Découvertes dans Planner

Dans Microsoft 365, les tâches sont éparpillées dans Outlook, groupe O365, SharePoint (Lists, Liste des tâches), To Do, Planner. Sans compter MS Project.

Une consolidation est en cours.

Planner et To Do dans Teams
https://techcommunity.microsoft.com/t5/planner-blog/announcing-tasks-in-microsoft-teams-public-rollout/ba-p/1502225 

https://www.techrepublic.com/article/microsoft-teams-this-is-how-to-do-and-planner-combine-in-the-new-tasks-app/

Tâches de Planner dans Outlook (à valider).

https://support.microsoft.com/en-us/office/see-your-planner-calendar-in-outlook-5dcccce5-2750-49b5-991b-1837379d96c7

Toutes les façons d’ajouter un plan

A. Par Teams

Ajouter un onglet Planificateur dans un des canaux.

  • Il s’agit de la seule manière d’attacher un plan à un canal de Teams. Par la suite, on peut visualiser le plan avec un fil d’Ariane (chevron) ainsi qu’apercevoir l’option ‘Ouvrir dans Microsoft Teams’.

Parenthèse: À l’ajout d’un onglet, la case ‘Publier dans le canal sur cet onglet’ est cochée. Cela signifie qu’une conversation sera ajoutée dans l’onglet ‘Publications’ pour indiquer que cet onglet a été ajouté.

Pour basculer dans Planner à partir de l’onglet de Teams, cliquez sur la planète.

  • Un membre peut créer un plan en ajoutant un onglet, il n’est pas propriétaire du plan qu’il a créé car les droits suivent la logique du groupe O365.
  • Si on supprime l’onglet du plan sans supprimer le plan alors on ne voit plus le chevron pour marquer à quel canal ce plan appartient. Est-il possible d’associer à nouveau un plan à un canal?

B. Par Planner

  • Pour créer un nouveau (non basé sur un plan existant), il faut posséder les droits de création de groupes Office 365.

  • Lorsqu’on ne possède pas les droits de création de groupe Office 365, alors on obtient la boîte de dialogue suivante qui permet d’ajouter un plan à un groupe O365 dont on est membre.

À retenir:

  • Un plan doit être associé à un groupe Office 365.

https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-plan-in-microsoft-planner-93e65b03-6fac-4661-a502-e3161475ab93

https://support.microsoft.com/en-us/office/use-planner-in-microsoft-teams-62798a9f-e8f7-4722-a700-27dd28a06ee0

Propriétaires d’un plan

À la création d’un plan par Teams, tous les membres et propriétaires participent au plan.

  • Il est possible pour un propriétaire d’ajouter un membre par l’interface de Planner. En ajoutant un membre, il est automatiquement ajouté au groupe O365 (= Teams).
  • Si un propriétaire supprime un membre, cet utilisateur est aussi retiré du groupe O365 (=Teams).

https://support.microsoft.com/en-us/office/add-people-to-your-plan-2043b926-3bbb-4767-a7db-d3321f4ac765

À l’affectation d’un utilisateur non-membre à une tâche par un propriétaire, il a la possibilité de l’ajouter dans le groupe O365.

Lorsqu’un propriétaire supprime un membre, une tâche qui lui était affectée est indiquée ‘Ancien membre’.

Membres d’un plan

Un membre ne peut pas changer les membres du plan (= groupe O365) comme cela est indiqué ci-dessus.

Un membre peut quitter un plan.

Notifications

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/membres-du-programme-gérer-les-messages-électroniques-de-groupe-pour-les-plans-de-votre-planificateur-46f989a0-a34d-4db9-993b-dd596af7a5d2

Trois affichages

Tableau, Graphiques, Planning

Six regroupements et six filtres

Compartiment = Bucket –> il est possible de personnaliser les compartiments (maximum?)

https://support.microsoft.com/en-us/office/create-buckets-to-sort-your-tasks-238af119-3c2b-4cbb-a124-29da99488139

Attribuée à = Affectation

Avancement = État = Progression –> Non commencées, En cours, Terminées (il n’est pas possible d’ajouter des status)

Date d’échéance = Échéance –> En retard, Aujourd’hui, Demain, Cette semaine,…

Étiquette = Label –> il est possible de personnaliser les étiquettes (6 maximum)

https://support.microsoft.com/en-us/office/flag-your-tasks-with-labels-767e100d-3888-4b9c-9881-9317c33aa1c6?ui=en-us&rs=en-us&ad=us

Priorité –> Urgent, Important, Moyen (défaut), Minimum (il n’est pas possible d’ajouter des options de priorité ???)

Est-ce que les membres peuvent personnaliser les compartiments et les étiquettes?

  • Les membres peuvent changer (ajouter, renommer, supprimer) les compartiments.
  • Les membres ne peuvent pas changer les étiquettes. (???)

Options d’un plan (menu …)

  • Le menu d’un membre est presque pareil sauf que ‘Ajouter un plan au calendrier Outlook’ est remplacé par ‘Quitter le plan’.

Limitations

  • Pas de documentation officielle sur les limitations: nombres de tâches par personne, maximum de compartiments
  • Pas d’historique ou pas d’audit sur les modifications des tâches
  • Pas de Gantt
  • Impossible de récupérer un plan ou un compartiment ou une tâche!? Il n’y a pas de corbeille.https://planner.uservoice.com/forums/330525-microsoft-planner-feedback-forum/suggestions/38030020-recover-the-deleted-plans
  • Il n’est pas possible de sélectionner plusieurs tâches pour les supprimer en même temps.
  • Il manque les tâches récurrentes.
  • Il n’y a pas de fonction de recherche, il faut utiliser le filtre pour compenser.

https://planner.uservoice.com/forums/330525-microsoft-planner-feedback-forum

À poursuivre:

  • copier, déplacer un plan ou une tâche…
  • centre du planificateur, mes tâches, favoris
  • appli ‘Planificateur’ dans Teams
  • impression

Voir aussi

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2019/04/16/planner-constatations/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2020/06/16/precision-acces-groupe-stream-forms-planner/

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