Le retour des dossiers et autres considérations

Avec l’incrustation de SharePoint dans les moeurs, l’emphase a été mise sur l’utilisation des métadonnées. C’était le grand sauveur du classement. Les utilisateurs sont très attachés à la structure par dossier (répertoire) mais tranquillement les métadonnées prouvent leurs avantages et il y a de plus en plus de convertis.

Est-ce que le discours doit changer?

http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/16166.sharepoint-2013-using-folders.aspx

1) Avec l’arrivée de OneDrive et de sa synchronisation, on voit très bien que les dossiers doivent être utilisés pour organiser le classement dans la bibliothèque de OneDrive. En mode Explorateur Windows ou Apps, les métadonnées ne sont pas visibles.

Donc une des solution serait: http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7196959-integrate-sharepoint-metadata-views-with-Windows

2) Un autre indice… Pour ajouter des fichiers dans une bibliothèque, une nouvelle façon de faire est apparue: glisser les fichiers (drag & drop). Dans la version actuelle SharePoint 2013 et Office 2013, lorsqu’on glisse des fichiers, la boîte de dialogue demandant les métadonnées ne s’affiche pas. Est-ce que c’est un signe qu’il vaut mieux utiliser les dossiers?

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7192842-enable-the-edit-properties-dialog-when-uploading-d

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7081561-drag-and-drop-email-from-outlook

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/04/04/glisser-fichiers-drag-drop/

3) Et pourquoi est-ce que pour modifier les propriétés, il faut maintenant cliquer 3 fois: sur les 3 points puis encore sur les 3 points? Effectuer ce changement est caché, est-ce que c’est un message subliminal ou une faute de frappe :)?

4) Aussi, avez-vous remarqué que lorsque vous voulez télécharger plusieurs fichiers d’un coup que la bibliothèque s’ouvre en mode Explorateur Windows. Cela me fait sourciller.

5) Si on veut enregistrer les fichiers directement dans une bibliothèque en utilisant un emplacement ou favori réseau, on se retrouve en mode Explorateur Windows donc pas de métadonnées.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/17/enregistrer-telecharger-fichiers/

6) Pourquoi encore dans SharePoint 2013, on n’a pas de lien pour voir les métadonnées sur la page de résultat de recherche?

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7239738-add-show-properties-link-in-all-default-display

Jusqu’à présent quels sont les outils pour assimiler les dossiers avec les métadonnées?

Les valeurs de colonnes par défaut. C’est mignon mais cela ne fonctionne qu’à l’ajout de fichiers. Si on déplace un fichier d’un dossier à l’autre, la métadonnée par défaut ne change pas. Donc c’est assez médiocre comme solution.

http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/03/valeurs-colonne-defaut-affichage.html

Les ensembles de documents sont-ils la solution? Il est possible de faire découler les métadonnées d’un ensemble de documents vers tous les fichiers à l’intérieur. Cela vaut la peine d’y réfléchir.

Pourtant, ce qui serait le plus simple et évident est d’ajouter le nom des dossiers comme métadonnées aux fichiers s’y trouvant. Avec la recherche, le nom du dossier est-il ajouté comme métadonnée du fichier? Mon test n’est pas concluant. la recherche trouve le dossier mais ne trouve pas les fichiers à l’intérieur.

Quels sont les inconvénients si flagrants de l’utilisation des dossiers?

– Structure de classement fixe.

– On ne peut pas naviguer vers le dossier parent facilement dans l’interface navigateur de SharePoint.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/7081553-make-an-easier-way-to-navigate-up-when-you-are-in

– Il n’est pas facile de déplacer les fichiers d’un dossier à l’autre en mode navigateur.

http://sharepoint.uservoice.com/forums/282887-customer-feedback-for-sharepoint-server/suggestions/8048484-move-documents-between-folders

– Lorsqu’on déplace un fichier d’un dossier à l’autre, l’URL change.

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/11/04/dossiers-essentiels/

https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2013/03/14/pourquoi-les-dossiers-nous-manquent/

http://ktnn-sharepoint.blogspot.ca/2012/11/dossier-type-contenu-metadonnees.html

– On ne peut pas enlever la possibilité de créer des dossiers aux collaborateurs alors qu’on peut le faire pour les métadonnées

CONCLUSION

Les métadonnées n’ont pas éliminé les dossiers comme on aurait pu croire. Il faut s’attendre que ce ne sera plus nécessaire de remplir des champs de métadonnées car ces champs se compléteront tout seul.

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