Enregistrer directement des fichiers dans une bibliothèque

Je ne veux pas montrer comment télécharger un fichier ni montrer comment glisser les fichiers dans une bibliothèque! Parce que cela signifie que l’utilisateur a enregistré le fichier ailleurs (dans Mes documents?) puis qu’il doit le télécharger ou le glisser par la suite. C’est une étape de trop: c’est ridicule d’exiger cela des utilisateurs.

Donc, il faut pouvoir enregistrer directement dans une bibliothèque de SharePoint. Il faudrait que ce soit aussi simple que d’enregistrer sous puis de sélectionner un dossier dans les lecteurs partagés. Et bien, cela n’est pas une fonction simpliste, je vais l’expliquer ci-dessous.

Autrement, la seule autre situation où l’on obtient des fichiers est lorsqu’on les reçoit par courriel. Est-ce qu’on peut alors glisser ces fichiers directement dans une bibliothèque? Encore une fois grosse déception. Voir Glisser des fichiers

Enregistrer directement dans une bibliothèque:

1) Par l’URL:

  • Copier l’URL de la bibliothèque. Déjà ça commence mal: non seulement, la notion d’URL est trop abstraite pour la plupart des utilisateurs, en plus, il faut que l’utilisateur sélectionne l’URL sans Forms/AllItems.aspx
  • Dans la fenêtre Enregistrer sous, coller l’URL devant le nom du fichier.

2) Ajouter un emplacement ou favori réseau:
http://support.microsoft.com/kb/308416/fr

Donc il faut que chaque utilisateur se prépare un raccourci vers le site ou directement vers une bibliothèque. C’est pas mal, les utilisateurs faisaient déjà cela avec les lecteurs partagés. Mais s’il y a des métadonnées (optionnelles) dans la bibliothèque, il faut ensuite:

  • Ouvrir la bibliothèque et modifier les propriétés des fichiers.

En plus, cette solution ne fonctionne pas avec tous les types d’application. Avec Photoshop, je n’ai pas pu l’utiliser. Donc l’utilisateur doit d’abord enregistrer sur son poste puis télécharger dans SharePoint. Beurk.

Mappage d’un lecteur réseau (Map a network drive) ou Connecter un lecteur réseau http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj733519.aspx

Note:
Lorsqu’on enregistre dans les lecteurs partagés, au moment de la sélection du dossier, on peut taper le ou les premiers caractères pour qu’un dossier soit sélectionné. Cette fonction n’est pas disponible avec les dossiers ou ensembles de docs d’une bibliothèque lors de l’utilisation d’un emplacement réseau. (En mode Explorateur dans SharePoint, cela fonctionne.)

3) Dossiers récents:
http://office.microsoft.com/en-us/word-help/customize-the-list-of-recently-visited-places-HA010387680.aspx

À priori, cela semble être la solution mais il faut choisir les emplacements par bibliothèque et par application Office. Je ne vois pas comment le paramétrer directement dans les applications.

4) Le bouton Nouveau document dans l’onglet Fichiers du ruban.

nouveau-doc

J’aime le comportement de SharePoint (voir le tableau ci-dessous) mais ce n’est pas imaginable de mettre toutes les applications dans ce bouton.

5) Lorsqu’une bibliothèque est synchronisée (surtout avec OneDrive), une copie locale de la bibliothèque existe dans l’Explorateur Windows. Donc on peut fonctionner comme avec les lecteurs partagés.

Note: Valider le fonctionnement du bouton Connexion à Office (Connect to Office).

Que se passe-t-il lorsqu’il y a des métadonnées dans la bibliothèque?

Action Métadonnées optionnelles Métadonnées obligatoires
Télécharger Lors du téléchargement d’un seul fichier, on peut choisir les métadonnées. Lors du téléchargement d’un seul fichier, on peut choisir les métadonnées.
Glisser Permet d’ajouter le fichier sans jamais voir les propriétés. L’utilisateur devra ouvrir la bibliothèque pour modifier les métadonnées. Le fichier est extrait. Il faut modifier les propriétés obligatoires puis archiver.
Nouveau document (4) Le panneau de propriétés s’affiche automatiquement lors de l’enregistrement. Le panneau de propriétés s’affiche automatiquement lors de l’enregistrement.
Enregistrer (1, 2, 3) Permet d’ajouter le fichier sans jamais voir les propriétés. L’utilisateur devra ouvrir la bibliothèque pour modifier les métadonnées. Message d’erreur force à ouvrir le panneau des propriétés.

Conclusion: je désespère.

En aparté: Lorsqu’on télécharge un fichier, il est impossible de le renommer en même temps. Ce qu’on peut effectuer à partir d’un enregistrement.

UserVoice de Microsoft: http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7283358-ability-to-save-a-file-directly-into-a-library-and

Mes recherches continuent:
http://mossipqueen.wordpress.com/2012/06/17/easily-saving-directly-in-sharepoint-without-mapping-a-network-drive/

http://www.learningsharepoint.com/2012/11/19/sharepoint-2013-create-shortcut-to-your-sharepoint-library-for-saving-files/

 

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