La recherche dans Office 365

Je ne comprends pas pourquoi dans un site de communication (Communication Site) et un site d’équipe (Team Site), la zone de recherche ne permet pas de trouver le contenu:

  • d’une liste personnalisée
  • des liens rapides (Quick links)
  • du calendrier

Cependant, ces listes sont pourtant indexées car lorsqu’on ouvre une de ces listes et qu’on utilise la zone de recherche, on trouve alors les éléments qui correspondent au texte cherché.

Donc lorsqu’on est sur une page, la zone de recherche cherche uniquement parmi les pages (étendue = scope) et les fichiers.

Pour chercher parmi les contacts, il faut utiliser Delve.

Sur la page d’accueil d’Office 365, il y a une zone de recherche qui cherche les fichiers dans SharePoint, OneDrive et même les fichiers attachés aux courriels!!!!

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Intelligent-Search-Discovery/Find-what-you-want-discover-what-you-need-with-personalized/ba-p/109590

 

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Désactiver des tuiles d’Office 365

Quelles sont les applications qui peuvent être désactivées dans Office 365?

Limiter la création des groupes

https://support.office.com/en-us/article/manage-who-can-create-office-365-groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618

https://support.office.com/en-us/article/office-365-groups-naming-policy-6ceca4d3-cad1-4532-9f0f-d469dfbbb552

Désactiver Yammer

https://gallery.technet.microsoft.com/office/Disable-Yammer-in-Office-432f584d

On peut choisir entre Yammer ou Newsfeed: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-enterprise-social-experience-Yammer-and-Newsfeed-21954c85-4384-47d4-96c2-dfa1c9d56e66

Désactiver Video Portal

https://drewmadelung.com/disabling-office-365-video/

Désactiver Flow, PowerApps, Dynamics

http://www.learningsharepoint.com/2016/12/06/office-365-disable-microsoft-powerapps-microsoft-flow-and-dynamics-365/

Désactiver Office Store

http://www.slashadmin.co.uk/quick-tip-how-to-remove-the-office-365-store-tile-for-all-users/

Désactiver Forms

https://support.office.com/en-us/article/turn-off-or-turn-on-microsoft-forms-8dcbf3ab-f2d6-459a-b8be-8d9892132a43

 

Désactiver Planner

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_o365admin-mso_dep365-mso_o365b/disable-office-planner-completely/881ef767-ba4d-495c-89a2-d0e4d9c06a6b?auth=1

https://drewmadelung.com/disabling-office-365-planner-using-powershell/

Désactiver Flux d’actualités (NewsFeeds)

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/all/show-or-hide-options-no-option-to-hide-newsfeed/92c109de-c3ed-4666-bdb2-46343b6f5839

 

 

 

Yammer et Teams

Yammer:

  • Volume sporadique des conversations.
  • On peut lire les discussions publiques même si on n’est pas membre. Discovery.
  • Échange dans un grand groupe de personnes qui ne connaissent pas nécessairement.
  • Une réponse à une ancienne conversation place celle-ci en haut de la liste.
  • Possibilité de lire les messages récents.
  • Poll, Praise, Annoucement

Teams:

  • Volume des conversations est important. Communication en temps réelle. Velocity.
  • Il faut être membre pour lire les conversations. Peu de membres.
  • Les membres de l’équipe se connaissent et travaillent ensemble.
  • Une réponse à une ancienne conversion laisse celle-ci à sa position.
  • Consulter les activités récentes pour se tenir au courant.
  • Dans Teams, il est possible d’ajouter un onglet (tab) avec Yammer.
  • Survey/Polls: https://www.polly.ai/microsoft-teams

https://www.linkedin.com/pulse/yammer-microsoft-teams-exactly-same-kevin-crossman/

https://www.avepoint.com/blog/strategy-blog/microsoft-teams-office-365-groups-sharepoint-yammer/

Yammer et Groups

Yammer Groups

Dans Yammer, on peut créer des groupes mais ce ne sont pas des groupes Office 365. Voici les options à la création:
– Internal group
– External group
– Public access
– Private access

Office 365 Connected Yammer Groups

Cependant, il est possible d’intégrer une discussion Yammer à la création d’un groupe Office 365. Il s’agit alors de ‘Office 365 Connected Yammer Groups’.

https://support.office.com/en-us/article/Yammer-and-Office-365-Groups-d8c239dc-a48b-47ab-b85e-6b4b8191a869

https://support.office.com/en-us/article/Is-my-group-in-Yammer-connected-to-Office-365-02f1c157-d2f8-4197-a5f8-2d670bba29e6?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

CAS D’UTILISATION:

À la création d’un groupe public, tous les utilisateurs même ceux qui ne sont pas membres peuvent écrire dans le groupe de Yammer. Lorsqu’un utilisateur rejoint le groupe ‘Join’, le groupe s’affiche dans le menu de gauche et apparaît dans la liste des groupes rejoints, est-ce que ce sont les seuls avantages de ‘Join’?

Il est aussi possible de quitter un groupe.

Peut-on contrôler la création des groupes Yammer (non connectés à O365)?

Non, pour les groupes internes.

Oui, pour les groupes externes pour tous les utilisateurs.

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_yammer-mso_o365brs/how-to-prevent-users-to-create-groups-by/98e7be4f-f717-4d47-a223-a994154bcf7c?auth=1

https://yammer.uservoice.com/forums/399627-yammer/suggestions/15626478-enable-admins-to-manage-the-creation-of-new-groups

Donc il faut pouvoir surveiller et supprimer les groupes inutiles. Dans l’administration de Yammer, vous avez l’option ‘Private Content Mode’ pour pouvoir contrôler tous les groupes.

Et c’est quoi cette notion de Network?

https://channel9.msdn.com/Shows/Mechanics/Yammer-updates–From-new-user-experiences-to-new-IT-controls

Stream, chaînes et groupes

Pourquoi peut-on créer une chaîne ou un groupe dans Stream?

Comment contrôler l’utilisation de Stream?

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/groups-channels-organization

Chaînes

Dans Stream, si vous limitez à certaines personnes seulement la possibilité de créer des chaînes, vous limitez en même temps le chargement des vidéos à ces personnes. https://docs.microsoft.com/en-us/stream/restrict-uploaders Ce serait mieux de pouvoir distinguer les deux mais puisque ce n’est pas possible alors il faut:

  • ajouter une politique d’entreprise concernant les vidéos
  • surveiller la création des chaînes et supprimer lorsqu’elles ne sont plus utilisées

À la création d’une chaîne, voici les options disponibles:

Groupes

Si on créé un groupe, il s’agit bien d’un groupe Office 365, le groupe est énuméré dans le centre d’administration.

À la création d’un groupe, voici les options disponibles:

À la création d’un groupe par Stream, le calendrier et la conversation Outlook sont prêts lorsqu’on clique sur découvrir les groupes, la collection de sites est créée avec un léger délai, Planner? Et ce groupe se trouve bien parmi les groupes du Centre d’administration (Admin Center).

À la création d’un groupe par le Centre d’administration (Admin Center) ou par Outlook, ce groupe devient disponible dans Stream.

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/groups-channels-overview

Paramètres d’administrateur de Stream

Dans le menu de l’utilisateur de l’administrateur de Stream, il est possible dans la section ‘Contenu’ de choisir les utilisateurs ou les groupes AD (security groups) qui peuvent charger des vidéos et créer des chaînes.

Un utilisateur, qui n’a pas le droit de charger des vidéos ou de créer des chaînes, garde l’option de créer des groupes.

Cela cause une étonnante contradiction: Un utilisateur n’est pas dans la liste des utilisateurs qui peuvent charger et créer des chaînes mais il peut ajouter des groupes. Cet utilisateur pourra créer un groupe dont il sera le propriétaire mais il n’aura pas le droit d’y ajouter une vidéo.

Pour qu’un utilisateur puisse télécharger des vidéos dans un groupe O365 de Stream, il doit être à la fois: membre ou propriétaire du groupe O365 ET avoir le droit de charger les vidéos (et créer des chaînes).

Télécharger

Par la barre principale:

et aussi par le menu Create > Upload a video.

En étant dans une chaîne:

En étant dans un groupe:

PLUS

J’ai expérimenté la reconnaissance des visages dans Stream, impressionnant:

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/portal-find-faces

https://docs.microsoft.com/en-us/stream/

Intranet in a box

ClearBox Consulting ont sorti leur nouveau rapport

https://www.clearbox.co.uk/portfolio-item/sharepoint-intranets-in-a-box-report-2018

Les solutions qui ressortent dans le rapport: Omnia Intranet, Wizdom, Unily, Bonzai, Powell365, MatchPoint, Akumina, Valo, Beezy

Mon précédent article sur le sujet des intranets préfabriqués.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/03/09/intranet-prefabrique-sharepoint/

Quelle sera la part de marché de Facebook Workplace? Lancé en octobre 2016, il a été adopté par de nombreuses entreprises.

https://www.facebook.com/workplace

https://www.computerworld.com/article/3230189/collaboration/a-year-after-launch-how-has-facebook-workplace-fared.html

Des références dans le domaine:

http://www.twohives.co.uk/find-intranet-enterprise-social-network-digital-workplace-research-reports/

https://digitalworkplacegroup.com/

http://www.prescientdigital.com/

https://www.realstorygroup.com/

https://www.nngroup.com/reports/topic/intranets/

Groupes Office 365 et collections de sites

À la création d’une Microsoft Teams

  • Une collection de sites /sites/ est créée cependant elle n’est pas visible dans l’administration de SharePoint.
  • Un groupe est créé.
  • L’onglet Files de Teams montre le dossier ‘General’ de la bibliothèque ‘Documents partagés’. Si on créé une autre chaîne (channel), un autre dossier est créé.
  • L’onglet Wiki est aussi une bibliothèque dans le même site SharePoint.
  • Chaque utilisateur peut voir le groupe dans Outlook.
  • On peut voir le site créé par Teams dans SharePoint.
  • Dans Teams, il est possible d’ajouter des utilisateurs mais seulement propriétaire ou membre.
  • Dans le site, le groupe est incluant dans le groupe SharePoint de membres. Le groupe SharePoint de propriétaires est vide. Dans les administrateurs de la collection de sites, il y a aussi le groupe.
  • Dans Outlook, on voit que le groupe contient : Conversations, Fichiers, Calendrier, Bloc-notes, Planificateur, Site.

Pour supprimer?

  • Si on supprime Teams, si on supprime la collection de sites?

If you want to delete a team (and you’re the team owner), click More options More options button next to your team name and select Delete the team. Your team will be permanently removed.

Remember: Deleting a team will also remove the team mailbox and calendar from Exchange.

Team owners and IT admins can recover deleted teams for up to 30 days. For more info, see Restore a deleted Office 365 Group.

https://support.office.com/en-us/article/Teams-and-channels-df38ae23-8f85-46d3-b071-cb11b9de5499

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/office-365-groups

À la création d’un site d’équipe (Team Site dans SharePoint) public ou privé

  • Un groupe est créé.
  • Je ne vois pas le groupe dans Outlook.
  • Une collection de sites est créée sous /sites/ et on ne la voit pas dans l’administration de SharePoint.

Est-ce qu’on peut créer un Team Site sans groupe? https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/Create-Modern-Team-Site-NOT-Linked-to-a-Group/td-p/116888

Site d’équipe classique

La création d’une collection de sites par l’admin centrale, on obtient un site d’équipe classique. Aucun groupe n’y est associé.

Il sera possible de ‘groupify’ un site d’équipe existant:

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Personalize-team-sites-in-Office-365-and-amplify-teamwork-using/ba-p/70082

À la création d’un site de communication

  • Aucun groupe n’est créé.
  • Une collection de sites est créée sous /sites/ et on ne la voit pas dans l’administration de SharePoint.

À la création d’un groupe O365

Le groupe peut être créé par Administration centrale. Il permet de partager un ensemble de ressources: Outlook, calendrier partagé, collection de sites, Planner.

  • On peut aussi créer un groupe à partir d’Outlook ou de Planner.

Yammer et groups

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2018/01/03/yammer-groups/

Stream et groups

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/12/20/stream-chaines-groupes/

Apparemment, aucune collection de sites n’est créée à l’utilisation de Stream.

Afficher toutes les collections de sites

https://technet.microsoft.com/library/mt771885.aspx

Dans la recherche de SharePoint, inscrire: contentclass:STS_Site Cependant, il faut avoir accès à ces collections de sites pour les voir.

>Pour afficher toutes les collections de sites associées à des groupes (incluant Teams)

Get-UnifiedGroup | Select DisplayName, SharePointSiteUrl | Ft -autosize -wrap

http://www.andrewjbillings.com/enumerating-sharepoint-sites-for-office-365-groups-with-powershell/

>Pour afficher toutes les collections de sites (Communication Sites)

Get-SPOSite -Template SITEPAGEPUBLISHING#0

http://www.techmikael.com/2017/08/how-to-list-all-communication-sites-in.html

À garder: https://blogs.technet.microsoft.com/fromthefield/2013/07/25/windows-powershell-script-to-output-site-collection-information/

Février 2018: nouvelle administration de SharePoint Online, on voit les collections de sites de Teams.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Introducing-the-new-SharePoint-Admin-Center/ba-p/70294

Limiter la création des groupes

https://support.office.com/en-us/article/Manage-who-can-create-Office-365-Groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Limiter la création des sites SPO

https://support.office.com/en-us/article/Manage-site-creation-in-SharePoint-Online-e72844a3-0171-47c9-befb-e98b23e2dcf9

Très intéressant à propos des sous-sites: https://info.paitgroup.com/blog/modernizing-your-approach-to-site-architecture-in-sharepoint-and-office-365