Paramètres d’évaluation

Dans SharePoint 2013, la possibilité d’évaluer avec « J’aime » a été ajoutée.

evaluation

En Anglais, c’est Rating.

Les données des évaluations se trouvent dans la base de données sociale. Si vous désactivez la fonction puis la réactivez plus tard, les évaluations ne sont pas supprimées.

http://www.sharemuch.com/2011/03/22/resetting-sharepoint-2010-social-rating-using-powershell/

http://www.c-sharpcorner.com/uploadfile/bhushangawale/how-to-enable-and-disable-sharepoint-2010-rating-programmatically/

Le forum de discussion a enfin évolué

Dans SharePoint 2007 et 2010, le forum de discussion n’avait pas changé. Vous rappelez-vous du fil de la conversation qui s’affichait lors d’une réponse?

forum-repondre-shp2007

Dans SharePoint 2013, un revamp a été réalisé!

Ce qui est surtout formidable est qu’il sera très facile aux utilisateurs d’ajouter des images dans leurs discussions. Lorsqu’on clique dans la zone de texte, les onglets du ruban Format de texte et Insérer sont disponibles. Avec l’icône Image > À partir de l’ordinateur, les utilisateurs peuvent insérer et télécharger en même temps. Il faudra leur conseiller de télécharger dans la bibliothèque Pièces jointes.

Lors de l’ajout d’une discussion, on peut cocher si c’est une question ou non.

forum-ajouter

Lorsqu’on clique sur une discussion, il est possible de répondre dans une zone de texte tout en voyant les échanges passés.

forum-repondre

On peut aussi choisir la meilleure réponse.

forum-meilleure-reponse

Le forum offre un bouton pour rafraichir l’affiche et de nouveaux affichages par défaut: Récents, Mes discussions, Questions sans réponse, Questions avec réponses et Proposées.

forum-general

Il est possible de choisir quelques discussions comme incontournables (Marquer comme proposée = Marked as featured). Elles se distingueront à l’aide de l’affichage Proposées.

forum-marquer-propose

Je remarque quelque chose d’assez étonnant. Il n’est pas possible de créer un affichage ni en sélectionner un autre que ceux pré-établis.

Si on va dans l’affichage Gestion, il est alors possible de créer des affichages.

forum-gestion

Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/01/curiosites-site-communautaire-2013/

Archivage dans SharePoint

Le terme Archivage est traitre car il peut signifier différentes actions.

  1. Archivage comme dans la gestion électronique des documents, c’est à dire déplacer les documents dans une voûte documentaire pour respecter la conformité et la sécurité des données à long terme.
  2. Externaliser (RBS) les fichiers de la base de données SQL pour réduire la taille des bases de données et diminuer le temps de sauvegarde (backup). Pour l’utilisateur cette technique est transparente. Il peut accéder et chercher les fichiers comme si rien n’était.
  3. Sortir du contenu (site, liste, bibliothèque,…) de SharePoint. Tout en le conservant ailleurs pour des raisons historiques ou tout simplement parce qu’on n’ose pas supprimer ce contenu.

SharePoint 2013 ne couvre pas toutes ces fonctions. Les applications tierces qui complètent SharePoint peuvent être regroupées en trois catégories qui ne correspondent pas aux 3 points ci-dessus.

1) Les outils qui se spécialisent en gestion documentaire

http://www.gimmal.com/
http://www.collabware.com/
http://www.recordpoint.com.au/
http://www.irosoft.com/fr/sharepoint-office-openoffice-etc

2) Les outils qui sont spécialisés dans SharePoint

– StoragePoint de Metalogix http://www.metalogix.com/
– DocAve Storage Manager et Archiver de AvePoint http://www.avepoint.com/
– Storage Maximizer de Quest/Dell http://www.quest.com/storage-maximizer-for-sharepoint/
– StorageEdge de Alachisoft http://www.alachisoft.com/storageedge/

3) Les outils qui sont spécialisés dans la sauvegarde et l’archivage et qui englobent l’archivage d’Exchange, des systèmes de fichiers, etc.

– EnterpriseVault de Symantec http://www.symantec.com/fr/ca/enterprise-vault/
– EMC SourceOne de EMC2 http://canada.emc.com/archiving/emc-sourceone/microsoft-sharepoint.htm et http://canada.emc.com/archiving/sharepoint-archiving.htm
– Simpana 10 de Commvault http://www.commvault.fr/simpana-software/features/onepass-backup-and-archive et http://www.commvault.fr/solutions/enterprise-applications/microsoft-sharepoint
– Message Solution http://www.messagesolution.com/SharePoint_Archive.htm

Toutes ces applications introduisent constamment des améliorations. Donc vous devriez bien définir votre besoin d’archivage avant de comparer leurs fonctions.

Les règles de l’organisateur de contenu

Pour créer les règles de l’organisateur de contenu, il faut suivre les principes suivants:

  • Les types de contenu de l’envoi sont obligatoirement basés sur un type de contenu Document.
  • Les types de contenu de l’envoi qu’on peut sélectionner se trouvent dans le site (ou la collection de site).
  • La bibliothèque de l’emplacement cible (destination) doit être associée au type de contenu de l’envoi.

1) Type de contenu Document

Pour vous assurez que l’organisateur de contenu fonctionne, vous pouvez baser la règle sur le type de contenu Document. Comme ce type de contenu existe dans toutes les bibliothèques, vous n’avez aucune restriction.

type-contenu-doc

Exemple: http://www.boostsolutions.com/blog/how-to-create-content-organizer-rules-in-sharepoint-2010/

2) Type de contenu personnalisé

  • Créez un type de contenu personnalisé
  • Ajoutez ce type de contenu sur la bibliothèque de remise et la bibliothèque de destination (emplacement cible)
  • Créez une règle basée sur ce type de contenu, avec une condition si vous voulez, et activez le déplacement vers la bibliothèque de destination
  • Lorsque vous téléchargez un fichier dans la bibliothèque de remise (en lui appliquant le type de contenu), il est redirigé vers la bibliothèque de destination

Exemple: http://www.youtube.com/watch?v=tQa91Fl2BCE

3) Envoyer vers un site

Dans l’exemple précédent, si vous avez défini Configurer les connexions d’envoi pour le site où se trouve l’organisateur de contenu, un fichier de n’importe quel type de contenu ne sera pas digéré par la règle. Ce fichier va rester dans la bibliothèque de remise.

Par contre, si dans la règle vous ajoutez un type de contenu dans la section Ce type de contenu a d’autres noms sur d’autres sites, le fichier sera traité par la règle puis déposé dans la bibliothèque de destination.

Note: si vous ajoutez le type de contenu Document dans la section Ce type de contenu a d’autres noms sur d’autres sites, tous les fichiers seront traités par la règle. 

Une règle basée sur une condition sur une colonne va fonctionner si le type de contenu de d’origine contient la même colonne que le type de contenu de destination.

Réf.

http://blogs.msdn.com/b/alimaz/archive/2011/06/27/configuring-sharepoint-content-organizer-to-route-documents-to-a-separate-site-collection.aspx

Les ensembles de documents

Pour que les ensembles de documents soient disponibles, il faut que la fonctionnalité de collection de sites Ensembles de documents soit activée.

Un ensemble de document est un type de contenu contenant le lien vers Paramètres de l’ensemble de documents.

parametres-ens-doc

Paramètres de l’ensemble de documents

  • Types de contenu autorisés: Permet de définir quels types de contenu peuvent être utilisés dans l’ensemble de documents.
  • Contenu par défaut: Permet de créer des ensembles de documents avec des fichiers déjà à l’intérieur.
  • Colonnes partagées: Permet de partager des métadonnées du type de contenu avec les fichiers à l’intérieur.
  • Colonnes de la page d’accueil: Permet d’afficher des métadonnées à l’ouverture de l’ensemble de docs.
  • Page d’accueil: Permet d’ajouter ou de modifier des WebParts sur la page d’accueil.

Un ensemble de documents ne peut être ajouté que dans une bibliothèque (et non une liste). Pour ajouter un ensemble de documents à une bibliothèque, il faut:

  • Sélectionnez Paramètres de la bibliothèque > Paramètres avancés > Autoriser la gestion des types de contenu? Oui
  • Paramètres de la bibliothèque > Ajouter à partir de types de contenu de site existants > sélectionnez un type de contenu puis cliquez sur Ajouter et finalement sur OK

Un ensemble de documents possède son propre ruban.

ruban-gerer-ensdocs

Voir Comparaison entre les ensembles de documents et les dossiers

Réf.

http://www.sharepointanalysthq.com/2011/09/document-set-limitations-and-considerations-in-sharepoint-2010/

http://www.sharepointanalysthq.com/2012/06/documents-sets-vs-folders-in-sharepoint-2010/

http://blogs.technet.com/b/vedant/archive/2010/04/21/using-the-document-set-feature-in-sharepoint-2010-part-1.aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff603637(v=office.15).aspx

https://www.captechconsulting.com/blog/kelly-rusk/sharepoint-2013-document-sets

Les dossiers: un mal nécessaire

Les dossiers sont mal aimés dans SharePoint pourtant ils sont présents dans beaucoup de fonctions.

> Navigation par métadonnées: les dossiers peuvent être ajoutés dans les champs de hiérarchie (de même que les types de contenu et les métadonnées).

navigation-dossiers

Cette configuration permet une navigation pratique parmi les dossiers.

NOTE: Il y a une relation entre Actions du site > Paramètres du site > Arborescence et la navigation par métadonnées.

> Organisateur de contenu: dans une règle d’organisateur de contenu, il est possible de répartir les fichiers acheminés dans des dossiers selon des propriétés

emplacement-cible

Aussi, dans les paramètres de l’organisateur de contenu:

creer-sous-dossier

> Valeurs de colonne par défaut et affichage par emplacement

Valeurs de colonne par défaut: Les emplacements à configurer peuvent seulement être des dossiers.

Affichage par emplacement: On pourrait croire que les emplacements à configurer peuvent être des dossiers mais cela est faux. https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/02/15/affichage-par-emplacement/ Cela fonctionne pour les métadonnées et type de contenu.

Voir http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/03/valeurs-colonne-defaut-affichage.html

> Bibliothèque d’éléments de site: si on applique dans les paramètres avancées d’une bibliothèque, que la bibliothèque doit être considérée comme éléments de site, des dossiers seront automatiquement créés pour organiser son contenu.

elements-site

Lorsqu’on ajoute une image sur une page, cette image est automatiquement téléchargée. Si on choisit la bibliothèque Pièces jointes (Site Assets) alors des dossiers et sous dossiers sont automatiquement créés par page.

> Sécurité par dossier

Il est possible d’attribuer une sécurité particulière à des dossiers.

> Listes et bibliothèques

Les dossiers sont disponibles par défaut dans les bibliothèques mais ils peuvent aussi être créés dans les listes. Paramètres de liste > Paramètres avancés > Voulez-vous rendre la commande « Nouveau dossier » disponible? Oui

> Seuil d’affichage

Une des techniques pour gérer des grandes listes est de l’organiser par dossiers.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/06/09/dossiers-seuil-affichage/

> OneDrive

Les dossiers s’imposent.

> Autres considérations

– Affichage où les dossiers peuvent être ignorés

dossier-affichage-plat

– Lors de l’application d’une politique de rétention par emplacement. Il est possible de briser l’héritage et appliquer une politique de rétention différente par dossier.

Voir aussi Pourquoi les dossiers nous manquent?

Administrateurs de collection de sites

SharePoint 2007 SharePoint 2013
Administration centrale > Gestion des applications > Administrateurs de collections de sitesImpossible d’ajouter un groupe Administration centrale > Gestion des applications > Changer les administrateurs de collection de sitesImpossible d’ajouter un groupe
Paramètres de site > Administrateurs de collection de sitesImpossible d’ajouter un groupe Paramètres de site > Administrateurs de collection de sites
Il est possible d’ajouter un groupe
Pour donner accès à toutes les collections de sites à un groupe, il faut donner l’accès à ce groupe à l’application Web au complet.Administration centrale > Gestion des applications > Stratégie de l’application Web (Policy for Web Application)
Il est possible d’ajouter un groupehttp://blogs.msdn.com/b/josrod/archive/2008/01/04/grant-users-admin-access-to-all-site-collecrtions-per-web-application.aspx
Administration centrale > Sécurité > Spécifier la stratégie utilisateur des applications web (Specify web application user policy) Il est possible d’ajouter un groupeNote: Manage Web Application > Selection de l’application Web > User Policy