Obtenir un lien

J’ai eu une révélation en écoutant la vidéo suivante de Ignite:

https://myignite.microsoft.com/videos/1348

Vers 31 min, Jeremy Mazner explique l’utilité de ‘Obtenir un lien’ (Get a link). C’est bien différent de la fonction de ‘Partager’ qui change la sécurité lorsqu’elle est utilisée: c’est-à-dire qu’un bris d’héritage s’effectue lorsqu’on partage avec un utilisateur qui n’a pas accès.

J’ai écris à propos de ‘Partager’ déjà avant et je n’étais pas persuadée de son avantage https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/04/20/partager-site-bibliotheque-fichier/

Avec ‘Obtenir un lien’, la sécurité n’est pas changée. La personne qui reçoit le lien peut ouvrir ou modifier le fichier même si elle n’a pas accès au site ni au fichier. Si cette personne transfère le lien à d’autres personnes, toutes ces personnes pourront soit voir ou modifier le fichier. Cela évite de modifier l’accès donc c’est équivalent à télécharger le fichier puis de l’attacher dans un courriel et d’envoyer à ces mêmes personnes.

Menu ‘Obtenir un lien’ avec OneDrive pour un fichier:

onedrive-obtenirlien

Avec un fichier dans un site:

obtenirlien-site

Les lien sont sous les formats:

  • Lien restreint: URL du fichier
  • Lien de consultation ou lien de modification: _layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=000&docid=000&rev=1&expiration=000

Cette façon de faire est ultra pratique. Est-ce qu’elle pourrait être dangereuse? Il faut que les utilisateurs comprennent ce qu’ils font. Ils ne faudrait pas que dans un échange de courriels, par exemple, où le lien vers le fichier est très bas dans le fil, qu’un utilisateur transmette le courriel à des personnes qui ne devraient pas voir ce fichier. Ce risque n’existe pas avec un fichier attaché car lorsqu’on répond, le courriel n’est plus attaché. Donc, l’utilisateur qui envoie le lien devrait spécifier ‘Si vous envoyez ce lien à d’autres personnes, elles auront accès au fichier aussi’. Les liens réguliers existent toujours aussi si on veut respecter la sécurité.

Voici sur quoi il faut réfléchir: comment faire pour arrêter l’accès à un fichier parce qu’un lien est envoyé à trop de personnes. Et est-ce que l’expiration des liens est configurable? Est-ce que je pourrais voir la liste de tous les fichiers pour lesquels j’ai obtenu un lien?

Les membres peuvent partager (Members can share)

Et finalement, si cette fonction ne nous convient pas, il est possible de la bloquer par site.

Paramètres de site > Autorisations de site > Paramètres de demande d’accès

demandes-dacces-o365-aout2016

Lorsque la première boîte est décochée, alors un lien ‘guest’ ne peut pas être envoyé. Dans ce cas, la fenêtre ‘Obtenir un lien’ offre ce choix unique:

  • Lien restreint – Seules certaines personnes sont autorisées à ouvrir ce lien

Il est possible de bloquer le partage par les membres au niveau de toute une collection aussi https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2016/08/31/partage-utilisateurs-externes-office365/

 

Le découpage de la vidéo:

3 min: modern library (metadata)
9 min: Flow
11 min: OneDrive
13 min: modern library (pin a document)
14 min: modern list
17 min: PowerApps
19 min: home page (news, responsive design)
23 min: modern page
27 min: site content (stats)
29 min: groups, conversations
31 min: share, get a link
34 min: mobile app
39 min: team-centric
40 min: customization
46 min: governance
52 min: create site
58 min: navigation
59 min: capabilities apply to old sites
1h: integration sites and groups

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