Indexer une colonne de type choix et la navigation par métadonnées

La compréhension de l’indexation et de la navigation par métadonnées permet de s’outiller lorsqu’on travaille sur les grandes listes: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Aussi, La navigation par métadonnées et Les colonnes indexées et le seuil d’affichage complètent ce sujet.

Fallback Query = Requête de secours

Le message suivant s’affiche lorsqu’on utilise la navigation par métadonnées dans des listes qui dépassent le seuil d’affichage.

resultats-recents

Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. Pour afficher tous les résultats, affinez votre requête en ajoutant un filtre.

Displaying only the newest results below. To view all results, narrow your query by adding a filter.

Apparemment, dans SharePoint 2010 et 2013, le message ci-dessus peut aussi s’afficher par un automatisme mis en place même si la navigation par métadonnées n’est pas configurée. Cela s’appelle un ‘Fallback Query’.

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee559293(v=office.14).aspx
https://support.office.com/en-za/article/Set-up-metadata-navigation-for-a-list-or-library-c222a75d-8b18-44e2-9ed8-7ee4e0d23cfc

EXPÉRIENCE No1 – Colonne indexée et champ de hiérarchie

On continue avec la même bibliothèque qui contient 10000 fichiers associés à une colonne de type choix à valeur unique. Seuil d’affichage: 5000.

grouper-choix

J’ajoute ColonneChoix comme champ de hiérarchie de la navigation par métadonnées. Automatiquement, la colonne est indexée.

C’est l’affichage groupé par ColonneChoix qui est le plus instructif. Il cause ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous.’ avec le résultat suivant:

grouper-hierarchie

La somme des fichiers affichés donne 1250. Pourquoi 1250? Je me serai attendu à seuil d’affichage *0,2 = 1000 (Fallback Query).

L’affichage ‘Tous les documents’ montre certains fichiers avec le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. Pour afficher tous les résultats, affinez votre requête en ajoutant un filtre.’ 1250 fichiers sont visibles.

Ensuite, avec les champs de hiérarchie et les affichages filtrés le comportement est le même.

filtre-cle-couleurs

La sélection des champs de hiérarchie Bleu, Rouge, Jaune affiche tous les fichiers filtrés selon la couleur. On obtient le même résultat avec les affichages filtrés Bleu, Rouge, Jaune.

La sélection du champ de hiérarchie Vert affiche certains fichiers avec le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous.’ On obtient le même résultat avec l’affichage filtré Vert. 1250 fichiers sont visibles.

Voir ma vidéo sur YouTube.

INTÉRESSANT: Malgré le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent’, il est possible d’exporter vers Excel l’affichage Tous les documents. Les 10000 fichiers s’y trouvent.

EXPÉRIENCE No2 – Filtre clé

filtre-cle-choix

DANGER! L’ajout d’une colonne de type choix à un filtre clé n’engendre pas automatiquement l’indexation de la colonne.

Lorsque la navigation par métadonnées est activée et que la colonne de type choix n’est pas indexée, cela provoque un comportement curieux. La sélection du filtre clé Rouge ou l’affichage filtré Rouge montre 14 fichiers avec le message ‘Seuls les résultats les plus récents d’affichent ci-dessous’. Alors que le nombre de fichiers bleus (62) est en dessous du seuil d’affichage.

Si on indexe la colonne, le comportement est pareil à l’expérience no 1.

EXPÉRIENCE No3 – Que sont les récents?

Lorsque ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous’ est affiché (avec la navigation par métadonnées), on pourrait croire que ce sont les fichiers les plus récemment modifiés qui sont montrés. Et ben non, à ma grande surprise, ce sont les ID les plus récents. On peut s’en persuader en ajoutant la colonne ID dans l’affichage. On s’aperçoit que cette colonne est filtrée. Donc d’une certaine manière, la date de création importe plus que la date de modification. Bof.

Donc, si on veut créer des données de test, cela devient plus compliqué car il faut que la date de création augmente comme le ID et il faut ajouter des valeurs de ‘ColonneChoix’ aléatoirement.

Si on a besoin d’afficher les fichiers modifiés les plus récemment, il faut indexer la colonne ‘Modifié’ puis créer un affichage filtré sur la date. On peut alors y appliquer les filtres clés ou champs de hiérarchie.

CURIOSITÉ:

En indexant ‘Modifié’, avec l’affichage par ordre de date, le message ‘Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous.’ ne s’affiche pas. Si on lui ajoute un compteur, alors oui le message s’affichage et la liste ne montre que 1000 fichiers.

EXPÉRIENCE No4 – Pour compter

L’affichage ‘grouper par’ est utilisé dans certaines situations pour obtenir un sommaire du nombre de fichiers par groupe. Comme cet affichage n’est pas significatif dans le cas d’une grande liste avec la navigation par métadonnées, pour compter les fichiers par couleur, il y a 3 options:

  • Créer un affichage filtré par couleur avec totaux. S’il y a beaucoup de choix, cette option peut ne pas être viable.
  • Créer un affichage sur tout avec totaux puis cliquer sur les filtres clés ou champs hiérarchiques pour voir la quantité pour chaque couleur.
  • Exporter l’affichage ‘Tous les documents’ vers Excel puis ajouter les totaux.

Seule la dernière option permet de compter les fichiers dont le choix dépasse 5000 (dans notre exemple: Rouge).

CONCLUSION

Voici les principales lacunes qui ressortent lorsqu’on indexe ou utilise la navigation par métadonnées:

  • Ce n’est pas possible d’utiliser le mode Explorateur Windows.
  • Ce n’est pas possible d’utiliser l’affichage grouper par sur toute la bibliothèque. Par conséquent, pour obtenir un sommaire, il faut exporter vers Excel puis y calculer.
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