Sauver une grande liste

Un autre chapitre de Les grandes listes et le seuil d’affichage

Vous connaissez bien le comportement du seuil d’affichage mais vous avez hérité d’une grande liste. Maintenant, comment la réparer?

Disons qu’il s’agit d’une bibliothèque.

Quelles sont les options?

  • Indexer des colonnes puis créer des affichages filtrés
    Contraintes: Les colonnes ne peuvent pas être à valeurs multiples, ni de recherche, et autres Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/11/24/indexer-colonne-navigation-metadonnees/
    Vous n’avez pas besoin d’afficher la bibliothèque en mode Explorateur ou Contenu et structure
    Il faut pouvoir augmenter le seuil temporairement pour indexer
    En complément, on pourra ajouter la navigation par métadonnées. Tous les types de colonnes ne peuvent pas être utilisés pour la navigation par métadonnées.
  • Utiliser la recherche
    Être prêt à personnaliser la page de résultat de recherche
    Perdre les options des affichages comme grouper, ne commence pas par
  • Subdiviser la bibliothèque en dossiers
    Est-ce qu’il y a un regroupement stable?
    Comment déplacer des fichiers dans les nouveaux dossiers?
    Est-ce qu’il sera nécessaire d’afficher des fichiers se trouvant dans des dossiers différents selon un filtre d’une autre colonne?
  • Avez-vous besoin d’un sommaire calculé de tous les fichiers?

Donc oui si vous travaillez sur SharePoint local (on premises), vous pouvez augmenter temporairement la limite du seuil d’affichage pour effectuer des manipulations (index, dossiers) mais danger avec Office 365, on n’a pas accès au seuil d’affichage donc si la liste dépasse la limite, il faudra utiliser un outil de migration.

Répartir des fichiers dans des dossiers

Il sera préférable d’utiliser Contenu et structure car c’est la seule technique qui vous permet de travailler avec les affichages.

  • En déplaçant: on conserve toutes les versions (Aparté: Pour conserver toutes les versions en déplaçant d’une biblio à l’autre, il faut appliquer les versions sur la bibliothèque de destination.)
  • En copiant: on ne conserve que la dernière version
  • Les fichiers déplacés ou copiés conservent les dates (modifié, créé) et les utilisateurs (modifié par, créé par)
  • Les fichiers déplacés ou copiés ne conservent pas leurs ID

Technique:

  1. Créez un affichage filtré (avec un total pour vérifier le nombre de fichiers).
  2. En mode Contenu et structure, sélectionnez une plus grande limite de fichiers puis cochez tous les fichiers de l’affichage.
  3. Coupez puis collez dans le dossier.
  4. Attendez tout en croisant les doigts pour qu’aucune erreur ne survienne. Une fois terminé, vérifiez le nombre de fichiers.

Cependant, Contenu et structure ne fonctionnera pas avec des ensembles de documents.

Le principal obstacle de travailler en mode Explorateur est qu’on n’a pas accès aux affichages. En mode Explorateur:

  • Couper/Coller conserve les métadonnées (modifié, créé, modifié par, créé par), les versions et le ID (Aparté: En déplaçant d’une biblio à l’autre, les versions sont conservées mais pas les métadonnées (date et utilisateur).)
  • Copier/Coller ne conserve pas les métadonnées, les versions ni le ID

Note: Il y a une autre différence entre Contenu et structure vs Explorateur: le déplacement avec Contenu et structure rapporte les métadonnées et les types de contenu associés au fichier alors que le déplacement avec Explorateur ne rapporte pas ces caractéristiques (à moins que la bibliothèque de destination soit déjà configurée de cette façon).

Adieu aux totaux

Les utilisateurs sont attachés aux affichages avec le groupement car cela leur permet de voir tous les groupes puis de n’ouvrir que ceux qui les intéressent. Les regroupements contiennent par défaut le nombre de fichiers qui s’y trouvent et encore une fois les utilisateurs adorent.

Peu importe la solution qu’on prend pour contourner la grande liste, on n’aura plus ces affichages:

  • Avec l’indexation, on ne peut plus voir toute la liste. Si on utilise la navigation par métadonnée et l’indexation, on ne verra qu’une quantité limitée de fichiers.
  • Avec la recherche, le total indique ‘Environ X résultats’.
  • Avec les dossiers, par dossier, on peut créer un affichage groupé mais ce ne sera pas possible de créer un affichage ‘sans dossier’ sur tous les fichiers.

La seule solution sera d’exporter vers Excel et d’y calculer.

Adieu à grouper par sur tous les fichiers

Il y a deux façons de s’en approcher:

  • Ajouter un rafinement dans la page de résultat de la recherche. Cependant, les utilisateurs ne seront pas satisfaits car ils ne verront pas les fichiers en format liste et le panneau d’affinement n’est pas assez large par défaut.
  • Ajouter la navigation par métadonnées (filtre ou hiérarchie). Sauf que cela ne fonctionnera pas avec tous les types de colonnes.

Réf.

http://www.sharepointdiary.com/2014/06/move-files-between-document-libraries-with-metdata-version-history.html

Note: Ce qui n’est vraiment pas pratique avec le classement avec les dossiers est si vous avez en même temps un classement avec des métadonnées. Les utilisateurs doivent comprendre les 2 notions et cela peut causer beaucoup de confusion.

Advertisements

Laisser un commentaire

Entrer les renseignements ci-dessous ou cliquer sur une icône pour ouvrir une session :

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l’aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s