Avantages et pièges de l’extraction

Avantages de l’extraction

  • Permet de voir les fichiers extraits grâce à la flèche verte.
  • Permet de contrôler quand les autres utilisateurs vont voir les changements apportés au fichier (au moment de l’archivage seulement).
  • Permet d’émuler « Lecture seule » de l’Explorateur Windows.
  • Permet de limiter le nombre de versions conservées lorsque les versions mineurs et majeurs ainsi que l’extraction sont activées.
  • Permet de choisir de travailler sur les fichiers en mode local ou sur le serveur (SharePoint 2007, 2010).
  • Permet de réserver un fichier même si on ne l’a pas ouvert en modification (SharePoint 2007).
  • À partir de SharePoint 2010 (avec Office 2010), permet de bloquer la coédition.
  • Permet de créer un enregistrement avec une extraction vers le compte système.
  • Surtout permet de réserver une page pour éviter un conflit à l’enregistrement. Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/18/conflit-enregistrer-plusieurs-utilisateurs/

Extraire/Archiver en Anglais Check out/Check in

Pourquoi les utilisateurs oublient d’archiver?

Cela arrivera plus fréquemment dans les bibliothèques où l’extraction est obligatoire. Il y a le cas le plus évident lorsque la fenêtre « Voulez-vous les archiver maintenant? » apparaît et si l’utilisateur ne sait pas de quoi il s’agit il va simplement choisir Non. archiver-maintenant Aussi, si l’utilisateur modifie le fichier et décide de ne pas enregistrer ses changements à la fermeture, il obtiendra le message « Voulez-vous annuler l’extraction pour permettre à d’autres personnes de modifier le document? ». L’utilisateur risque aussi de répondre Non lorsqu’il ne comprend pas la question. en-cours-extraction Par conséquent, il faut éduquer les utilisateurs sur les notions d’extraction et d’archivage. Ensuite, il y a un autre cas de figure: 1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait un fichier. 2) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître! Pourtant le fichier sera extrait.

Je n’arrive plus à reproduire ce cas de figure:
1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait en choisissant dossier Brouillons local.
2) Il modifie le fichier puis l’enregistre.
3) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître!

Lire la suite Gérer les fichiers extraits (Blogger).

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