Le centre des enregistrements

Lorsqu’on créé un centre des enregistrements (Record Center), il vient automatiquement avec:

• Un organisateur de contenu
• Une bibliothèque de remise (drop off library)
• Une bibliothèque des enregistrements

Configuration d’un centre des enregistrements

Actions du site > Gérer le centre des enregistrements

L’étape 2 n’est vraiment pas complète. Voici ce que je rajoute:

• Associer les types de contenu aux bibliothèques des enregistrements. NOTE: Après la création de la règle vers une bibliothèque d’enregistrements, le type de contenu s’attache à la bibliothèque de remise automatiquement.
• Accorder les autorisations de lecture pour permettre aux visiteurs de consulter les archives.
• Définir les paramètres de déclaration des enregistrements. Si rien n’est changé alors la suppression est interdite.
• On peut noter qu’à l’étape 2, on n’est pas obligé de créer des bibliothèques des enregistrements uniquement. Cela pourrait être des bibliothèques ordinaires.

Voici une tentative de schématisation du mécanisme:

Télécharger = Cliquer sur Envoyer un enregistrement dans le schéma ci-dessus.

Comment ce sera utilisé:

1) Un utilisateur veut remettre au centre des archives, un fichier essentiel pour l’entreprise et qui doit suivre des règles strictes de conservation.

2) L’utilisateur clique sur Envoyer un enregistrement.

3) Il choisit un type de contenu dans la liste déroulante et complète les métadonnées qui sont associées au type.

4) La règle de l’organisateur de contenu transfère le fichier dans la bonne bibliothèque selon son type de contenu et les métadonnées inscrites.

5) Le fichier devient un enregistrement (par défaut, il ne peut pas être supprimé).

6) Les utilisateurs autorisés peuvent consulter le fichier. Les gestionnaires des archives pourraient réaliser des manipulations plus complexes au besoin.

7) Une fois que le délai prescrit s’écoule, la politique de rétention s’applique sur le fichier. Par exemple: le fichier est supprimé après 10 ans.

Voir aussi Comparaison entre un centre des enregistrements et un centre de documents.

Notes:

Si la bibliothèque d’enregistrements ne possède pas le type de contenu sélectionné dans la règle de l’organisateur, voici le message d’erreur obtenu: La bibliothèque sélectionnée ne possède pas ce type de contenu.

Publicité