Les grandes listes et le seuil d’affichage

Cela fait longtemps que je veux écrire à ce sujet.

Vous entendrez les spécialistes SharePoint vous dire « mais oui il est possible de mettre plus de 5000 fichiers dans une bibliothèque, il faut juste savoir comment ». Est-ce que c’est vrai qu’il suffit de bien connaître les techniques ou allons-nous en bout de ligne nous butter à des limitations?

Il est possible d’ajouter 30 000 000 fichiers ou éléments dans une bibliothèque ou liste de SharePoint 2013. Pourtant, il faut garder à l’oeil le seuil d’affichage qui est de 5000 par défaut. Dans une version locale (on premise), il pourrait être augmenté à 2 147 483 647=2^(31)-1. Cependant dans Office 365, l’administrateur n’a pas accès à le changer.

Voici où se trouve le seuil d’affichage: Administration centrale > Gestion des applications > Gérer les applications web > choisir l’application Web > Paramètres généraux > Limitation de ressource (Resource Throttling).

Ensuite, j’ai utilisé le script PowerShell suivant http://camerondwyer.wordpress.com/2013/12/11/sharepoint-powershell-how-to-create-sharepoint-test-documents-in-library-folders-for-load-performance-testing/ . Excellent pour ajouter des milliers de fichiers afin d’effectuer des tests.

https://pnp.github.io/script-samples/create-dummy-docs-in-library/README.html?tabs=pnpps

Prologue – Première expérience

J’ai ajouté 10 000 fichiers dans une biblio toute simple avec l’affichage Tous les documents.

La liste fonctionne bien, je vois les fichiers. Voici le message qui apparaît dans les paramètres de la biblio:

Si j’ouvre en mode Explorateur, j’obtiens la fenêtre avec le message « Le dossier est vide ».
Si j’essaie le mode Modification rapide, tout se passe bien.
Contenu et structure fonctionne.
Exporter vers Excel fonctionne bien.
La recherche fonctionne.

Avez-vous deviné pourquoi je n’ai pas de limitation? Ce n’est pas parce que ma limite est de 20000. Ce n’est pas parce que je suis administrateur de la ferme ou administrateur de la collection de sites. En fait, plus spécifiquement parce que je suis ‘local admin’ du serveur SharePoint. Un administrateur de collection de sites ou l’administrateur de la ferme va aussi expérimenter le seuil d’affichage plus bas (5K). Merci.

Si je me connecte en tant que Membre (collaboration) ou Propriétaire (contrôle total) avec un autre compte, voici ce que je vois à l’ouverture de la biblio:

Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste (5000 éléments) appliqué par l’administrateur.

This view cannot be displayed because it exceeds the list view threshold (5000 items) enforced by the administrator.

Le mode Explorateur montre « Le dossier est vide ».
Le mode Modification rapide est désactivé.
Contenu et structure: Il n’y aucun élément à représenter dans cet affichage.
Exporter vers Excel fonctionne bien.
La recherche dans tout le site permet de trouver les fichiers.

Message qui apparaît en utilisant Contenu et structure:

Note à propos du mode Explorateur: Lorsque le mode Explorateur ne fonctionne pas, il n’est pas non plus possible d’utiliser Connecter un lecteur réseau ou Ajouter un emplacement réseau. Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/17/enregistrer-telecharger-fichiers/

Chapitre 1 – Les affichages et le seuil d’affichage (colonne de type choix)

Chapitre 2 – Les colonnes indexées et le seuil d’affichage (colonne de type choix)

Chapitre 3 – Indexer une colonne de type choix et la navigation par métadonnées

Chapitre 4 – Indexer les colonnes et la navigation par métadonnées

Chapitre 5 –

Indexer une colonne de métadonnée gérée et de recherche

Seuil d’affichage avec une colonne de type personne ou groupe

Chapitre 6 – Les valeurs multiples et la navigation par métadonnées

Chapitre 7 – Les dossiers et le seuil d’affichage

Chapitre 8 – Dossiers avec une colonne indexée, la navigation par métadonnées et filtre

Chapitre 9 – Les ensembles de documents et le seuil d’affichage

Chapitre 10 – Les listes d’éléments et le seuil d’affichage

Chapitre 11 – Sauver une grande liste

Chapitre 12 – Grande liste avec organisateur de contenu et paramètres des valeurs de colonne par défaut

Chapitre 13 – Grande liste et recherche

Chapitre 14 – Seuil d’affichage et SharePoint 2016

Chapitre 15 – Filtrer et trier par les titres de colonnes

Ma présentation https://sway.com/MWSwQV9w3gQkdxN5

Deux articles incontournables en anglais:

Highlights in English https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/08/02/big-lists-threshold/

Summary of some Column Types Behaviour with the List View Threshold https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/10/22/column-types-list-view-threshold/

Note 1: La colonne ID est indexée par défaut.

Note 2: Dans les paramètres d’une bibliothèque ‘Gestion des fichiers sans version archivée’ est sensible au seuil d’affichage. Le message d’erreur n’est pas systématique et je ne sais pas quelles conditions sont nécessaires pour l’obtenir.

The attempted operation is prohibited because it exceeds the list view threshold enforced by the administrator.

Aussi, ce message apparaît lorsqu’on essaie de supprimer une liste de plus de 5000 fichiers ou un site avec une site qui contient plus de 5000 fichiers.

En plus, il devrait apparaitre lorsqu’on tente d’indexer une colonne une fois que le seuil est dépassé (SharePoint local).

« Étant donné que la création d’un index nécessite l’accès à tous les éléments de la liste, il vous sera peut-être impossible de créer l’index d’une colonne si l’intégralité de la liste dépasse le seuil d’affichage de liste. Le cas échéant, effectuez l’opération durant la fenêtre de délai quotidien ou contactez votre administrateur. » – Microsoft

SharePoint Online (mai 2016): Il semble que l’indexation d’une colonne au-delà du seuil d’affichage fonctionne. Même chose pour la suppression d’une biblio avec plus de 5000 fichiers. https://support.office.com/en-us/article/Add-an-index-to-a-SharePoint-column-f3f00554-b7dc-44d1-a2ed-d477eac463b0 ‘If you’ve been blocked by exceeding the List View Threshold, you can normally still add indexes to columns when you have fewer than 20,000 items in your list or library.’ (Août 2017)

Note 3: Il semble qu’il faut penser à vider la corbeille aussi pour ne pas dépasser le seuil d’affichage.

Curiosité: L’affichage ‘Tous les documents’ semble fonctionner même si rien n’est indexé. Voir ma vidéo sur YouTube.

Auditeurs et administrateurs: https://blogs.msdn.microsoft.com/dinaayoub/2010/04/27/programmatically-using-the-object-model-override-for-the-list-view-threshold/

http://www.c-sharpcorner.com/UploadFile/sagarp/programmatically-using-the-object-model-override-for-the-lis/

Le seuil d’affichage c’est compliqué! Votons pour que Microsoft l’élimine ou le contourne intelligemment: https://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8463457-remove-the-list-view-threshold-5000-by-default

Réf.

http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-server-help/manage-lists-and-libraries-with-many-items-HA102771361.aspx

https://support.office.com/fr-ca/article/G%c3%a9rer-des-listes-et-des-biblioth%c3%a8ques-comprenant-beaucoup-d%c3%a9l%c3%a9ments-1f4985e4-6d67-4e0c-a473-ea17e7058585?ui=fr-FR&rs=fr-CA&ad=CA (en Français, pas exactement le même contenu)

http://www.collabshow.com/2011/08/03/managing-large-lists-in-sharepoint-for-users-and-site-admins/

http://nickhobbs.wordpress.com/2013/06/13/sharepoint-2010-list-view-threshold-explained/

http://shareden.blogspot.sg/2012/07/experimenting-with-large-sharepoint.html

http://blogs.technet.com/b/speschka/archive/2009/10/27/working-with-large-lists-in-sharepoint-2010-list-throttling.aspx