Grande liste avec organisateur de contenu ou paramètres des valeurs de colonne par défaut

Lisez la première partie de cette série: Les grandes listes et le seuil d’affichage

L’illusion de la solution magique…

Lors du travail avec les grandes listes, vous pourriez entendre ‘mais il faut bien savoir utiliser les options de SharePoint pour que cela soit facile’. Voici deux des fonctions qui peuvent être évoquées comme des miracles mais le sont-elles vraiment?

Organisateur de contenu

http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/10/organisateur-contenu.html

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/11/05/regles-organisateur-contenu/

Parmi les paramètres de l’organisateur de contenu, il est possible de gérer de façon automatique la création des dossiers. La répartition est effectuée selon les dates.

partitionnement-dossier

Lors de la création d’une règle de l’organisateur de contenu, il est possible de définir un nom de dossier en fonction d’une colonne à valeur unique obligatoire.

emplacement-dossier

Paramètres des valeurs de colonne par défaut

http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/03/valeurs-colonne-defaut-affichage.html

Il est possible d’associer une valeur de colonne à un dossier. Au moment du téléchargement du fichier dans le dossier Bleu, la valeur Bleu est choisie dans la ColonneChoix.

emplacement-choix

CONCLUSION:

Les deux outils ci-dessus peuvent aider à répartir des fichiers dans des dossiers, cependant ils ne nous mettent pas à l’abris de:

  • Le déplacement subséquent des fichiers d’un dossier à l’autre ne met pas à jour la colonne. Ni l’inverse, c’est à dire que le changement de la valeur de la colonne ne déplace pas dans le bon dossier. Donc les utilisateurs devront faire un travail en double lorsqu’ils auront à changer la valeur.
  • Toutes les restrictions qui s’appliquent à l’organisation par dossier sont présentes: il faut indexer, on ne peut pas utiliser l’affichage grouper par sur l’ensemble des fichiers… https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/01/14/dossier-ensemble-documents-navigation-metadonnees-filtre/

Idée: Il ne faut pas oublier que ce serait aussi possible d’utiliser des politiques de rétention pour supprimer ou déplacer des fichiers ailleurs afin de limiter la quantité de fichiers dans une bibliothèque.