Les colonnes indexées et le seuil d’affichage

Lisez la première partie de cette série: Les grandes listes et le seuil d’affichage

Je reprends la même bibliothèque contenant 10000 fichiers avec une colonne de type choix à valeur unique. Le seuil d’affichage est de 5000.

grouper-choix

J’indexe cette colonne.

Colonnes-indexees

CURIOSITÉ: L’affichage ‘Tous les documents’ ne génère pas de message d’erreur même si tous les fichiers sont récupérés (vu avec SharePoint Online). Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 1 – Affichage filtré

J’ai deux affichages filtrés: ColonneChoix = Rouge et ColonneChoix = Vert.

Quel est le comportement de la bibliothèque avec le seuil d’affichage de 5000?

  • Comme prévu l’affichage Tous les documents cause le message « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… »
  • L’affichage Vert cause le message: « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… »
  • L’affichage Rouge fonctionne.
  • Le mode Explorateur montre « Le dossier est vide ».
  • Le mode Modification rapide ne fonctionne que pour l’affichage Rouge.
  • Contenu et structure ne fonctionne que pour l’affichage Rouge.
  • Exporter vers Excel fonctionne pour les affichages Tous les documents et Rouge. Pour l’affichage Vert cela ne fonctionne pas.

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 2 – Affichage groupé ou trié

Sur la même bibliothèque, je créé quatre affichages sans aucun filtre.

  • Groupé sur la colonne ColonneChoix (indexé)
  • Trié sur la colonne ColonneChoix (indexé)

NOTE: Ces affichages renvoient 10K fichiers. Exporter vers Excel fonctionne avec ces 2 affichages.

Les utilisateurs ne peuvent visualiser aucun de ces affichages « Impossible d’effectuer le rendu de cet affichage, car il dépasse le seuil d’affichage de liste… »

En effet, lors de la création des affichages, seul le filtre montre les colonnes indexées:

filtre-colonne-indexee

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 3 – Limiter le nombre d’éléments

Si on indexe la colonne ‘Modifié’ par exemple et qu’on trie par ordre du plus récent, même si on active de ne montrer que 30 éléments, on obtiendra le message de seuil d’affichage.

limiter-30-elements

Donc la seule façon d’afficher les plus récents est d’ajouter un filtre sur la date, par exemple:

filtrer-30jours

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 4 – Les totaux

L’affichage filtré Rouge avec un compteur sur le nom du fichier fonctionne.

EXPÉRIENCE no 5 – Indexer une colonne au-delà du seuil d’affichage

Si on essaie d’ajouter une colonne indexée après que la liste dépasse le seuil d’affichage, voici le message obtenu: L’opération sollicitée est interdite car elle dépasse le seuil d’affichage des listes appliqué par l’administrateur.

Donc il faut augmenter le seuil d’affichage temporairement afin d’indexer une colonne.

SharePoint Online: Je peux indexer une colonne au-delà du seuil l’affichage.

Voir ma vidéo sur YouTube.

EXPÉRIENCE no 6

Quelles colonnes peuvent être indexées? Nous savons que la navigation par métadonnées active automatiquement l’indexation, quel est le comportement alors?

Voir Indexer les colonnes et la navigation par métadonnées et Plus sur indexer les colonnes et la navigation par métadonnées

CONCLUSION:

L’indexation d’une colonne permet d’afficher seulement les affichages qui contiennent moins de 5000 fichiers. Il n’y a pas de miracle 😦

Réf.

http://apmblog.compuware.com/2009/01/28/sharepoint-list-performance-how-list-column-indices-really-work-under-the-hood/

http://shareden.blogspot.ca/2012/07/experimenting-with-large-sharepoint.html

http://iedaddy.com/2010/11/sharepoint-2010indexing-columns-in-a-sharepoint-list/

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