Search for Checked out Files

With SharePoint 2013, the search is becoming more powerful. It took me some time but finally I was able to figure out how to find all the checked out files.

Find the managed property:

I was able to use this managed property created by default CheckoutUserOWSUSER

checkoutpropriete

The first obstacle: The query in the Search Results WebPart

We want to find all files where the field ‘Check Out To’ is not empty but the ‘is not null’ option doesn’t exist.

The solution: We are looking for the Check Out To field that starts with a letter or number which means that it is not empty.

{searchboxquery} IsDocument:1 AND(CheckoutUserOWSUSER:a* OR CheckoutUserOWSUSER:b* OR CheckoutUserOWSUSER:c* OR CheckoutUserOWSUSER:d* OR CheckoutUserOWSUSER:e* OR CheckoutUserOWSUSER:f* OR CheckoutUserOWSUSER:g* OR CheckoutUserOWSUSER:h* OR CheckoutUserOWSUSER:i* OR CheckoutUserOWSUSER:j* OR CheckoutUserOWSUSER:k* OR CheckoutUserOWSUSER:l* OR CheckoutUserOWSUSER:m* OR CheckoutUserOWSUSER:n* OR CheckoutUserOWSUSER:o* OR CheckoutUserOWSUSER:p* OR CheckoutUserOWSUSER:q* OR CheckoutUserOWSUSER:r* OR CheckoutUserOWSUSER:s* OR CheckoutUserOWSUSER:t* OR CheckoutUserOWSUSER:u* OR CheckoutUserOWSUSER:v* OR CheckoutUserOWSUSER:w* OR CheckoutUserOWSUSER:x* OR CheckoutUserOWSUSER:y* OR CheckoutUserOWSUSER:z* OR CheckoutUserOWSUSER:1* OR CheckoutUserOWSUSER:2* OR CheckoutUserOWSUSER:3* OR CheckoutUserOWSUSER:4* OR CheckoutUserOWSUSER:5* OR CheckoutUserOWSUSER:6* OR CheckoutUserOWSUSER:7* OR CheckoutUserOWSUSER:8* OR CheckoutUserOWSUSER:9* OR CheckoutUserOWSUSER:0*)

Another way suggested by http://unika-solutions.com/ (Thanks!)

{SearchBoxQuery} IsDocument:1 AND (CheckoutUserOWSUSER:i:0# OR CheckoutUserOWSUSER:SHAREPOINT OR CheckoutUserOWSUSER:MYDOMAIN)

The display template: To be able to view who checked out the file on the search results page.

_#= Srch.U.getDisplayNameFromAuthorField(ctx.CurrentItem.CheckoutUserOWSUSER) =#_

Sorting: I decided that sorting by the URL would be convenient. In the Sort tab of the Search WebPart, I chose SPSiteURL.

sort-checkout

Thanks!

http://www.c-sharpcorner.com/UploadFile/396c42/retrieve-checked-out-documents-from-the-whole-site-collectio/

https://www.itunity.com/article/filter-empty-values-search-693

Réf.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/01/28/proprietes-gerees-resultat-recherche/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2015/05/22/afficher-annonces-autre-collection/

 

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5 avis sur « Search for Checked out Files »

  1. Ceci devrait faire l’affaire pour sortir les documents check-out:

    {SearchBoxQuery} IsDocument:1 AND CheckoutUserOWSUSER:i:0#

    • Merci beaucoup Martin! Lorsque j’ai testé, la requête que tu as proposée m’a donné 200 résultats alors que celle de l’article 204. Les 4 fichiers extraits qui manquent sont extraits par le compte système (enregistrements sur place) qui ne contient pas :i:0#. Je vais donc garder cette requête longue et laide.

  2. Quel est le format du compte système? Ça m’intrigue. Est-il au format Domain/System (pas en format claimed) ? Normalement, je pense que le format devrait être quelque chose comme: i:0#.w|nt authority\system.

      • J’imagine que c’est une requête sur un serveur on-prem? Donc peut-être le fait d’ajouter SHAREPOINT et peut-être le nom du domaine de la compagnie peut traiter tous les cas s’il y a des comptes en format NETBIOS qui ne sont pas en format claims? {SearchBoxQuery} IsDocument:1 AND (CheckoutUserOWSUSER:i:0# OR CheckoutUserOWSUSER:SHAREPOINT OR CheckoutUserOWSUSER:MYDOMAIN)

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