Intranet in a box

ClearBox Consulting ont sorti leur nouveau rapport

https://www.clearbox.co.uk/portfolio-item/sharepoint-intranets-in-a-box-report-2018

Les solutions qui ressortent dans le rapport: Omnia Intranet, Wizdom, Unily, Bonzai, Powell365, MatchPoint, Akumina, Valo, Beezy

Mon précédent article sur le sujet des intranets préfabriqués.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/03/09/intranet-prefabrique-sharepoint/

Quelle sera la part de marché de Facebook Workplace? Lancé en octobre 2016, il a été adopté par de nombreuses entreprises.

https://www.facebook.com/workplace

https://www.computerworld.com/article/3230189/collaboration/a-year-after-launch-how-has-facebook-workplace-fared.html

Des références dans le domaine:

http://www.twohives.co.uk/find-intranet-enterprise-social-network-digital-workplace-research-reports/

https://digitalworkplacegroup.com/

http://www.prescientdigital.com/

https://www.realstorygroup.com/

https://www.nngroup.com/reports/topic/intranets/

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Groupes Office 365 et collections de sites

À la création d’une Microsoft Teams

  • Une collection de sites /sites/ est créée cependant elle n’est pas visible dans l’administration de SharePoint.
  • Un groupe est créé.
  • L’onglet Files de Teams montre le dossier ‘General’ de la bibliothèque ‘Documents partagés’. Si on créé une autre chaîne (channel), un autre dossier est créé.
  • L’onglet Wiki est aussi une bibliothèque dans le même site SharePoint.
  • Chaque utilisateur peut voir le groupe dans Outlook.
  • On peut voir le site créé par Teams dans SharePoint.
  • Dans Teams, il est possible d’ajouter des utilisateurs mais seulement propriétaire ou membre.
  • Dans le site, le groupe est incluant dans le groupe SharePoint de membres. Le groupe SharePoint de propriétaires est vide. Dans les administrateurs de la collection de sites, il y a aussi le groupe.
  • Dans Outlook, on voit que le groupe contient : Conversations, Fichiers, Calendrier, Bloc-notes, Planificateur, Site.

Pour supprimer?

  • Si on supprime Teams, si on supprime la collection de sites?

If you want to delete a team (and you’re the team owner), click More options More options button next to your team name and select Delete the team. Your team will be permanently removed.

Remember: Deleting a team will also remove the team mailbox and calendar from Exchange.

Team owners and IT admins can recover deleted teams for up to 30 days. For more info, see Restore a deleted Office 365 Group.

https://support.office.com/en-us/article/Teams-and-channels-df38ae23-8f85-46d3-b071-cb11b9de5499

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/office-365-groups

À la création d’un site d’équipe (Team Site dans SharePoint) public ou privé

  • Un groupe est créé.
  • Je ne vois pas le groupe dans Outlook.
  • Une collection de sites est créée sous /sites/ et on ne la voit pas dans l’administration de SharePoint.

Est-ce qu’on peut créer un Team Site sans groupe? https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/Create-Modern-Team-Site-NOT-Linked-to-a-Group/td-p/116888

Site d’équipe classique

La création d’une collection de sites par l’admin centrale, on obtient un site d’équipe classique. Aucun groupe n’y est associé.

Il sera possible de ‘groupify’ un site d’équipe existant:

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Personalize-team-sites-in-Office-365-and-amplify-teamwork-using/ba-p/70082

À la création d’un site de communication

  • Aucun groupe n’est créé.
  • Une collection de sites est créée sous /sites/ et on ne la voit pas dans l’administration de SharePoint.

À la création d’un groupe O365

Le groupe peut être créé par Administration centrale. Il permet de partager un ensemble de ressources: Outlook, calendrier partagé, collection de sites, Planner.

  • On peut aussi créer un groupe à partir d’Outlook ou de Planner.

Yammer et groups

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2018/01/03/yammer-groups/

Stream et groups

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/12/20/stream-chaines-groupes/

Apparemment, aucune collection de sites n’est créée à l’utilisation de Stream.

Afficher toutes les collections de sites

https://technet.microsoft.com/library/mt771885.aspx

Dans la recherche de SharePoint, inscrire: contentclass:STS_Site Cependant, il faut avoir accès à ces collections de sites pour les voir.

>Pour afficher toutes les collections de sites associées à des groupes (incluant Teams)

Get-UnifiedGroup | Select DisplayName, SharePointSiteUrl | Ft -autosize -wrap

http://www.andrewjbillings.com/enumerating-sharepoint-sites-for-office-365-groups-with-powershell/

>Pour afficher toutes les collections de sites (Communication Sites)

Get-SPOSite -Template SITEPAGEPUBLISHING#0

http://www.techmikael.com/2017/08/how-to-list-all-communication-sites-in.html

À garder: https://blogs.technet.microsoft.com/fromthefield/2013/07/25/windows-powershell-script-to-output-site-collection-information/

Février 2018: nouvelle administration de SharePoint Online, on voit les collections de sites de Teams.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Introducing-the-new-SharePoint-Admin-Center/ba-p/70294

Limiter la création des groupes

https://support.office.com/en-us/article/Manage-who-can-create-Office-365-Groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Limiter la création des sites SPO

https://support.office.com/en-us/article/Manage-site-creation-in-SharePoint-Online-e72844a3-0171-47c9-befb-e98b23e2dcf9

Très intéressant à propos des sous-sites: https://info.paitgroup.com/blog/modernizing-your-approach-to-site-architecture-in-sharepoint-and-office-365

Comment rassembler Teams, Team Sites et Communication Sites

Dans le lanceur d’applications (App Laucher), on a les deux tuiles séparées: SharePoint et Teams.

Si un utilisateur cherche un espace de collaboration et qu’il ne sait pas où il se trouve, il sera obligé de consulter ces deux endroits.

Voici la navigation de Teams:

Voici la navigation parmi les sites SharePoint (Team or Communication Sites):

Les autres considérations sont:

  • Chaque Teams contient une collection de sites mais qui n’est pas énumérée dans ‘SharePoint’.
  • Les Hub Site permettent de regrouper des Communication Sites ou Team Sites.

Comment seront combinées ces deux interfaces pour que l’utilisateur s’y retrouve facilement?

On peut ajouter des tabs avec SharePoint dans les Teams.

http://ericatoelle.com/2017/new-tabs-are-available-in-microsoft-teams/

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Work-better-together-with-SharePoint-team-sites-Office-365-app/ba-p/109550?utm_source=Direct

https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/18695377-change-which-tab-is-default-landing-page-for-a-tea

Et puis qu’est-ce qu’on fait avec la liste dans Teams qui grandit:

https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/16940815-ability-to-archive-channels-and-chats

La recherche aussi pourrait rassembler l’information des Teams ou Sites SharePoint Online.

Janvier 2018:

C’est intéressant comme la page d’accueil d’Office 365, commence à rassembler le contenu pour l’utilisateur qui consulte.

Il faudrait ajouter Teams, Yammer…

La recherche sur cette page aussi commence à agréger l’information accessible à l’utilisateur.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2018/01/27/recherche-office365/

Pourquoi dans l’interface de Teams, il n’y a pas la barre de ‘App Launcher’ en haut?

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams/Microsoft-Teams-displaying-the-Office-365-app-launcher-banner/td-p/28067

Des références:

https://www.metalogix.com/blog/everything-you-should-know-about-microsoft-teams

https://www.avepoint.com/blog/technical-blog/office-365-groups-vs-teams/

https://blog.hyperfish.com/the-future-of-microsoft-collaboration-is-microsoft-teams

Ignite 2017

https://www.microsoft.com/en-us/ignite/ sept 25 – 29

Quelques slogans (buzz words): Modern Workplace, Intelligent Communication, mixed reality, bots

Dans la présentation de Satya Nadella, je retiens Bing for Enterprise. Et l’intégration avec Linkedin.

Teams est la fondation de toute la collaboration. On sait que Teams est basé sur les Groups.

Jeff Teper Connecting the modern workplace with SharePoint and OneDrive: Announcements at Ignite 2017

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Connecting-the-modern-workplace-with-SharePoint-and-OneDrive/ba-p/110399

Microsoft 365: Transform your communications with Microsoft Teams and Skype for Business

https://myignite.microsoft.com/videos/56548

coédition (edit in Teams) 14 min

Accelerate your digital transformation with SharePoint and OneDrive Jeff Teper

https://myignite.microsoft.com/videos/53867

PowerApps: formulaire dans SharePoint Octobre 2017

https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/q3-2017-update/

Flow et ses meilleures pratiques

Flow sera formidable. Mes tests entre SharePoint Online et Flow sont concluants.

Malheureusement, il manque encore beaucoup d’actions et triggers d’où l’intérêt de demander et de voter:

https://powerusers.microsoft.com/t5/Flow-Ideas/idb-p/FlowIdeas

Par exemple, il manque le trigger sur un élément supprimé: https://powerusers.microsoft.com/t5/Flow-Ideas/Need-a-Sharepoint-trigger-when-a-list-item-is-deleted/idi-p/30050

Il manque l’action de déplacer: https://powerusers.microsoft.com/t5/Flow-Ideas/Sharepoint-Move-File/idi-p/37164

Je me pose deux questions: la protection des données et les meilleures pratiques pour rendre cette fonction disponible dans une entreprise.

Sur le premier point, Microsoft y travaille avec la notion d’environnement.

https://redmondmag.com/articles/2017/08/22/secure-sharepoint-online-workflows.aspx

Mais je ne trouve pas de documentation sur les meilleures pratiques de son implantation dans une entreprise.

Flow est un outil offert à tous les utilisateurs. Donc tout utilisateur peut créer un Flow basé sur un processus d’affaires. Si cette personne ne partage pas les droits de propriétaire avec une autre personne et qu’elle quitte l’entreprise et si le processus d’affaires est critique pour l’entreprise, il faudra penser à récupérer son Flow.

Est-ce qu’il faudrait créer une gouvernance sur les Flow qui sont névralgiques pour l’entreprise? Dans ces situations, le Flow doit être partagé avec un compte d’entreprise pour pouvoir en garder le contrôle. Vrai?

À propos de PowerApps: http://www.jijitechnologies.com/blogs/powerapps-forms-for-spo-list-infopath-replacement

Nouveautés SharePoint Online août et septembre 2017

Les listes de liens et des annonces ont été modernisées.- Août 2017

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Improving-SharePoint-Links-and-Announcements-lists/ba-p/92379

Les thèmes – Août 2017

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/New-site-theming-options-for-SharePoint-sites-in-Office-365/ba-p/94001

https://blogs.office.com/en-us/2017/05/16/new-sharepoint-and-onedrive-capabilities-accelerate-your-digital-transformation-2/

WebPart Group Calendar

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/New-Group-calendar-web-part-rolling-out-now/m-p/99819#M9229

Coédition dans Excel

https://blogs.office.com/en-us/2017/08/31/new-to-office-365-in-august-enriching-teamwork/

Commentaires en bas de page

https://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/39271.sharepoint-online-communication-sites.aspx

Utilisateurs externes dans Teams – Septembre 2017

https://www.windowscentral.com/guest-access-rolls-out-microsoft-teams

On attend https://www.microsoft.com/en-us/ignite/ sept 25 – 29

SharePoint Virtual Summit 2017 et SharePoint Saturday Montreal

May 16th, 2017

https://redmondmag.com/Articles/2017/05/17/SharePoint-2017-Roadmap-Plans.aspx?Page=2

Microsoft Mechanics

https://www.youtube.com/channel/UCJ9905MRHxwLZ2jeNQGIWxA

Ma première réaction: https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2017/05/16/nouvelles-hero-webpart-communication/

L’année dernière: https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/06/01/sharepoint-2016-rtm-impressions/

SharePoint Saturday in Montréal

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017

Avons-nous vraiment besoin de métadonnées ?
Louis-Philippe Vallée, GSOFT

Bridge the Cloud Divide with Hybrid Business Intelligence in SharePoint 2016 and Office 365
John White (MVP), UnlimitedViz

Construisez votre intranet avec Microsoft Office 365 sans code
Samuel Levesque (MVP)
http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017/Lists/SPSSessions/Attachments/1/SharePoint%20Saturday%20Montreal%20-%202017%20-%20Construisez%20votre%20intranet%20avec%20Microsoft%20Office%20365%20sans%20code.pdf

Déployer Microsoft Teams avec succès
Serge Tremblay (MVP), Victrix

http://www.spsevents.org/city/Montreal/Montreal2017/Lists/SPSSessions/Attachments/46/SharePoint%20Saturday%20Montreal%20-%202017%20-%20stremblay%20teams.pdf

Les « Bots »: prochain assistants personnels pour votre intranet?
Franck Cornu (MVP), aequos

https://spform.com/