l’application de service Profil utilisateur dans l’administration centrale.

Administration centrale: Gestion des applications > Gérer les applications de service > Application de service profil utilisateur > Gérer les autorisations des utilisateurs

autorisation-profil-utilisateur

GSoft propose par l’Administration centrale > Gestion des applications > Applications de service > Configurer les associations des applications de service > Cliquer sur l’application Web > Décocher User Profile Service Application

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262500(v=office.15)
http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee721063.aspx

2) Si vous désactivez Mes sites, vous devriez aussi enlever le bouton Suivre car ces deux fonctions sont inter reliées.

Pour chaque site, il faut désactiver la fonctionnalité de site Suivi du contenu – Permettre aux utilisateurs de suivre des documents ou des sites.

3) Pour que le bouton Synchroniser fonctionne, il faut que le client SkyDrive Pro sync soit installé sur les postes. Donc pour l’enlever, il faut aller pour chaque site dans Paramètres du site > Disponibilité du mode hors connexion et de la recherche > Voulez-vous autoriser le téléchargement des éléments de ce site sur les clients en mode hors connexion ? Non

Voir aussi Connexion au site portail

Résumé des fonctions de gestion documentaire

Fonctionnalités de collection de sites:

1) Rétention basée sur des bibliothèques et des dossiers

  • Permet de modifier la source dans la stratégie de gestion de l’information dans une bibliothèque Voir

2) Gestion des enregistrements sur place

  • Ajoute Paramètres de déclaration des enregistrements dans l’administration de la collection de sites
  • Ajoute Paramètres de déclaration des enregistrements dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites
  • Ajoute le modèle Bibliothèque des enregistrements Voir
  • Ajoute le bouton Déclarer un enregistrement lorsque cela est paramétrisé Voir

3) Concentrateur de syndication de type de contenu

4) Ensembles de documents Voir

5) Flux de travail Approbation de destruction

6) Service d’ID de document

7) Stratégie de site

Fonctionnalités de site:

1) Organisateur de contenu Voir

  • Ajoute Règles de l’organisateur de contenu dans les paramètres du site
  • Ajoute Paramètres de l’organisateur de contenu dans les paramètres du site
  • Ajoute une bibliothèque de remise
  • Est inclus dans le modèle de site Centre des enregistrements Voir

Dans SharePoint 2010, la fonctionnalité Intégration de la messagerie à l’organisateur de contenu existait. Elle est devenue obsolète.

2) Suspension

Modèles de site:

  • Modèle de site Centre des enregistrements Voir

Stratégie de gestion des informations:

  • Rétention sur un type de contenu Voir
  • Rétention sur une bibliothèque Voir
  • Rétention sur un type de contenu dans une bibliothèque Voir
  • Déclarer comme un enregistrement
  • Audit, Codes-barres, Étiquettes

Réf. http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/creer-et-appliquer-des-strategies-de-gestion-des-informations-HA101631505.aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263464.aspx

Autres:

  • Métadonnées gérées
  • Emplacement de destination (registered destination locations) > Administration centrale

Ajouter des étapes de rétention sur une bibliothèque

1) Activez la fonctionnalité de collection de sites Rétention basée sur des bibliothèques et des dossiers.

2) Dans les paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

strategie-gestion-info

3) Cliquez sur Modifier la source.

retention-biblio

4) Sélectionnez Bibliothèque et dossiers puis cliquez sur OK.

5) Cliquez sur Ajouter une étape de rétention.
Il est à noter que dans ce cas les autres stratégies possibles (Audit, Codes-barres, Étiquettes) ne sont pas disponibles.

etapes-retention

Voir aussi: Ajouter des étapes de rétention à un type de contenu dans une bibliothèque

 

Ajouter des étapes de rétention à un type de contenu

1) Sélectionnez Actions du site > Paramètres du site > Types de contenu.
Le type de contenu peut se trouver dans un site, dans le site racine d’une collection de sites ou dans un concentrateur de types de contenu.

2) Cliquez sur le type de contenu auquel vous voulez appliquer une politique de rétention.

3) Cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

type-contenu-strategie

4) Cochez Activer Rétention.

activer-retention

5) Cliquez sur Ajouter une étape de rétention.

etapes-retention

Voir aussi: Ajouter des étapes de rétention à un type de contenu dans une bibliothèque

Définir une bibliothèque d’enregistrements

1) Activez la fonctionnalité de la collection de sites Gestion des enregistrements sur place.

2) Lorsque vous ajoutez une nouvelle application, vous avez le choix du modèle Bibliothèque d’enregistrement.

biblio-enreg

Cette bibliothèque est préconfigurée de la façon suivante:

  • Paramètres de la bibliothèque > Paramètres de déclaration des enregistrement > Déclarer automatiquement les éléments comme enregistrements lorsqu’ils sont ajoutés à cette liste est coché.
  • L’extraction obligatoire est automatiquement activée sur la bibliothèque.
  • Les versions principales sont activées.

Il est possible de déterminer le niveau de blocage des enregistrement à l’aide de Actions du site > Paramètres du site > Administration de la collection de sites > Paramètres de déclaration des enregistrements.

Par défaut, le choix est à Bloquer la suppression. Si on applique Bloquer la modification et la suppression

bloquer-modif-suppr

declarer-enreg

Ensuite, dès qu’on télécharge un fichier dans la bibliothèque, il est automatiquement marqué comme un enregistrement. Il est alors impossible de modifier ou de supprimer le fichier.

Les dossiers ou les ensembles de documents ne sont pas marqués comme enregistrement mais tous les fichiers à l’intérieur oui.

Note: Lorsque Bloquer la suppression est activé, le cadenas n’apparaît pas.

Voir Définir des enregistrements sur place.

SharePoint 2010, 2013

Réf. http://www.sharepointanalysthq.com/2010/05/how-to-create-a-records-library-2/

Comparaison entre un centre de documents et des enregistrements

Ce sont deux modèles de site.

modeles-site-entreprise

 Centre de documents Centre des enregistrements 
 adm-centre-docs  adm-centre-enreg
La fonctionnalité de site Organisateur de contenu est activée. Voir Organisateur de contenu.
Cette fonctionnalité ajoute une bibliothèque de remise (Drop Off Library).
 actions-centre-docs  actions-centre-enreg
   suspension-centre-enreg
La fonctionnalité de site Suspension est activée.
Bouton Télécharger un document Bouton Envoyer un enregistrement (Submit a Record)
  Lorsqu’une collection de site est créée basée sur le modèle Centre des enregistrement alors les fonctionnalités de coll de sites activées sont:

  • Rétention basée sur des bibliothèques et des dossiers
  • Gestion des enregistrements sur place
  • Flux de travail Approbation de destruction
  • Service d’ID de document
  • Stratégie de site

Réf.

http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ff363731.aspx

http://blogs.msdn.com/b/mcsnoiwb/archive/2009/11/05/sharepoint-2010-records-management.aspx

http://office.microsoft.com/fr-ca/sharepoint-server-help/presentation-du-centre-des-enregistrements-HA101665489.aspx

Connexion au site portail

L’option Connexion au site portail (Portal site connection) qui se trouve dans l’administration de la collection de sites fonctionnait bien dans SharePoint 2007 et 2010. L’option existe dans les paramètres de site de SharePoint 2013 mais elle n’est pas visible sur l’interface de SharePoint 2013.

connexion-site-portail

Voici comment cette option se présentait sur l’interface de SharePoint 2010:

Réf. http://community.office365.com/en-us/forums/154/p/199058/595487.aspx 

Voir: Naviguer vers une autre collection de sites

Pour retrouver la même fonctionnalité, il faut soit:

Les propriétés gérées dans la recherche de SharePoint 2007

Un petit historique pour en arriver aux propriétés gérées automatiquement de SharePoint 2013 dans un prochain article.

Dans SharePoint 2007, il est possible de créer un centre de recherche pour diriger les utilisateurs vers une page de recherche avancée.

recherche-avancee-2007

D’où provient la liste des propriétés est la première question qu’on se pose.

Dans l’administration centrale, donc pas à la portée des administrateurs de collection de sites, se trouvent les propriétés des métadonnées.

Chaque propriété gérée (managed property) est associée (mappée) à une ou plusieurs propriétés analysées (crawled properties).

propriete-geree

Puis sur la page de recherche, les propriétés sont définies par le code XML sur le WebPart Zone de recherche avancée.

<LangDefs>

<PropertyDefs>

<PropertyDef Name= »Author » DataType= »text » DisplayName= »Auteur »/>

<ResultTypes>

Pour chaque ResultType…

<PropertyRef Name= »Author » />

http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj613136.aspx

http://sharepointfieldnotes.blogspot.ca/2013/05/understanding-and-getting-sharepoint.html

http://www.hersheytech.com/Blog/SharePoint/tabid/197/entryid/37/Default.aspx