Search for Checked out Files

With SharePoint 2013, the search is becoming more powerful. It took me some time but finally I was able to figure out how to find all the checked out files.

Find the managed property:

I was able to use this managed property created by default CheckoutUserOWSUSER

checkoutpropriete

The first obstacle: The query in the Search Results WebPart

We want to find all files where the field ‘Check Out To’ is not empty but the ‘is not null’ option doesn’t exist.

The solution: We are looking for the Check Out To field that starts with a letter or number which means that it is not empty.

{searchboxquery} IsDocument:1 AND(CheckoutUserOWSUSER:a* OR CheckoutUserOWSUSER:b* OR CheckoutUserOWSUSER:c* OR CheckoutUserOWSUSER:d* OR CheckoutUserOWSUSER:e* OR CheckoutUserOWSUSER:f* OR CheckoutUserOWSUSER:g* OR CheckoutUserOWSUSER:h* OR CheckoutUserOWSUSER:i* OR CheckoutUserOWSUSER:j* OR CheckoutUserOWSUSER:k* OR CheckoutUserOWSUSER:l* OR CheckoutUserOWSUSER:m* OR CheckoutUserOWSUSER:n* OR CheckoutUserOWSUSER:o* OR CheckoutUserOWSUSER:p* OR CheckoutUserOWSUSER:q* OR CheckoutUserOWSUSER:r* OR CheckoutUserOWSUSER:s* OR CheckoutUserOWSUSER:t* OR CheckoutUserOWSUSER:u* OR CheckoutUserOWSUSER:v* OR CheckoutUserOWSUSER:w* OR CheckoutUserOWSUSER:x* OR CheckoutUserOWSUSER:y* OR CheckoutUserOWSUSER:z* OR CheckoutUserOWSUSER:1* OR CheckoutUserOWSUSER:2* OR CheckoutUserOWSUSER:3* OR CheckoutUserOWSUSER:4* OR CheckoutUserOWSUSER:5* OR CheckoutUserOWSUSER:6* OR CheckoutUserOWSUSER:7* OR CheckoutUserOWSUSER:8* OR CheckoutUserOWSUSER:9* OR CheckoutUserOWSUSER:0*)

Another way suggested by http://unika-solutions.com/ (Thanks!)

{SearchBoxQuery} IsDocument:1 AND (CheckoutUserOWSUSER:i:0# OR CheckoutUserOWSUSER:SHAREPOINT OR CheckoutUserOWSUSER:MYDOMAIN)

The display template: To be able to view who checked out the file on the search results page.

_#= Srch.U.getDisplayNameFromAuthorField(ctx.CurrentItem.CheckoutUserOWSUSER) =#_

Sorting: I decided that sorting by the URL would be convenient. In the Sort tab of the Search WebPart, I chose SPSiteURL.

sort-checkout

Thanks!

http://www.c-sharpcorner.com/UploadFile/396c42/retrieve-checked-out-documents-from-the-whole-site-collectio/

https://www.itunity.com/article/filter-empty-values-search-693

Réf.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/01/28/proprietes-gerees-resultat-recherche/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/22/afficher-annonces-autre-collection/

 

Seuil d’affichage avec une colonne de type personne ou groupe

Merci Samuel de m’avoir fait remarquer qu’une colonne de type Personne ou groupe cause aussi le problème de seuil d’affichage.

Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez voir le comportement d’une colonne indexée ‘Modifié par’ qui contient: 50 ‘Ms Red’ et 6000 ‘Mr Green’.

Voir

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/10/22/column-types-list-view-threshold/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/08/02/big-lists-threshold/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/05/29/grandes-listes-seuil-affichage/

Nouveaux WebParts dans Office 365

Bon j’ai utilisé la page moderne au lieu de regarder les vidéos. Et bien, je suis déçue. La solution est encore tellement immature qu’on a l’impression de se retrouver devant un nouveau produit alors que SharePoint est pas mal établi déjà. J’ai un peu le sentiment de revenir aux limitations de SharePoint 2007.

Je comprends que l’intention est de se conformer au ‘responsive design’ mais tout de même, il manque vraiment des options. Comment ce fait-il qu’on ne peut pas ajouter des WP de liste sur les pages modernes?

wp1-page-moderne

wp2-page-moderne

Le WebPart Texte: Voici ce qui manque de façon flagrante:

  • La couleur
  • Le mode HTML
  • L’ouverture dans une autre fenêtre des liens
  • Insérer une image dans le texte et y ajouter un lien
  • Insérer un tableau

Pour la mise en page, ce serait bien d’avoir l’option de choisir au moins 2 colonnes.

Le WebPart Image:

  • On ne peut pas redimensionner l’image
  • On ne peut pas y ajouter un lien

Le WebPart Quick Links:

  • Il n’est pas basé sur une liste
  • On peut en créer un seul par site, c’est-à-dire que si on l’ajoute sur une autre page, il arrive avec les liens déjà choisis
  • On ne peut pas ouvrir les liens dans une autre fenêtre
  • On ne peut pas choisir l’image des liens

Le WebPart Link:

  • Un lien à la fois, n’est pas basé sur une liste
  • On ne peut pas éditer l’image ni le texte qui s’affiche

Les nouveaux WebParts (février 2017)

  • Image gallery
  • Bing maps
  • Quick charts
  • Link WebPart
  • News WebPart
  • PowerBI WebPart

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/News-web-part-working-now/m-p/23782#M1969

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/New-web-parts-for-your-modern-communications-in-SharePoint/m-p/40937#M3909

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/New-SharePoint-Online-Link-web-part-rolling-out-now/m-p/45270#M4277

https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/integrate-power-bi-reports-in-sharepoint-online/

Avril 2017 – LVWP

Les WebParts de liste et de bibliothèque sont arrivés! Il était temps!

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Introducing-SharePoint-modern-list-library-web-parts/ba-p/64581

 

Dans la même veine à propos de l’évolution:

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/01/sharepoint-2016-rtm-impressions/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/11/flux-conversation-yammer/

Lien Skype dans une page

Voici le lien qu’il faut ajouter:

<a href= »sip:iznogoud@entreprise.com »>Skype avec Iznogoud</a>

Cependant, si on l’ajoute dans une page, le lien sera changé par SharePoint donc il faut l’ajouter dans un WebPart Éditeur de script (de la catégorie Média et contenu).

https://technet.microsoft.com/en-us/library/gg398376(v=ocs.15).aspx

https://sharepoint2020.wordpress.com/2015/09/11/skype-lync-2013-presence-indicator-web-part/

Classification de l’information

Objet: page, fichier, menu, donnée

Sécurité (autorisations)

  • Qui sont les propriétaires du contenu? Ou qui sont les éditeurs?
  • Qui sont les lecteurs du contenu? choix: public ou privé
  • Y a-t-il des utilisateurs qui ne sont pas des employés?

Audience (diffusion)

  • Géographique
  • Poste ou fonction
  • Département
  • Tous

Métadonnées

  • Nom du fichier, date, personne
  • Taxonomie d’entreprise
  • Sujet, thème
  • Genre/Type/Nature du document
  • Tâche/Projet/Cours

Valeur du contenu

  • Niveau de confidentialité
  • Valeurs primaires: valeur juridique, valeur financière, valeur administrative
  • Valeurs secondaires: valeur archivistique, valeur historique, valeur patrimoniale
  • Critique pour les opérations (continuité des opérations)
  • Référence

Fréquence de consultation (varie selon l’utilisateur)

  • Quotidien (va se trouver sur la page d’accueil)
  • Hebdomadaire
  • Mensuel
  • Annuel (va se trouver à plusieurs clics)

Autre

  • Cycle de vie, calendrier de conservation, dossiers actifs, semi-actifs, inactifs
  • Type de fichier, taille
  • Version, fréquence de révision
  • Mise en vigueur, statut temporel (ex: temporaire)
  • Priorité
  • Donnée statistique

Obtenir un lien

J’ai eu une révélation en écoutant la vidéo suivante de Ignite:

https://myignite.microsoft.com/videos/1348

Vers 31 min, Jeremy Mazner explique l’utilité de ‘Obtenir un lien’ (Get a link). C’est bien différent de la fonction de ‘Partager’ qui change la sécurité lorsqu’elle est utilisée: c’est-à-dire qu’un bris d’héritage s’effectue lorsqu’on partage avec un utilisateur qui n’a pas accès.

J’ai écris à propos de ‘Partager’ déjà avant et je n’étais pas persuadée de son avantage https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/04/20/partager-site-bibliotheque-fichier/

Avec ‘Obtenir un lien’, la sécurité n’est pas changée. La personne qui reçoit le lien peut ouvrir ou modifier le fichier même si elle n’a pas accès au site ni au fichier. Si cette personne transfère le lien à d’autres personnes, toutes ces personnes pourront soit voir ou modifier le fichier. Cela évite de modifier l’accès donc c’est équivalent à télécharger le fichier puis de l’attacher dans un courriel et d’envoyer à ces mêmes personnes.

Menu ‘Obtenir un lien’ avec OneDrive pour un fichier:

onedrive-obtenirlien

Avec un fichier dans un site:

obtenirlien-site

Les lien sont sous les formats:

  • Lien restreint: URL du fichier
  • Lien de consultation ou lien de modification: _layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=000&docid=000&rev=1&expiration=000

Cette façon de faire est ultra pratique. Est-ce qu’elle pourrait être dangereuse? Il faut que les utilisateurs comprennent ce qu’ils font. Ils ne faudrait pas que dans un échange de courriels, par exemple, où le lien vers le fichier est très bas dans le fil, qu’un utilisateur transmette le courriel à des personnes qui ne devraient pas voir ce fichier. Ce risque n’existe pas avec un fichier attaché car lorsqu’on répond, le courriel n’est plus attaché. Donc, l’utilisateur qui envoie le lien devrait spécifier ‘Si vous envoyez ce lien à d’autres personnes, elles auront accès au fichier aussi’. Les liens réguliers existent toujours aussi si on veut respecter la sécurité.

Voici sur quoi il faut réfléchir: comment faire pour arrêter l’accès à un fichier parce qu’un lien est envoyé à trop de personnes. Et est-ce que l’expiration des liens est configurable? Est-ce que je pourrais voir la liste de tous les fichiers pour lesquels j’ai obtenu un lien?

Les membres peuvent partager (Members can share)

Et finalement, si cette fonction ne nous convient pas, il est possible de la bloquer par site.

Paramètres de site > Autorisations de site > Paramètres de demande d’accès

demandes-dacces-o365-aout2016

Lorsque la première boîte est décochée, alors un lien ‘guest’ ne peut pas être envoyé. Dans ce cas, la fenêtre ‘Obtenir un lien’ offre ce choix unique:

  • Lien restreint – Seules certaines personnes sont autorisées à ouvrir ce lien

Il est possible de bloquer le partage par les membres au niveau de toute une collection aussi https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/08/31/partage-utilisateurs-externes-office365/

 

Le découpage de la vidéo:

3 min: modern library (metadata)
9 min: Flow
11 min: OneDrive
13 min: modern library (pin a document)
14 min: modern list
17 min: PowerApps
19 min: home page (news, responsive design)
23 min: modern page
27 min: site content (stats)
29 min: groups, conversations
31 min: share, get a link
34 min: mobile app
39 min: team-centric
40 min: customization
46 min: governance
52 min: create site
58 min: navigation
59 min: capabilities apply to old sites
1h: integration sites and groups