Conflit d’enregistrement lorsque plusieurs utilisateurs modifient

Que se passe-t-il lorsque deux utilisateurs ouvrent et modifient le même élément de liste?
– Ils n’ont pas d’indice qu’ils sont 2 sur un élément.
– Le 2e utilisateur qui enregistre obtient le message suivant:

conflit-enreg-element

Que se passe-t-il lorsque deux utilisateurs ouvrent et modifient les propriétés d’un ensemble de documents?
– Ils n’ont pas d’indice qu’ils sont 2 sur un ensemble de documents.
– Le 2e utilisateur qui enregistre obtient le message suivant:

conflit-enreg-ensdoc

Que se passe-t-il lorsque deux utilisateurs ouvrent et modifient une page Wiki?
– Ils n’ont pas d’indice qu’ils sont 2 sur la page Wiki.
– Le 2e utilisateur qui enregistre obtient le message suivant:

conflit-enreg

Dans le cas des pages Wiki, il est possible d’utiliser l’extraction.

Que se passe-t-il lorsque deux utilisateurs travaillent sur le même fichier?

Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2012/11/04/fichier-verrouille-extrait/

UserVoice: https://sharepoint.uservoice.com/forums/329214-sites-and-collaboration/suggestions/7095049-locking-of-list-items

Enregistrer directement des fichiers dans une bibliothèque

Je ne veux pas montrer comment télécharger un fichier ni montrer comment glisser les fichiers dans une bibliothèque! Parce que cela signifie que l’utilisateur a enregistré le fichier ailleurs (dans Mes documents?) puis qu’il doit le télécharger ou le glisser par la suite. C’est une étape de trop: c’est ridicule d’exiger cela des utilisateurs.

Donc, il faut pouvoir enregistrer directement dans une bibliothèque de SharePoint. Il faudrait que ce soit aussi simple que d’enregistrer sous puis de sélectionner un dossier dans les lecteurs partagés. Et bien, cela n’est pas une fonction simpliste, je vais l’expliquer ci-dessous.

Autrement, la seule autre situation où l’on obtient des fichiers est lorsqu’on les reçoit par courriel. Est-ce qu’on peut alors glisser ces fichiers directement dans une bibliothèque? Encore une fois grosse déception. Voir Glisser des fichiers

Enregistrer directement dans une bibliothèque:

1) Par l’URL:

  • Copier l’URL de la bibliothèque. Déjà ça commence mal: non seulement, la notion d’URL est trop abstraite pour la plupart des utilisateurs, en plus, il faut que l’utilisateur sélectionne l’URL sans Forms/AllItems.aspx
  • Dans la fenêtre Enregistrer sous, coller l’URL devant le nom du fichier.

2) Ajouter un emplacement ou favori réseau:
http://support.microsoft.com/kb/308416/fr

Donc il faut que chaque utilisateur se prépare un raccourci vers le site ou directement vers une bibliothèque. C’est pas mal, les utilisateurs faisaient déjà cela avec les lecteurs partagés. Mais s’il y a des métadonnées (optionnelles) dans la bibliothèque, il faut ensuite:

  • Ouvrir la bibliothèque et modifier les propriétés des fichiers.

En plus, cette solution ne fonctionne pas avec tous les types d’application. Avec Photoshop, je n’ai pas pu l’utiliser. Donc l’utilisateur doit d’abord enregistrer sur son poste puis télécharger dans SharePoint. Beurk.

Mappage d’un lecteur réseau (Map a network drive) ou Connecter un lecteur réseau http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj733519.aspx

Note:
Lorsqu’on enregistre dans les lecteurs partagés, au moment de la sélection du dossier, on peut taper le ou les premiers caractères pour qu’un dossier soit sélectionné. Cette fonction n’est pas disponible avec les dossiers ou ensembles de docs d’une bibliothèque lors de l’utilisation d’un emplacement réseau. (En mode Explorateur dans SharePoint, cela fonctionne.)

3) Dossiers récents:
http://office.microsoft.com/en-us/word-help/customize-the-list-of-recently-visited-places-HA010387680.aspx

À priori, cela semble être la solution mais il faut choisir les emplacements par bibliothèque et par application Office. Je ne vois pas comment le paramétrer directement dans les applications.

4) Le bouton Nouveau document dans l’onglet Fichiers du ruban.

nouveau-doc

J’aime le comportement de SharePoint (voir le tableau ci-dessous) mais ce n’est pas imaginable de mettre toutes les applications dans ce bouton.

5) Lorsqu’une bibliothèque est synchronisée (surtout avec OneDrive), une copie locale de la bibliothèque existe dans l’Explorateur Windows. Donc on peut fonctionner comme avec les lecteurs partagés.

Note: Valider le fonctionnement du bouton Connexion à Office (Connect to Office).

Que se passe-t-il lorsqu’il y a des métadonnées dans la bibliothèque?

Action Métadonnées optionnelles Métadonnées obligatoires
Télécharger Lors du téléchargement d’un seul fichier, on peut choisir les métadonnées. Lors du téléchargement d’un seul fichier, on peut choisir les métadonnées.
Glisser Permet d’ajouter le fichier sans jamais voir les propriétés. L’utilisateur devra ouvrir la bibliothèque pour modifier les métadonnées. Le fichier est extrait. Il faut modifier les propriétés obligatoires puis archiver.
Nouveau document (4) Le panneau de propriétés s’affiche automatiquement lors de l’enregistrement. Le panneau de propriétés s’affiche automatiquement lors de l’enregistrement.
Enregistrer (1, 2, 3) Permet d’ajouter le fichier sans jamais voir les propriétés. L’utilisateur devra ouvrir la bibliothèque pour modifier les métadonnées. Message d’erreur force à ouvrir le panneau des propriétés.

Conclusion: je désespère.

En aparté: Lorsqu’on télécharge un fichier, il est impossible de le renommer en même temps. Ce qu’on peut effectuer à partir d’un enregistrement.

UserVoice de Microsoft: http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7283358-ability-to-save-a-file-directly-into-a-library-and

Mes recherches continuent:
http://mossipqueen.wordpress.com/2012/06/17/easily-saving-directly-in-sharepoint-without-mapping-a-network-drive/

http://www.learningsharepoint.com/2012/11/19/sharepoint-2013-create-shortcut-to-your-sharepoint-library-for-saving-files/

 

Envoyer par courriel des liens vers des fichiers se trouvant dans SharePoint

Je m’interroge sur l’expérience de l’utilisateur. Pourquoi il devrait utiliser SharePoint plutôt que de continuer à se servir de son courriel (Outlook) et des lecteurs partagés?

S’il utilise SharePoint, il devra:

  • changer ses habitudes de travail
  • apprendre un nouvel outil

Est-ce qu’il a avantage à le faire? Ou c’est seulement pour le bien de l’entreprise?

Comme point de départ, je reviens sur la présentation de Vlad Catrinescu. Il illustre de manière frappante les étapes à réaliser lorsqu’on doit déposer un fichier dans SharePoint avant de l’envoyer par courriel. Si on compare avec les étapes que l’utilisateur sauverait s’il n’avait pas à déposer le fichiers dans SharePoint, il faut de solides arguments pour amener les utilisateurs vers cette méthode.

Ci-dessous, 2 diapositives de la présentation de Vlad Catrinescu:

vlad1

vlad2

Ce que Vlad propose comme solution est la boîte aux lettres de site (Site Mailbox).

Si vous ne l’avez pas, qu’est-ce qu’il vous reste?

Avantages pour l’entreprise lorsqu’on dépose le fichier dans SharePoint et qu’on envoie le lien:

  1. Il n’y a pas plusieurs copies du même fichier dans plein de boîtes de courriels.
  2. Le fichier est conservé à un endroit plus centralisé pour conserver la mémoire de l’entreprise. Il pourra être retrouvé par d’autres utilisateurs.

À mon avis, les utilisateurs peuvent voir des avantages pour eux-même. En déposant le fichier dans une bibliothèque/site qui rassemble les fichiers sur le même sujet:

  1. Ils verront bien moins souvent le message « Votre boîte est presque pleine ».
  2. Ils ne sont pas obligés de conserver le fichier dans leur courriel mais savent qu’ils peuvent se référer à la bibliothèque/site.
  3. En plus, ils trouveront la dernière version du fichier dans la bibliothèque/site contrairement à leur courriel.
  4. Si une nouvelle personne doit travailler sur ce même sujet, il ne sera pas nécessaire de lui transférer tous les courriels mais tout simplement la référer à la bibliothèque/site.

Finalement, je trouve qu’il y a assez d’avantages pour que l’utilisateur fasse un effort supplémentaire de déposer le fichier dans une bibliothèque.

Quel sont les obstacles additionnels?

  1. Est-ce que la bibliothèque/site sur le sujet existe déjà? Est-ce que les métadonnées sont déjà en place pour pouvoir bien classer le fichier?
  2. Est-ce que tous les destinataires du courriel ont les accès à cette bibliothèque/site?

Il n’y a pas d’excuses lorsque ces deux points sont couverts. Dans le cas contraire, est-ce que vous pouvez blamer l’utilisateur d’envoyer un courriel s’il est débordé et qu’il ne connaît pas SharePoint sur le bout des doigts?

Dans le cas du premier point, j’y répond dans Pourquoi les dossiers nous manquent?. Il est possible que le collaborateur (et non le propriétaire) ne puisse même pas ajouter des choix à une colonne. Il faudra qu’il demande au propriétaire de le faire. Imaginez le délai.

Hum, c’est pour couvrir le 2e de ces enjeux que la fonction de « Partager » a été ajoutée aux fichiers et aux sites. Et que l’URL du fichier se trouve dans le menu …
Voir Partager dans SharePoint 2013

J’aime: http://camerondwyer.wordpress.com/2012/01/04/five-out-of-the-box-ways-to-get-email-into-sharepoint/

Mes réflexions sur le SharePoint Saturday de Montréal

J’ai assisté au SharePoint Saturday 2014 de Montréal. Voir le programme au bas de cette page http://www.eventbrite.ca/e/billets-sharepoint-saturday-montreal-2014-9837931518?aff=eorg 

Ce sont les présentations que j’ai vues:

  • Nicolas Georgeault – Yammer ou le social de SharePoint 2013? Par où commencer?
  • Fabrice Vaxelaire et Isabelle Blanchard – Comment rendre votre démarche collaborative génératrice de valeur pour votre entreprise?
  • Luis Alberola – Quelle est la maturité collaborative de votre organisation?
  • Luc Labelle – Création de sites SharePoint à l’aide de la publication intersites dans SharePoint Server 2013
  • Vlad Catrinescu – Lync, Exchange, SharePoint and Office Web Apps – The fantastic 4 for communication and collaboration

Ça vaut la peine de voir la photo de groupe http://www.sharepointquebec.org/sps2014/SitePages/Accueil.aspx

Et la journée d’avant, chez Victrix, j’ai écouté les présentations de:

  • Joel Oleson – Your Yammer Enterprise Social Journey
  • Michael Noel – The Ultimate SharePoint Infrastructure Best Practices Session

J’ai donc écouté 4 conférences orientées sur la collaboration ou le social très inspirantes. J’ai beaucoup apprécié les informations pourtant je retiens aussi qu’aucune de ces présentations n’a montré les interfaces de SharePoint ou de Yammer.

À part les concepts de collaboration et de social, il faut surtout démontrer que les outils qui les supportent sont efficaces. Je me donne comme objectif de réfléchir aux meilleurs façons d’utiliser ces outils pour que la collaboration et le social soient pertinents pour une entreprise.

Est-ce que vous vous pourriez vous imaginer écouter une présentation visionnaire sur la collaboration puis découvrir que les outils à votre disposition sont des talkies walkies?

talkie-walkie Emprunté de http://www.cdiscount.com

La présentation de Luc Labelle très « hands on » me sauvera bien du temps quand j’aurais à créer un catalogue.

Vlad Catrinescu a aussi été très concret dans sa présentation. Avoir un aperçu de la boîte aux lettres de site (Site Mailbox) est enrichissant. Voir Envoyer par courriel des fichiers dans SharePoint.

Parce que j’ai dû choisir, je suis triste de ne pas avoir vu:

  • Serge Tremblay – Trucs et astuces pour devenir un héros SharePoint – j’ai entendu de bons commentaires
  • Edwin Sarmiento – Common Mistakes to Avoid when Deploying SharePoint 2013
  • Ruven Gotz – Practical SharePoint Information Architecture

Et puis Sébastien Levert avec le C# est mort, vive le JavaScript…