Envoyer par courriel des liens vers des fichiers se trouvant dans SharePoint

Je m’interroge sur l’expérience de l’utilisateur. Pourquoi il devrait utiliser SharePoint plutôt que de continuer à se servir de son courriel (Outlook) et des lecteurs partagés?

S’il utilise SharePoint, il devra:

  • changer ses habitudes de travail
  • apprendre un nouvel outil

Est-ce qu’il a avantage à le faire? Ou c’est seulement pour le bien de l’entreprise?

Comme point de départ, je reviens sur la présentation de Vlad Catrinescu. Il illustre de manière frappante les étapes à réaliser lorsqu’on doit déposer un fichier dans SharePoint avant de l’envoyer par courriel. Si on compare avec les étapes que l’utilisateur sauverait s’il n’avait pas à déposer le fichiers dans SharePoint, il faut de solides arguments pour amener les utilisateurs vers cette méthode.

Ci-dessous, 2 diapositives de la présentation de Vlad Catrinescu:

vlad1

vlad2

Ce que Vlad propose comme solution est la boîte aux lettres de site (Site Mailbox).

Si vous ne l’avez pas, qu’est-ce qu’il vous reste?

Avantages pour l’entreprise lorsqu’on dépose le fichier dans SharePoint et qu’on envoie le lien:

  1. Il n’y a pas plusieurs copies du même fichier dans plein de boîtes de courriels.
  2. Le fichier est conservé à un endroit plus centralisé pour conserver la mémoire de l’entreprise. Il pourra être retrouvé par d’autres utilisateurs.

À mon avis, les utilisateurs peuvent voir des avantages pour eux-même. En déposant le fichier dans une bibliothèque/site qui rassemble les fichiers sur le même sujet:

  1. Ils verront bien moins souvent le message « Votre boîte est presque pleine ».
  2. Ils ne sont pas obligés de conserver le fichier dans leur courriel mais savent qu’ils peuvent se référer à la bibliothèque/site.
  3. En plus, ils trouveront la dernière version du fichier dans la bibliothèque/site contrairement à leur courriel.
  4. Si une nouvelle personne doit travailler sur ce même sujet, il ne sera pas nécessaire de lui transférer tous les courriels mais tout simplement la référer à la bibliothèque/site.

Finalement, je trouve qu’il y a assez d’avantages pour que l’utilisateur fasse un effort supplémentaire de déposer le fichier dans une bibliothèque.

Quel sont les obstacles additionnels?

  1. Est-ce que la bibliothèque/site sur le sujet existe déjà? Est-ce que les métadonnées sont déjà en place pour pouvoir bien classer le fichier?
  2. Est-ce que tous les destinataires du courriel ont les accès à cette bibliothèque/site?

Il n’y a pas d’excuses lorsque ces deux points sont couverts. Dans le cas contraire, est-ce que vous pouvez blamer l’utilisateur d’envoyer un courriel s’il est débordé et qu’il ne connaît pas SharePoint sur le bout des doigts?

Dans le cas du premier point, j’y répond dans Pourquoi les dossiers nous manquent?. Il est possible que le collaborateur (et non le propriétaire) ne puisse même pas ajouter des choix à une colonne. Il faudra qu’il demande au propriétaire de le faire. Imaginez le délai.

Hum, c’est pour couvrir le 2e de ces enjeux que la fonction de « Partager » a été ajoutée aux fichiers et aux sites. Et que l’URL du fichier se trouve dans le menu …
Voir Partager dans SharePoint 2013

J’aime: http://camerondwyer.wordpress.com/2012/01/04/five-out-of-the-box-ways-to-get-email-into-sharepoint/

Advertisements

Laisser un commentaire

Entrer les renseignements ci-dessous ou cliquer sur une icône pour ouvrir une session :

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l’aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s