Envoi de courriel à la demande d’accès ou partager

Quand est-ce que les courriels partent?

1) Configuration

Actions du site > Paramètres du site > Autorisations > Demande d’accès

Cochez la case et inscrire UN seul courriel. Dans SharePoint 2013 (contrairement aux versions précédentes), on ne permet qu’un seul courriel.

acces-email

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8246070-allow-multiple-email-to-receive-the-access-request

2) Demande d’accès

Lorsqu’un courriel est inscrit dans la demande d’accès, alors les utilisateurs obtiennent la fenêtre suivante à la tentative d’ouverture de l’URL du site.

desole-pas-acces

Si un utilisateur demande l’accès:

– Un 1e courriel (à partir de l’adresse courriel de l’utilisateur) sera envoyé au courriel configuré. Ce courriel est intitulé: Nom de la personne veut accéder à « nom du site ». Et il contient un lien Accepter ou refuser cette demande qui ouvre la liste des demandes.

– Un élément s’ajoute dans la liste des demandes: Actions du site > Paramètres du site > Demandes d’accès et invitations.

– Lorsque le propriétaire approuve la demande, un 2e courriel est envoyé au demandeur. Le courriel est intitulé: L’administrateur a répondu à votre demande pour …. Il est envoyé à partir du courriel de la ferme SharePoint et il contient un lien Accéder au site.

– En cas de refus, un 2e courriel est envoyé aussi.

3) Partager

Étape 1: Un utilisateur (lecture ou collaboration ou modification), clique sur Partager et invite une autre personne. Le message que le demandeur peut écrire s’adresse à l’invité.

partager

– Un 1e courriel (à partir de l’adresse courriel du demandeur) sera envoyé au courriel configuré. Ce courriel est intitulé: Nom de la personne souhaite partager l’objet « nom du site » avec Nom de l’autre personne. Et il contient un lien Accepter ou refuser cette demande qui ouvre la liste des demandes.

Un élément s’ajoute dans la liste des demandes: Actions du site > Paramètres du site > Demandes d’accès et invitations.

Note: La personne invitée ne reçoit pas de courriel à cette étape.

Étape 2: Le propriétaire peut approuver la demande. Attention, il doit s’assurer de choisir le bon groupe d’accès sinon par défaut l’utilisateur sera ajouté au groupe Membres (Modification).

– Lorsque la demande est approuvée, l’invité reçoit un courriel (2e) du demandeur avec le message que le demandeur a inscrit. Le courriel est intitulé: Nom de la personne vous a invité à « nom du site » et il contient le lien vers le site. Le demandeur aussi reçoit une confirmation (3e) que son invitation a été approuvée. Le courriel provenant de l’adresse de la ferme est intitulé: L’administrateur a répondu à votre demande pour …

– Lorsque la demande est refusée, l’invitée ne reçoit pas de courriel. Le demandeur est informé par courriel que sa demande a été refusée (2e): L’administrateur a répondu à votre demande pour … provenant du courriel de la ferme SharePoint.

Notes:

Dans la liste des demandes d’accès, on peut reconnaître si la demande provient directement du demandeur ou s’il s’agit de l’invitation par une autre personne. Il est alors écrit « Je veux partager ».

Si on refuse une demande alors que l’utilisateur a déjà accès. Son accès n’est pas supprimé.

Pour supprimer une demande d’accès sans approuver et refuser est complexe: il faut passer par SharePoint Designer: http://sharepoint.stackexchange.com/questions/114672/ability-to-delete-access-requests

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/03/18/autorisations-nouveautes-sharepoint2013-partager/

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