Partage avec des utilisateurs externes dans Office 365

Voici ce que je n’aime pas avec le partage avec les utilisateurs externes.

Si j’invite un utilisateur par courriel avec son courriel A (exemple A@gmail.com).

L’utilisateur reçoit l’invitation mais comme son compte ‘Microsoft’ est associé à son courriel B (exemple B@hotmail.com) et qu’il utilise ce compte pour se connecter, c’est ce 2e courriel et le nom du compte Microsoft qui va se retrouver dans les autorisations de SharePoint.

Donc il n’y a pas de protection que je partage seulement avec l’utilisateur du courriel A (A@gmail.com).

Pire encore, le courriel reçu par A peut être transféré à quelqu’un d’autre et cette personne pourra se connecter.

Pas de panique. Voici comment le corriger: External users must accept sharing invitations using the same account that the invitations were sent to.

Admin Center > Admin Centers > SharePoint > Sharing

sharing-sharepoint

Admin Center > Admin Centers > SharePoint > Site Collections > (par collection de sites) > Sharing

sharing-per-collection

Note: la section ‘Allowing non-owners to invite new user’ (Autoriser les non-propriétaires à inviter de nouveaux utilisateurs) n’existe pas pour la collection OneDrive.

Admin Center > Resources > Sites > (par collection de sites)

sites-resources

En cliquant sur Edit de ‘Sharing status’:

external-sharing

Les options marquées A et B sont les mêmes que dans la fenêtre ‘Sharing’ plus haut.

Par site, il est possible de changer l’option d’autorisation les membres et non seulement les propriétaires à partager. Actions du site > Paramètres du site > Autorisations du site > Paramètres de demande d’accès

demandes-dacces-o365-aout2016

access-request

Note: À la création d’une nouvelle collection de sites, les cases ci-dessous sont toutes cochées dans le site racine et ses sous-sites.

Le site racine de la collection de site OneDrive (my) n’offre pas le même choix:

permissions-onedrive

Un peu d’information sur les membres externes se trouve a’ 2 endroits:

  • Admin Center > Users > Active Users
  • Admin Center > Resources > Sites > (par collection de sites) > External Members > Edit

Vu à Ignite 2016:

control-user-access-resources

onedrive-sharing

onedrive-sharing2

Réf.

https://support.office.com/en-us/article/Manage-external-sharing-for-your-SharePoint-Online-environment-c8a462eb-0723-4b0b-8d0a-70feafe4be85

https://support.office.com/en-us/article/Manage-sharing-with-external-users-in-Office-365-Small-Business-2951a85f-c970-4375-aa4f-6b0d7035fe35

The Definitive Guide to Office 365 External Sharing

Advertisements

Laisser un commentaire

Entrer les renseignements ci-dessous ou cliquer sur une icône pour ouvrir une session :

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l’aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s