Nouveautés dans les autorisations de SharePoint 2013 : Partager

Dans SharePoint 2013, on remarque une forte volonté de simplification des actions des utilisateurs. Cela se voit bien avec la notion d’autorisation qui est devenue « Partager ».

Tout d’abord, pour ceux qui sont habitués au fonctionnement de SharePoint 2007 ou 2010, pour retrouver les autorisations d’un fichier. La saisie d’écran suivante montre l’option Gérer les autorisations du menu d’un fichier et d’un dossier de SharePoint 2007.

Fichier Dossier
gerer-autorisations  sharepoint2007_autorisations_dossier

Cette option n’existe plus dans SharePoint 2013, pour la retrouver, le propriétaire doit:
1) Cocher la case devant le fichier ou le dossier.
2) Dans l’onglet Fichier du ruban, cliquer sur Partager avec.
3) Cliquer sur Avancé.

OU

1) Cliquer sur les … à côté du nom de fichier ou du dossier.
2) Cliquer à nouveau sur les … dans le menu.
3) Cliquer sur Partager avec.
4) Cliquer sur Avancé.


 

Comment procéder de la nouvelle façon?

Est-ce qu’on peut utiliser Partager pour savoir qui peut voir ou modifier l’information?

Les utilisateurs (visiteurs ou membres) peuvent être frustrés car ils ne savent pas qui a accès au site. Donc, ils n’osent pas envoyer un lien vers un fichier par exemple, car ils ne savent pas qui pourra le voir.

Lorsque les utilisateurs cliquent sur un bouton Partager et qu’il y a de nombreux utilisateurs, ils peuvent voir le message suivant:

partager-personnes

Ensuite, en cliquant sur un grand nombre de personnes, ils peuvent voir une liste de noms d’utilisateur ou de groupes AD sans distinction de niveau d’accès. Cela leur donne un indice de plus que dans les versions précédentes.

Curieusement, les propriétaires vont voir les noms des administrateurs de collection de sites alors que les utilisateurs (lecture, collaboration) ne verront que les propriétaires et les niveaux moindres.

Première conclusion:

Les visiteurs ou les membres peuvent savoir qui a accès au site (sans connaître leur niveau d’accès) et se sentir plus confortable à échanger des liens vers le site.


 

Partager un fichier

1) Si un propriétaire (contrôle total) clique sur Partager dans le menu contextuel du fichier, il obtient la fenêtre suivante:

Partager-Fichier

  • Il peut voir qui a accès au fichier. Il peut même voir le nom des administrateurs de collection de sites.
  • Il peut inscrire des noms de personnes puis déterminer s’ils doivent avoir un accès en modification ou en lecture.
  • Lorsqu’il clique sur le bouton Partager. Le changement est effectif immédiatement.

Si un membre (collaboration) ou un visiteur (lecture) effectue la même action:

  • Il peut voir qui a accès au fichier sauf les administrateurs de collection de sites.
  • Il peut inscrire des noms de personnes. Il ne peut pas choisir le niveau d’accès (modification ou lecture).
  • Lorsqu’il clique sur le bouton Partager, le propriétaire reçoit une demande qu’il doit approuver pour qu’elle soit effective.

Un propriétaire (contrôle total) peut décider quel niveau d’accès attribuer (Modification, Lecture, etc.) au moment où il approuve la demande. Il faut y porter attention car par défaut c’est Modification qui est sélectionné.

demandes-dacces

Lorsqu’on partage l’accès à un fichier, hé oui, l’héritage d’autorisation pour ce fichier est brisé donc il faut que les propriétaires comprennent ce qu’ils font.

Partager un site

Lorsqu’un propriétaire partage un site, il obtient la boîte de dialogue suivante. En cliquant sur le lien Afficher les options, Il peut déterminer dans quel groupe il veut ajouter les utilisateurs. Et son action est effective immédiatement.

partager-site

Les visiteurs ou les membres ne peuvent pas sélectionner un niveau de groupe au moment de la demande.

Lorsque les propriétaires révisent la demande, ils peuvent déterminer quel niveau accorder. Par défaut, le groupe de membres (collaboration) est proposé.

Partager une liste ou une bibliothèque

Pour une liste ou une bibliothèque, la fenêtre de partage n’est pas autant mise en évidence. Le propriétaire doit:

  1. Sélectionner l’onglet Bibliothèque/Liste du ruban.
  2. Cliquer sur le bouton Partager avec.
  3. Cliquer sur Inviter des personnes.

D’ailleurs un visiteur ou un membre ne peut pas partager.

Partager un élément de liste

Le comportement est différent du partage d’un fichier.

Un visiteur ou un membre ne peut pas partager.

Gérer les demandes d’accès

Les propriétaires des sites possèdent un nouveau lien dans les paramètres de site qui leur permet justement de consulter puis approuver ou refuser les demandes d’accès des utilisateurs.

parametres-demandes-dacces

Deuxième conclusion:

Cette nouvelle façon de fonctionner permet aux visiteurs (lecture) et aux membres (collaboration) d’effectuer une demande d’accès au nom d’autres utilisateurs sur un site ou un fichier. Les propriétaires doivent être bien formés pour comprendre les conséquences des demandes qu’ils acceptent.

Voir Envoi de courriel à la demande d’accès ou partager

Découverte:

Dans SharePoint 2010 (et SharePoint 2007 aussi je crois), à la suppression d’un site les groupes associés (Propriétaires, Membres et Visiteurs) étaient automatiquement supprimés aussi. Ce n’est plus le cas dans SharePoint 2013 même si le message d’avertissement dit toujours ‘Groupes créés avec ce site web’. Bogue?

Est-ce que j’ai envie de partager?

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