Dossiers avec une colonne indexée, la navigation par métadonnées et filtre

Un autre chapitre de Les grandes listes et le seuil d’affichage.

Pour poursuivre: Les dossiers et le seuil d’affichage.

Dossiers, colonnes indexées et navigation par métadonnées

Pour nos expériences: Une bibliothèque contient 100 dossiers. Dans chaque dossier, il y a environ 100 fichiers donc 10 000 fichiers au total. Chaque fichier a une valeur dans une colonne de type choix unique ‘ColonneChoix’ répartie au hasard parmi les fichiers et les dossiers.

J’ai bien transformé le script Powershell de https://camerondwyer.wordpress.com/2013/12/11/sharepoint-powershell-how-to-create-sharepoint-test-documents-in-library-folders-for-load-performance-testing/ Il va falloir que je le partage.

Voici le résultat de l’affichage groupé par couleur avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ lorsque le seuil d’affichage est supérieur à 10 000 (ou lorsque l’utilisateur est admin local du serveur):

Voici en exemple, le contenu d’un dossier (dossier15):

EXPÉRIENCE no 1: Colonne de type choix à valeur unique indexée

Avec un seuil d’affichage de 5000 et la colonne ColonneChoix indexée:

Que la colonne ‘ColonneChoix’ soit indexée ou pas: L’affichage groupé par couleur avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ donne le message ‘Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage…’ que l’on soit à la racine de la biblio ou dans chaque dossier.
Lorsque la colonne ‘ColonneChoix’ est indexée: Seulement, l’affichage filtré d’une couleur dont le nombre dépasse le seuil avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ cause le message ‘Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage…’, exemple: Vert, que l’on soit à la racine de la biblio ou dans chaque dossier.
Que la colonne ‘ColonneChoix’ soit indexée ou pas: L’affichage de tous les documents avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ ne cause pas de message d’erreur: POURQUOI?

NOTE: Pour indexer une colonne, il faut remonter le seuil d’affichage.

EXPORTER VERS EXCEL: L’exportation de l’affichage ‘Tous les documents’ vers Excel permet de voir 10100 fichiers et dossiers.

EXPÉRIENCE no 2: La navigation par métadonnées (champs de hiérarchie) est activée sur la colonne ‘ColonneChoix’:

Précision: La colonne est automatiquement indexée.
L’affichage groupé par couleur avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ donne le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent…’ avec la possibilité de voir une partie des fichiers dont le ID est le plus récent. On peut voir le filtre sur le ID.

Il en est de même lorsqu’on entre dans un dossier avec l’affichage groupé par couleur avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’, on ne voit que les plus récents ID dans le dossier.

CURIOSITÉ: L’affichage de tous les documents avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ ne cause pas de message d’erreur: POURQUOI?

L’utilisation des champs de hiérarchie permet de voir la couleur des fichiers qui ne dépassent pas le seuil d’affichage tout en faisant abstraction des dossiers. Pour les couleurs qui dépassent le seuil d’affichage, le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent…’ et on voit quelques fichiers dont le ID est le plus récent. Les affichages filtrés avec ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ produisent le même comportement. Cela arrive que l’on soit dans un dossier ou à la racine de la bibliothèque.

Conclusion: Il préférable de ne pas utiliser un affichage ‘Afficher tous les éléments sans dossiers’ avec la navigation par métadonnée.

EXPÉRIENCE no 3: La navigation par métadonnées (filtres clés) est activée sur la colonne ‘ColonneChoix’:

Cette colonne n’est pas indexée automatiquement. Bogue?

Comme la colonne n’est pas indexée, on obtient ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent…’ même lorsqu’on filtre sur la couleur rouge. Cela porte à confusion, car seulement 6 fichiers sur les 55 sont montrés.

Une fois qu’on indexe la colonne, on obtient les mêmes résultats qu’avec les champs de hiérarchie.

CONCLUSION:

En résumé, lorsqu’on subdivise la liste en dossiers et qu’on indexe une colonne de choix, voici les constatations:

Il est possible d’ouvrir la liste en mode Explorateur.
La navigation par métadonnées permet de faire abstraction des dossiers. Voir ma video sur YouTube (SharePoint Online Decembre 2016)
L’affichage ‘Grouper par’ sur l’ensemble de la liste ne fonctionne pas.
L’affichage filtré d’un choix de plus de 5000 réparti entre plusieurs dossiers ne pourra pas être vu au complet ni compté.
Pour compter l’ensemble des fichiers, il faut exporter vers Excel puis y calculer.

En complément:

La navigation par métadonnées

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