Comparaison des ensembles de documents et des dossiers

Dans une bibliothèque, l’icône des dossiers et des ensembles de documents est différente:

biblio-dossier-ensdocs

Ouvrir avec l’Explorateur: les dossiers et les ensembles de documents apparaissent avec la même icône.

explorateur-dossier-ensdocs

(L’apparence est la même pour les emplacements réseau – ou favoris réseau.)

Contenu et structure: on ne voit pas les ensembles de document dans l’arborescence.

contenu-structure-dossier-ensdocs

Arborescence et navigation par métadonnées: par défaut les dossiers s’affichent. On peut choisir d’afficher les ensembles de document en tant que type de contenu dans la navigation par métadonnées.

navigation-meta-ensdoc-doss

URL:

Autant les ensembles de documents que les dossiers peuvent être référés par un URL direct.
http://…/biblio/dossier%20test
http://…/biblio/ensemble%20docs%20test

Pourtant leur URL par défaut est différent:
Dossier:  _layouts/15/start.aspx# RootFolder FolderCTID  View
Ensemble de documents:  docsethomepage.aspx?  ID FolderCTID RootFolder  RecSrc

Recherche: quand on cherche un fichier, le résultat de la recherche affiche le fichier mais dans le cas où le fichier se trouve dans un dossier, le nom du dossier s’affiche comme résultat de la recherche aussi.

Dans les résultats de la recherche un dossier ou un ensemble de documents possèdent la même icône.

Télécharger un fichier

Lors du téléchargement d’un fichier, lorsqu’on clique sur Choisir un dossier, les ensembles de documents ne s’affiche pas.

telecharger-doc

telecharger-dossier

Pourtant, lorsqu’on ouvre l’ensemble de document et qu’on choisit d’y télécharger un fichier, voici ce qui s’inscrit dans le champ Dossier de destination.

telecharger-ensdocs

Affichages

Les affichages créés dans une bibliothèque n’affectent pas les ensembles de documents comme les dossiers. Lorsqu’on est dans un ensemble de documents, on ne peut pas changer les affichages.

Cette limitation des ensembles de documents me portent à déduire que les ensembles de documents ne sont pas faits pour contenir une grande quantité de fichiers.

https://camerondwyer.wordpress.com/tag/document-set-views/

Paramètres d’affichage par emplacement (Per-location view settings) et Paramètres des valeurs de colonne par défaut (Column default value settings)

  • Note: Pour que l’option ‘Paramètres d’affichage par emplacement soit disponible’, il faut activer la fonctionnalité de site ‘Navigation et filtrage de métadonnées’.

C’est seulement que pour les dossiers qu’il est possible de définir des affichages ou un affichage par défaut ainsi que des valeurs de colonne par défaut. Avec les ensembles de documents, cela ne fonctionne pas.

emplacement-affichage

https://support.office.com/en-sg/article/Configure-the-availability-of-views-for-a-location-in-the-site-hierarchy-7930b539-55af-4b2f-8d6e-4e0cf263193c

Autres…

Il est possible d’imbriquer des dossiers dans d’autres dossiers. Ce n’est pas possible avec les ensembles de documents.

La commande Envoyer vers est disponible pour un ensemble de documents et non pour un dossier. Il est uniquement possible d’envoyer vers un site défini dans l’administration centrale.

Note: Comportement différent de l’affichage Afficher tous les éléments sans dossiers, on voit les fichiers mais aussi les ensembles de documents. Quand on travaille avec les dossiers, ceux-ci ne sont pas visible dans l’affichage.

Lors de l’application d’une politique de rétention  par emplacement. Il est possible de briser l’héritage et appliquer une politique de rétention différente par dossier et non par ensemble de documents.

Voir Les ensembles de documents

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