Avantages et pièges de l’extraction

Avantages de l’extraction

• Permet de voir les fichiers extraits grâce à la flèche verte.
• Permet de contrôler quand les autres utilisateurs vont voir les changements apportés au fichier (au moment de l’archivage seulement).
• Permet d’émuler « Lecture seule » de l’Explorateur Windows.
• Permet de limiter le nombre de versions conservées lorsque les versions mineurs et majeurs ainsi que l’extraction sont activées.
• Permet de choisir de travailler sur les fichiers en mode local ou sur le serveur (SharePoint 2007, 2010).
• Permet de réserver un fichier même si on ne l’a pas ouvert en modification (SharePoint 2007).
• À partir de SharePoint 2010 (avec Office 2010), permet de bloquer la coédition.
• Permet de créer un enregistrement avec une extraction vers le compte système.
• Surtout permet de réserver une page pour éviter un conflit à l’enregistrement. Voir https://ktnnsharepoint.wordpress.com/2014/02/18/conflit-enregistrer-plusieurs-utilisateurs/

Extraire/Archiver en Anglais Check out/Check in

Pourquoi les utilisateurs oublient d’archiver?

Cela arrivera plus fréquemment dans les bibliothèques où l’extraction est obligatoire. Il y a le cas le plus évident lorsque la fenêtre « Voulez-vous les archiver maintenant? » apparaît et si l’utilisateur ne sait pas de quoi il s’agit il va simplement choisir Non. Aussi, si l’utilisateur modifie le fichier et décide de ne pas enregistrer ses changements à la fermeture, il obtiendra le message « Voulez-vous annuler l’extraction pour permettre à d’autres personnes de modifier le document? ». L’utilisateur risque aussi de répondre Non lorsqu’il ne comprend pas la question. Par conséquent, il faut éduquer les utilisateurs sur les notions d’extraction et d’archivage. Ensuite, il y a un autre cas de figure: 1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait un fichier. 2) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître! Pourtant le fichier sera extrait.

Je n’arrive plus à reproduire ce cas de figure:
1) Dans une bibliothèque, l’utilisateur extrait en choisissant dossier Brouillons local.
2) Il modifie le fichier puis l’enregistre.
3) Il ferme le fichier (sans effectuer aucune autre modification). La fenêtre « Souhaitez-vous les archiver? » ne va pas apparaître!

Lire la suite Gérer les fichiers extraits (Blogger).

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